Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Die "Breakthrough-Consulting-GmbH" setzt sich proaktiv dafür ein, mehr Menschen es zu ermöglichen, sich professionell aus- und weiterbilden zu lassen. Unser speziell für die Trainer-, Coaching- und Consultingbranche zugeschnittenes Finanzierungsmodell ermöglicht es jetzt schon über 2.000 Kunden jährlich, in sich selbst zu investieren und neue Fähigkeiten zu erlernen, die sie beruflich & finanziell erfolgreicher machen. Wir glauben daran, dass elitäre Weiterbildung der Schlüssel zu nachhaltigem Wachstum & Erfolg ist. Mit unserer Unterstützung können wesentlich mehr Menschen ihr volles Potenzial entfalten und ihre Ziele geradliniger und schneller erreichen und zwar ohne dabei finanzielle Engpässe befürchten zu müssen.

• Kalender- und Terminmanagement: Verwaltung und Koordination von Terminen, Meetings und Besprechungen.
• Reiseplanung: Organisation und Buchung von Geschäftsreisen, einschließlich Flügen, Hotels und Transport.
• E-Mail- & WhatsApp-Management: Sortieren und Priorisieren eingehender E-Mails & WhatsApps, oft auch eigenständig Beantworten bestimmter Anfragen.
• Protokollführung: Erstellen von Protokollen während Meetings und Nachverfolgung der besprochenen Punkte.
• Controlling-Aufgaben: Unterstützung in der Reduzierung von Kosten und Ausgaben sowie fortlaufende Überwachung und Auswertung vertriebsrelevanter Kennzahlen.
• Ansprechpartner für interne und externe Anfragen: Koordinierung und Beantwortung allgemeiner Anfragen an die Geschäftsführung.
• Organisation von Veranstaltungen: Planung und Koordination von internen und externen Veranstaltungen, z. B. Mitarbeiter- oder Kundenevents.
• Einholen und Vergleichen von Angeboten: Einholung von Angeboten für bestimmte Unternehmensbedarfe.
• Verwaltung des Büromaterials: Bestellung und Nachverfolgung von Büromaterial und anderen Ressourcen.
• Einkauf für das Büro: Erledigung von Einkäufen und Besorgungen für den Bürobedarf und ggf. auch private Besorgungen für den Geschäftsführer.
• Erstellung von Präsentationen: Gestaltung und Erstellung von Präsentationen für interne und externe Zwecke.
• Verfassen und Bearbeiten von Dokumenten: Unterstützung beim Erstellen, Bearbeiten und Formatieren von Dokumenten und Präsentationen.
• Rechnungswesen: Unterstützung beim Erstellen und Versand von Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
• Vorbereitung der Buchhaltungsunterlagen: Vorbereitung von Belegen und Dokumenten für die monatliche Buchhaltung.
• Erstellung von Provisionsabrechnungen: Unterstützung bei der Erstellung von Provisions- und Gehaltsabrechnungen.
• Vorbereitung von Reportings: Erstellung und Zusammenstellung von Berichten und Präsentationen für Geschäftsmeetings.
• Verwaltung von Vertragsdokumenten: Organisation und Nachverfolgung von Verträgen und deren (Kündigungs-) Fristen.
• Recherchearbeiten: Durchführung von Recherchen zu bestimmten Themen und Bereitstellung von Informationsgrundlagen.
• Botengänge und Besorgungen: Erledigung von Botengängen, wie z. B. zur Post oder für Besorgungen fürs Büro.
• Unterstützung im Personalwesen: Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter und bei der Pflege von Personalakten.
• Vorbereitung von Kundengeschenken: Organisation und Versand von Geschenken oder kleinen Aufmerksamkeiten für Kunden.
• Nachbereitung von Meetings: Zusammenfassen und Versenden der Meetingnotizen und Sicherstellen der Nachverfolgung wichtiger To-dos.
• Organisationstalent: Du verfügst über eine hervorragende Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, Termine und Aufgaben im Blick zu behalten und alle Abläufe effizient zu strukturieren.
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit: Du gehst streng vertraulich mit sensiblen Kunden- und Unternehmensdaten um, bis zu 100 % loyal und verschwiegen.
• Belastbarkeit: Du bist in der Lage auch in stressigen Situationen den Überblick und die Ruhe zu bewahren, denkst und handelst stets lösungs- und zielorientiert.
• Hohe Eigenmotivation: Du verfügst über ein hohes Maß an Motivation und Leistungsbereitschaft. Du übst selbst Routineaufgaben mit höchster Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit aus.
• EDV-Kenntnisse: Du verfügst über sehr gute Rechtschreib-, MS-Office-, PC und Internet-Kenntnisse. Ferner bist Du geübt darin, im 10-Fingersystem zu schreiben.
• Proaktive Arbeitsweise: Du erkennst eigenständig Aufgaben und Probleme sowie planst und handelst vorausschauend, um die Geschäftsführung zu entlasten.
• Kommunikationsstärke: Du kommunizierst klar und professionell in Wort und Schrift sowohl mit anderen Mitarbeitern als auch mit Kunden und Geschäftspartnern.
• Problemlösungskompetenz: Du verfügst über eine ausgesprochene Fähigkeit, Lösungen für aufkommende Herausforderungen und Probleme zu finden und kannst jene eigenständig und effizient lösen.
• Mobilität: Du arbeitest lieber im Büro als im Homeoffice und bist aufgeschlossen, die Geschäftsleitung auf Business-Meetings und Veranstaltungen und Seminare (ggfs. auch am Wochenende) zu begleiten.
• Sprachkenntnisse: Du sprichst fließend Deutsch und verfügst optimalerweise über ein verhandlungssicheres Englisch.
• Überdurchschnittliche Vergütung: Nebst einem Fixum erwarten Dich nach der Einarbeitungszeit attraktive Bonusregeln, die es Dir ermöglichen, Dein Einkommen selbst zu bestimmen.
• Klare Aufstiegsmöglichkeiten: Dich erwartet eine transparente Karriereleiter, die Dir den Weg von der Assistenz der Geschäftsleitung bis zu leitenden Positionen im Bereich der Personalführung und darüber hinaus ebnet.
• Flexible Arbeitszeiten: Als Assistenz der Geschäftsleitung fallen 7 Tage die Woche immer wieder neue Aufgaben an. Nach Absprache mit der Geschäftsleitung kannst Du Dir Deine Arbeitszeit frei einteilen.
• Modernste Technik von Anfang an: Du startest von Anfang an mit eigenem Firmenlaptop und eigenem Firmenhandy.
• Flache Hierarchien & schnelle Entscheidungen: Du hast direkten Draht zur Führungsebene und profitierst dank schneller, unkomplizierter Prozesse.
• Remote-Option: Manche Aufgaben müssen vor Ort erledigt werden, andere wiederum lassen sich auch mal hervorragend von zu Hause aus erledigen, sodass Du nicht zwingend immer im Office sein musst.
• Top-Schulungen und Weiterbildungen: Du erhältst Zugang zu professionellen Führungs- & PA-Trainings von führenden Experten sowie auch Zugang zu exklusiven Weiterbildungsprogrammen und Onlinekursen.
• Exklusives Team-Feeling: Du arbeitest in einem High-Performance-Team, das genauso ehrgeizig, hungrig und zielorientiert ist wie Du.