Office Manager / Empfang (m/w/d) in Teilzeit am Standort Stuttgart

Office Manager / Empfang (m/w/d) in Teilzeit am Standort Stuttgart

Für unseren Standort Stuttgart (in Bietigheim) suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt Dich als
Office Manager / Empfang (m/w/d) in Teilzeit

Wir suchen eine/n Office Manager*in, der/die neben der administrativen Organisation auch die Rolle des Feel Good Managers für unsere Standorte übernimmt. Unser Office Management soll dazu beitragen, dass unsere Agentur ein Ort ist, an dem sich Mitarbeiter*innen wohlfühlen und kreativ sein können.

• Koordination eines reibungslosen Ablaufs der Büroprozesse: Ressourcenmanagement und Qualitätsmanagement
• Kommunikation mit Kunden und Vermittlung von Anrufen an die zuständigen Ansprechpartner
• Organisation des täglichen Bürobetriebes von A bis Z:
  • Ansprechpartner im Onboarding neuer Mitarbeiter für die Erstausstattung in Form von Arbeitsplatzeinrichtung
  • Betreuung des Getränke- und Snackbereichs
  • Koordination externer Dienstleister/Handwerker (IT, Elektriker, Installateure, Reinigungsteam u.a.) sowie des hauseigenen Hausmeisters/Fuhrparkbetreuers.
  • Vorbereitung von Besprechungen und Betreuung der Konferenzräume
  • Zentraler Ansprechpartner für Themen wie Sicherheit, Ordnung und Sauberkeit in der Agentur
• Begrüßung und Empfang von Besuchern: erste Anlaufstelle für Kunden, Dienstleister und Mitarbeiter vor Ort und am Telefon
• Bearbeitung ein- und ausgehender Postsendungen
• Planung und Organisation von Veranstaltungen, Meetings und Geschäftsreisen inkl. Reisebuchungen
• Allgemeine administrative Aufgaben

Qualifikationen:

• Kaufmännische Ausbildung oder ähnliche Qualifikation und bereits erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Selbständige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Eigenmotivation
• Kommunikationsstarke Persönlichkeit in Kombination mit einem sicheren und freundlichen Auftreten
• Diskretion, Zuverlässigkeit und ein hohes Verantwortungsgefühl
• Auch bei Belastung bleibst du ruhig, ausgeglichen und behältst stets den Überblick
• Kenntnisse der gängigen Office-Programme (vorwiegend Word, Excel) sind sehr gut.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Einfache Konversation auf Englisch (vorwiegend am Telefon).

Austausch: Bei uns hast Du die Möglichkeit, dich mit KollegInnen aus unterschiedlichen Disziplinen standortübergreifend zu vernetzen. Egal ob im Office, digital oder bei verschiedenen Teamevents.

Weiterbildung: Deine Weiterbildung in allen für diese Stelle relevanten Bereichen ist uns wichtig. Wir halten dich up-to-date!

Flexibilität: Durch vorwiegend Arbeitszeiten am Vormittag/Mittag sowie interner, individueller Abstimmung im Team, kannst Du deinen Beruf mit deiner Familie/Freizeit synchronisieren. Eventuell anfallende Mehrstunden kannst du in Freizeit ausgleichen.

Weitere agenturgeförderte Benefits: Job-Rad, Firmenfitness mit EGYM Wellpass, ÖPNV- Bezuschussung, BAV, vermögenswirksame Leistungen, kostenfreie Getränke, gemeinsames Frühstücken und Grillen und natürlich der obligatorische Obstkorb.

Klingt das interessant für Dich?

Yes! Dann sende bitte deine Bewerbung sowie Informationen zum frühestmöglichen Eintrittstermin und deiner Gehaltsvorstellung an Ulrike Wagner unter oder kontaktiere uns telefonisch unter Tel. 07142 / 591-0.

Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen!

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