Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte den Empfang, IT-Assets und sorge für einen reibungslosen Büroablauf.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit einem modernen Arbeitsumfeld in Fällanden.
- Vorteile: Attraktive Vergütung, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein freundliches Team.
- Weitere Informationen: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Sei das Gesicht des Unternehmens und arbeite an spannenden IT-Projekten.
- Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Empfangsbereich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Für unseren Campus in Fällanden suchen wir einen Office Manager & IT Asset Specialist (100%, m/w/d), idealerweise ab dem 1. September 2026.
Verantwortlichkeiten
- Empfang & Besucherverwaltung
- Verantwortlich für den professionellen Empfang, die Registrierung und die Weiterleitung von Besuchern, Kunden und Lieferanten.
- Durchführung von Sicherheitsbriefings für Gäste und externe Dienstleister, einschließlich der Überprüfung von Informationsoffenlegungen.
- Verwaltung von Zugangskontrollen, einschließlich Programmierung, Ausgabe und Rückgabe von Ausweisen und Mitarbeiterausweisen.
- Hauptansprechpartner für die Telefonzentrale, allgemeine Anfragen und die Koordination von Express- und Kurierdiensten.
- IT Asset & Leasing Management
- Kontrolle der IT-Leasingbedingungen und proaktive Koordination der rechtzeitigen Rückgabe von Geräten zur Vermeidung zusätzlicher Kosten.
- Durchführung von Hardware-Leasingprozessen: Operative Abwicklung der Ausgabe, Rückgabe und Logistik für Notebooks und Smartphones.
- Qualitätssicherung: Überprüfung der Werkseinstellungen bei zurückgegebenen Geräten (Löschung von Apple ID/BIOS-Schutz) und Sicherstellung der Vollständigkeit der Dokumentation.
- SAP-Administration: Durchführung von Rechnungsprüfungen, Kostenkontrolle und Beschaffungsprozessen innerhalb von SAP.
- Büroverwaltung & Infrastruktur
- Verwaltung von Poolfahrzeugen (einschließlich Schlüsselverwaltung und Führerscheinkontrollen) sowie das Bestandsmanagement von Büromaterialien.
- Bearbeitung von eingehender und ausgehender Post (außer Paketversand) und Erstellung interner Nachrichtenbeiträge.
- Vorbereitung auf Audits durch nahtlose digitale Archivierung von Schulungsunterlagen und Verwaltung von Fundsachen.
- Bearbeitung von Infrastrukturvorfällen und Weiterleitung über das CAFM-System.
Qualifikationen
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ), ein Abschluss einer Hotelfachschule oder eine gleichwertige Qualifikation.
- Erste Erfahrung in einem modernen Empfangsbereich, im Gastgewerbe oder einer vergleichbaren administrativen Funktion ist erforderlich.
- Sehr gute Deutschkenntnisse (stilistisch sicher) und gute Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich) sind für den internationalen Besucherkontakt und die Systemdokumentation zwingend erforderlich.
- Starke Kenntnisse in MS Office (insbesondere Excel) und grundlegende Erfahrung in der Nutzung von SAP (idealerweise Module MM/FI) für Beschaffung und Rechnungsprüfung.
- Grundlegendes Verständnis von mobiler Hardware (iOS/Android) und Interesse an der Arbeit mit spezialisierten Softwarelösungen (CAFM und Ausweisverwaltungssysteme).
- Hohe Kundenorientierung und professionelles Auftreten, da der Empfang ein wichtiger Vertreter des öffentlichen Images des Unternehmens ist.
- Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Leasingfristen und administrative Aufgaben während der Stoßzeiten der Besucher im Blick zu behalten.
- Durchsetzungsvermögen bei der Nachverfolgung von Geräte-Rückgaben verbunden mit einem hohen Verantwortungsbewusstsein hinsichtlich Sicherheit und Prozesskonformität.
Office Manager & IT-Asset Specialist (m/f/d) Arbeitgeber: Bruker
Unser Unternehmen in Fällanden bietet eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, die auf Teamarbeit und persönliche Entwicklung setzt. Als Office Manager & IT-Asset Specialist profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeiten, umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten und einem positiven Arbeitsklima, das Innovation und Engagement fördert. Zudem haben Sie die Möglichkeit, in einem modernen Büro mit direktem Kontakt zu internationalen Partnern zu arbeiten, was Ihre berufliche Erfahrung bereichert.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager & IT-Asset Specialist (m/f/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager & IT-Asset Specialist bewirbst, schau dir die Unternehmenswebsite genau an. Informiere dich über aktuelle Projekte und Herausforderungen, um im Gespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Tipp Nummer 2
Netzwerken ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen. Vielleicht kennst du jemanden, der bereits im Unternehmen arbeitet oder dort gearbeitet hat. Ein persönlicher Kontakt kann dir einen echten Vorteil verschaffen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Überlege dir, welche Fragen dir gestellt werden könnten und übe deine Antworten. Zeige, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und wie du mit deiner Erfahrung dazu beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 4
Zeige deine Begeisterung! Während des Gesprächs solltest du deine Motivation und dein Interesse an der Position deutlich machen. Lass die Interviewer wissen, warum du die perfekte Wahl für die Rolle als Office Manager & IT-Asset Specialist bist.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager & IT-Asset Specialist (m/f/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei einfach du selbst. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert, bei StudySmarter zu arbeiten. Authentizität kommt immer gut an!
Pass auf die Details auf:Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen, bevor du sie abschickst!
Zeig deine Erfahrungen:Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen, die relevant für die Stelle sind. Ob Empfang, IT-Management oder Büroorganisation – wir wollen wissen, was du drauf hast und wie du uns unterstützen kannst!
Bewirb dich über unsere Website:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Bruker vorbereitet
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Mach dir ein klares Bild von den Aufgaben, die du als Office Manager & IT-Asset Specialist übernehmen wirst. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen in Empfangsmanagement und IT-Leasing dir helfen können, diese Rolle erfolgreich auszufüllen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da du der erste Kontakt für Besucher und Kunden bist, ist es wichtig, dass du deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellst. Übe, wie du freundlich und professionell am Telefon und im persönlichen Gespräch auftrittst.
✨Kenntnisse in SAP und MS Office
Stelle sicher, dass du mit den grundlegenden Funktionen von SAP und MS Office, insbesondere Excel, vertraut bist. Bereite dich darauf vor, spezifische Fragen zu diesen Programmen zu beantworten oder sogar praktische Beispiele zu geben.
✨Kundenorientierung betonen
Hebe deine Fähigkeit hervor, kundenorientiert zu arbeiten. Überlege dir konkrete Beispiele, in denen du durch deine professionelle Erscheinung und dein Engagement einen positiven Eindruck hinterlassen hast.
