Customer Care Mitarbeiter:in (m/w/d)

Wir sind ein wachsender Anbieter für hochwertige Online-Weiterbildungen im Bereich Coaching, Beratung und Psychotherapie. Mit unseren Marken BSG E-Learning und HPA Heilpraktiker Akademie Deutschland begleiten wir Menschen auf ihrem beruflichen Weg – digital, flexibel und praxisnah.

Deine Rolle: Als Customer Care Mitarbeiter:in bist du zentrale Schnittstelle zwischen unseren Teilnehmenden und internen Teams. Du stellst eine strukturierte, lösungsorientierte und verbindliche Kommunikation sicher und trägst aktiv zur Kundenzufriedenheit bei. Die Rolle ist operativ im Support verankert, beinhaltet aber auch punktuell beratende Gespräche mit Interessent:innen sowie eine enge Zusammenarbeit mit angrenzenden Bereichen. Perspektivisch arbeitest du markenübergreifend und entwickelst ein ganzheitliches Verständnis für unsere Produkte, Prozesse und Zielgruppen.

Deine Aufgaben:

• Kundenbetreuung & Ticketmanagement

• Bearbeitung, Priorisierung und Koordination eingehender Anfragen
• Eigenständige Klärung von Anliegen zu Kursen, Verträgen, Zahlungen und Zugängen, Empfangen von Kund:innen
• Bearbeitung von Kündigungen, Widerrufen und individuellen Lösungen in Rücksprache mit der Teamleitung
• Pflege und Dokumentation im CRM-System (z. B. HubSpot)
• Verwaltung von Kurszugängen sowie Erstellung von Teilnahmebescheinigungen
• Sicherstellung einer professionellen, empathischen und klaren Kommunikation

• Durchführung ausgewählter Beratungsgespräche mit Interessent:innen
• Unterstützung bei der Entscheidungsfindung für passende Angebote
• Erkennen von Potenzialen für Upsell oder passende Anschlussangebote

• Analyse wiederkehrender Anfragen und Ableitung von Verbesserungen
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung von Supportprozessen und Automatisierungen
• Aufbau und Pflege von FAQs, Vorlagen und Wissensdatenbanken
• Aktive Mitgestaltung effizienter CRM-Strukturen

• Enge Abstimmung mit Marketing, Fachbereich, Buchhaltung und IT Support
• Einbringen von Kundenfeedback in Produkt- und Prozessentscheidungen
• Bereitschaft, sich in neue Themen, Produkte und Abläufe einzuarbeiten

Das bringst du mit:

• Fachlich & methodisch

• Ausgeprägte Serviceorientierung und echte Freude am Umgang mit Kund:innen
• Sicherer Umgang mit CRM-Systemen (z. B. HubSpot oder vergleichbar)
• Hohe digitale Kompetenz und schnelle Auffassungsgabe
• Interesse an KI-Tools und digitalen Automatisierungsmöglichkeiten

• Hervorragende kommunikative Fähigkeiten und sicheres Auftreten
• Fähigkeit, sowohl serviceorientiert als auch lösungs- und zielorientiert zu agieren
• Vertriebsaffinität und Gespür für Kundenbedürfnisse
• Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und sich aktiv in Prozesse einzuarbeiten
• Bereichsübergreifendes Denken und strukturierte Arbeitsweise
• Affinität zu Themen wie Coaching, Beratung und Psychotherapie ist ein klarer Vorteil

Das bieten wir dir:

• Ein spannendes und dynamisches Umfeld in einem schnell wachsenden Unternehmen
• Eine vielseitige Rolle mit Entwicklungsperspektive
• Ein modernes, digitales Arbeitsumfeld mit Gestaltungsspielraum
• Ein engagiertes Team, das gemeinsam unseren Wachstumskurs vorantreibt
• Kurze Entscheidungswege bedingt durch flache Hierarchien
• Platz für eigene Ideen und Gestaltungsfreiraum
• Strukturierte Einarbeitung inklusive Mentorenprogramm
• Flexible Arbeitszeiten sowie hybrides Arbeiten (remote und im Büro möglich)
• Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterbildung durch kostenlose Schulungen in Präsenz und online über unsere Fortbildungsakademie
• Möglichkeiten des Abschlusses einer betrieblichen Altersvorsorge und einer betrieblichen Berufsunfähigkeitsversicherung
• Zahlreiche Firmensportangebote über Hansefit
• Employee Assistance Program (EAP)
• Jobticket
• hundefreundliches Büro