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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage office organization and support the leadership team with various administrative tasks.
- Arbeitgeber: Join the vibrant city of Freiburg's planning department, shaping the future of urban development.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy perks like a full-time contract, fitness programs, bike leasing, and a subsidized public transport ticket.
- Warum dieser Job: Be part of a collaborative team, gain valuable experience, and contribute to meaningful projects in your community.
- Gewünschte Qualifikationen: You need a relevant vocational training or experience in secretarial work or public administration.
- Andere Informationen: A valid work permit for Germany is required for non-EU citizens.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Sekretärin (a) der Amtsleitung des Stadtplanungsamtes
Die Stadt Freiburg sucht Sie für das Stadtplanungsamt als SEKRETÄRIN (A) DER AMTSLEITUNG .
Aufgaben
- Sie sind für die allgemeine Büroorganisation der Amtsleitung verantwortlich und behalten den Überblick. Sie unterstützen ihn und bearbeiten die Aufträge der Amtsleitung.
- Das Erledigen der schriftlichen Korrespondenz fällt in Ihren Aufgabenbereich.
- Sie organisieren die Sekretariatsabläufe. Dabei kümmern Sie sich um den Post- und Maileingang des Amtes, übernehmen das Amtstelefon, führen den Kalender, bearbeiten Terminanfragen und koordinieren und bereiten die Termine der Amtsleitung vor.
- Zudem erledigen Sie eigenständig Verwaltungsarbeiten wie die Organisation von Dienstreisen oder die Koordination von Dezernatsanfragen und -aufträgen.
Profil
- Sie sind fachlich qualifiziert durch:
- eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, als Rechtsanwaltsfachangestellte (a), als Verwaltungsfachangestellte (a) bzw. eine vergleichbare Verwaltungsausbildung oder die Angestelltenprüfung I oder
- eine mindestens einjährige abgeschlossene (Schul-) Ausbildung im Sekretariatsbereich oder im Bereich Managementassistenz (z. B. Fremdsprachenkorrespondentin(a)).
Wir bieten
- Ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis in Vollzeit mit Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 TVöD.
- Sie arbeiten eigenverantwortlich in einem kollegialen, engagierten und agilen Team mit engem Zusammenhalt, umgeben von kreativen Köpfen.
- Tolle Benefits wie z.B. Hansefit, Jobrad, ein bezuschusstes Deutschland-/Jobticket oder eine betriebliche Altersvorsorge warten auf Sie.
Important note
Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.
Karrierestufe
- Berufseinstieg
Beschäftigungsverhältnis
- Vollzeit
Tätigkeitsbereich
- Verwaltung
Branchen
- Verwaltungs- und Supportdienstleistungen
#J-18808-Ljbffr
Sekretärin (a) der Amtsleitung des Stadtplanungsamtes Arbeitgeber: Bringmeister
Kontaktperson:
Bringmeister HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretärin (a) der Amtsleitung des Stadtplanungsamtes
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben und Herausforderungen im Stadtplanungsamt. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Abläufe verstehst und bereit bist, dich aktiv einzubringen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, wo du erfolgreich mehrere Aufgaben gleichzeitig koordiniert hast.
✨Tip Nummer 3
Nutze dein Netzwerk, um Informationen über die Arbeitsweise des Stadtplanungsamtes zu sammeln. Vielleicht kennst du jemanden, der dort arbeitet oder gearbeitet hat und dir wertvolle Einblicke geben kann.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Kommunikationsstärke unter Beweis zu stellen. Übe, wie du freundlich und professionell am Telefon und in persönlichen Gesprächen auftrittst, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretärin (a) der Amtsleitung des Stadtplanungsamtes
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Unterlagen bereit haben, einschließlich Ihres Lebenslaufs, Zeugnissen und gegebenenfalls Empfehlungsschreiben. Achten Sie darauf, dass Ihr Lebenslauf klar strukturiert und auf die Anforderungen der Stelle zugeschnitten ist.
Motivationsschreiben verfassen: Verfassen Sie ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem Sie Ihre Qualifikationen und Erfahrungen im Sekretariatsbereich hervorheben. Gehen Sie darauf ein, warum Sie sich für die Position bei der Stadt Freiburg interessieren und wie Sie zur Organisation beitragen können.
Bewerbung einreichen: Reichen Sie Ihre Bewerbung über die offizielle Website der Stadt Freiburg ein. Achten Sie darauf, dass alle Dokumente vollständig sind und die geforderten Formate eingehalten werden.
Auf Rückmeldung warten: Nach der Einreichung Ihrer Bewerbung wird diese von der Stadt Freiburg geprüft. Seien Sie geduldig und warten Sie auf eine Rückmeldung, die möglicherweise zu einem Vorstellungsgespräch führen kann.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Bringmeister vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die du als Sekretärin der Amtsleitung übernehmen wirst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Da die Position ein hohes Maß an Organisation erfordert, solltest du während des Interviews konkrete Beispiele nennen, wie du in der Vergangenheit Termine koordiniert und Büroabläufe optimiert hast. Das wird deine Eignung für die Rolle unterstreichen.
✨Kommunikationsstärke demonstrieren
Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsfähigkeiten zu zeigen. Du wirst oft mit verschiedenen Stakeholdern kommunizieren müssen, also sei bereit, Beispiele zu geben, wie du erfolgreich mit anderen zusammengearbeitet hast.
✨Vertrautheit mit Office-Programmen betonen
Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in den gängigen Office-Programmen und Online-Formaten hervorhebst. Vielleicht kannst du auch spezifische Programme nennen, die du gut beherrschst, um deine technische Kompetenz zu untermauern.
