Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordination und Verwaltung der Botschaftsgebäude für eine sichere Arbeitsumgebung.
- Unternehmen: Japanische Botschaft in Berlin mit einem dynamischen Team.
- Vorteile: Bruttogehalt ab 3.600 € / Monat und Möglichkeit zur unbefristeten Anstellung.
- Weitere Informationen: Flexibles Arbeiten und die Chance, Japanisch zu lernen.
- Warum dieser Job: Gestalte eine angenehme Arbeitsumgebung und arbeite an spannenden Projekten.
- Qualifikationen: Kommunikationsgeschick, PC-Kenntnisse und Problemlösungskompetenz erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3600 - 3600 € pro Monat.
Arbeitsort: Japanische Botschaft in Berlin
Arbeitszeit: Vollzeit (38,75 Stunden/Woche, 75 Minuten Mittagspause)
Vertragsdauer: 12. Oktober 2026 – 11. Oktober 2027 (Zunächst befristet, eine spätere Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis ist möglich)
Überblick: Zur Aufrechterhaltung einer sicheren und komfortablen Arbeitsumgebung in unserer Botschaft suchen wir ein engagiertes Teammitglied für unser Facility Management. Von der täglichen Gebäudeverwaltung über die Unterstützung unserer Techniker bis hin zu Backoffice-Tätigkeiten – dies ist eine Schlüsselposition, die unsere Organisation in vielfältiger Weise unterstützt.
Hauptaufgaben:
- Laufender Betrieb und Koordination im Bereich der Instandhaltung der Botschaftsgebäude sowie der Gestaltung der Büroumgebung.
- Organisation von Wartungsarbeiten (z. B. Klima- und Sanitäranlagen), Beauftragung lokaler Dienstleister und Handwerker sowie Verhandlungsführung und Terminplanung.
- Terminkoordination für die Techniker vor Ort, Materialbestellungen und Unterstützung bei der Erstellung von Berichten.
- Unterstützung bei internen Genehmigungsverfahren (Beschaffung, Spesenabrechnungen) sowie zugehörige Dateneingabe und Dokumentenerstellung.
Zusätzliche Aufgaben:
- Koordination allgemeiner Büroangelegenheiten (z. B. Layout-Anpassungen, Verwaltung von Verbrauchsmaterialien und Inventar).
- Schnelle und lösungsorientierte Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen und alltäglichen Problemen in Zusammenarbeit mit den zuständigen Abteilungen.
- Unterstützung bei Veranstaltungen der Botschaft (z. B. Arrangement und Platzierung von Mobiliar, Veranstaltungsbetreuung).
- Neben den Aufgaben, die vom direkten Vorgesetzten zugewiesen werden, kann es vorkommen, dass bei Bedarf auf Anfrage anderer Beamter vorübergehende Unterstützungsaufgaben übernommen werden.
Erforderliche Qualifikationen:
- Kommunikations- und Verhandlungsgeschick: Fähigkeit, zwischen externen Dienstleistern, Botschaftsmitarbeitern und anderen Beteiligten zu vermitteln und optimale Lösungen herbeizuführen.
- Administrative Fähigkeiten & PC-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office (Excel, Word, PowerPoint) sowie präzise Dokumentations- und Berichterstattungsfähigkeiten.
- Problemlösungskompetenz & Serviceorientierung: Nutzerorientiertes Denken und Handeln mit Blick für Details, um eine angenehme Arbeitsumgebung aufrechtzuerhalten.
- Flexibilität: Grundsätzlich gelten reguläre Arbeitszeiten. Aus betrieblichen Gründen (z. B. Aufsicht von Bauarbeiten) kann jedoch in seltenen Fällen Arbeit außerhalb der regulären Zeiten (inkl. Frühmorgens, abends, an Wochenenden oder Feiertagen) anfallen.
- Sprachkenntnisse: Deutsch (Muttersprachenniveau) und Englisch (Konversationsniveau).
- Für Nicht-EU-/deutsche Staatsbürger: Gültige, dauerhafte oder verlängerbare Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis für Deutschland.
Wünschenswerte Qualifikationen:
- Continuous Improvement: Bereitschaft und Fähigkeit, Vorschläge zur Steigerung der Effizienz und Qualität von Arbeitsprozessen einzubringen.
- Grundkenntnisse im Bereich Gebäudetechnik (z. B. Klima-, Elektro- und Sanitäranlagen).
- Berufserfahrung in einer Property-Management- (PM) oder Facility-Management-Firma (FM) oder entsprechende Grundkenntnisse (auch motivierte Quereinsteiger sind willkommen).
- Bereitschaft, die japanische Sprache zu erlernen.
Vergütung: Bruttogehalt ab 3.600 € / Monat (Das finale Gehalt richtet sich nach Qualifikation und Berufserfahrung).
Bewerbungsverfahren: Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Anschreiben etc.) im PDF-Format bis zum 18. September 2026 an die folgende E-Mail-Adresse: E-Mail: verwaltung@bo.mofa.go.jp
Fahrtkosten zu Vorstellungsgesprächen können leider nicht erstattet werden.
Koordinator / Sachbearbeiter (m/w/d) im Facility Management Arbeitgeber: Botschaft von Japan
Die Japanische Botschaft in Berlin bietet eine herausragende Arbeitsumgebung, die von einem respektvollen und unterstützenden Team geprägt ist. Als Koordinator im Facility Management haben Sie die Möglichkeit, aktiv zur Schaffung einer angenehmen und sicheren Arbeitsatmosphäre beizutragen, während Sie gleichzeitig von flexiblen Arbeitszeiten und der Chance auf berufliche Weiterentwicklung profitieren. Zudem erwartet Sie ein attraktives Gehalt und die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten in einem internationalen Umfeld weiter auszubauen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Koordinator / Sachbearbeiter (m/w/d) im Facility Management erhalten könntest
✨Know Your Community
In der Welt der Gebäudeversorgungstechnik gibt es viele lokale Fachmessen und Branchenevents, die dir direkt Zugang zu potenziellen Arbeitgebern bieten können. Halte Ausschau nach Veranstaltungen in deiner Nähe, um Kontakte zu knüpfen und mehr über die Branche zu erfahren.
✨Schau bei Handwerkskammern vorbei
Eure lokalen Handwerkskammern sind ein Goldmine für befristete Stellen in der Gebäudetechnik. Sie haben oft spezielle Angebote und Netzwerke, die dir beim Einstieg in die Branche helfen können. Verpasse nicht die Chance, dich über ihre Angebote oder Infoveranstaltungen schlau zu machen.
✨Geh aktiv auf Unternehmen zu
Befristete Stellen in der Gebäudeversorgungstechnik werden häufig nicht ausgeschrieben. Gehe aktiv auf Unternehmen in deiner Umgebung zu und frage nach möglichen Möglichkeiten. Zeige Interesse und Engagement, das fällt auf und kann dir den entscheidenden Vorteil verschaffen.
✨Bedenke Praktika als Sprungbrett
Praktika sind der perfekte Weg, um Erfahrungen in der Gebäudeversorgungstechnik zu sammeln und dein Netzwerk auszubauen. Viele Unternehmen suchen nach motivierten Praktikanten und vielleicht bleibt ja eine befristete Anstellung nach dem Praktikum für dich übrig. Checke unsere Webseite für aktuelle Praktikumsangebote und bewirb dich direkt!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Koordinator / Sachbearbeiter (m/w/d) im Facility Management mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Qualifikationen sichtbar!:Im Bereich der Gebäudeversorgungstechnik ist es wichtig, dass du spezifische Qualifikationen und Kenntnisse hervorhebst. Zeig auf deinem Lebenslauf unbedingt alle relevanten Zertifikate, wie z.B. in der Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik (HLK), und vergiss nicht praktische Erfahrungen oder Projekte zu erwähnen. So sehen wir direkt, dass du das nötige Know-how hast!
Anpassung deines Anschreibens:Gerade bei einer befristeten Stelle sollten wir im Anschreiben betonen, warum du motiviert bist, diese Position bei Botschaft von Japan anzunehmen. Erkläre, was dich an der Gebäudeversorgungstechnik fasziniert und wie du deine Kenntnisse in einem bestimmten Projekt oder Bereich einbringen könntest. Das zeigt uns, dass du nicht nur eine Jobnummer suchst!
Referenzen sammeln:Vergiss nicht, Referenzen oder Kontakte aus vorherigen Praktika oder Jobs anzugeben. Im technischen Bereich können Empfehlungen von ehemaligen Arbeitgebern viel Gewicht haben. Wir möchten wissen, dass andere deine Fähigkeiten in der Heizungs- und Klimatechnik wertschätzen!
Technische Dokumentationen:Wenn du an Projekten oder Minor-Projekten gearbeitet hast, die technische Dokumentationen oder Berichte erforderten, zögere nicht, diese zu erwähnen. Das zeigt uns nicht nur deine Expertise, sondern auch deine Fähigkeit, technische Informationen klar und präzise zu kommunizieren. Das ist ein großer Pluspunkt in der Gebäudeversorgungstechnik!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Botschaft von Japan vorbereitet
✨Praktisches Wissen demonstrieren
In der Gebäudeversorgungstechnik geht es oft um spezifische technische Kenntnisse und praktische Fähigkeiten. Bereite dich darauf vor, deine Erfahrungen mit Systemen wie Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen zu erläutern. Wenn möglich, bring Beispiele aus früheren Projekten mit, um deine Kompetenz zu untermauern.
✨Vertrautheit mit aktuellen Normen
Du solltest die relevanten Normen und gesetzlichen Anforderungen für die Gebäudeversorgungstechnik kennen. Das können zum Beispiel die Energieeinsparverordnung (EnEV) oder die Technischen Regeln für Betriebssicherheit (TRBS) sein. Das zeigt, dass du in deinem Bereich auf dem neuesten Stand bist und weißt, wie du diese Vorschriften in der Praxis anwendest.
✨Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zeigen
Da es sich um eine befristete Position handelt, möchten die Arbeitgeber sehen, dass du schnell lernst und dich an neue Umgebungen anpassen kannst. Bereite dir einige Beispiele vor, wo du in der Vergangenheit schnell neue Fähigkeiten erlernt hast oder in einem dynamischen Umfeld gearbeitet hast.
✨Portfolio und Referenzen bereitstellen
Falls du an Projektarbeiten beteiligt warst oder spezifische Lösungen entwickelt hast, ist es eine gute Idee, ein Portfolio zu erstellen. Dies kann Skizzen, Pläne oder Dokumentationen deiner bisherigen Arbeiten umfassen. Zeig, was du drauf hast und heb hervor, wie deine Arbeit zur Effizienz oder Qualität von Projekten beigetragen hat.
