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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Vorstand bei operativen Aufgaben und organisiere Meetings.
- Arbeitgeber: Moderne Bibliothek in Hamburg mit vielfältigem Medienangebot.
- Mitarbeitervorteile: 30 Tage Urlaub, Weiterbildungsmöglichkeiten und flexible Arbeitszeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Kultur in Hamburg und bringe deine Ideen ein.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder Studium, gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
- Andere Informationen: Dynamisches Team mit Raum für Kreativität und Verantwortung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
In Hamburg leben rund 1,9 Millionen Menschen unterschiedlichster kultureller Herkunft. Die Bücherhallen Hamburg bieten ihnen eines der größten und leistungsstärksten Bibliothekssysteme Deutschlands mit einem aktuellen Medienangebot, attraktiver Ausstattung und einem vielfältigen Veranstaltungsprogramm. 35 Standorte verteilen sich über das Stadtgebiet und sind wichtige Bausteine in der Kulturlandschaft der Hansestadt.
Wir suchen zum 1. Dezember 2025 eine Assistenz des Vorstands (m/w/d) in Teilzeit mit mind. 30 Std./W. oder Vollzeit, EG 9b TV-AVH.
Ihre Aufgaben:
- Unterstützung im operativen Tagesgeschäft, u.a. interne und externe Korrespondenz
- Schnittstelle zu internen Bereichen sowie zu Kund*innen und externen Partner*innen
- Aufgaben des Büromanagements, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Sitzungen und Geschäftsreisen
- Vorbereitung entscheidungsreifer Unterlagen sowie deren Strukturierung und Ablage
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Statistiken und Reports
- Kommunikation mit internen sowie externen Ansprechpartner*innen
- Aktive Unterstützung bei der Optimierung und Digitalisierung von Prozessen im Vorstandsbereich und Begleitung von zentralen Vorstandsprojekten
- Betreuung und Koordination bereichsübergreifender Projekte
- Eigenverantwortliche Recherche zur Vorbereitung von Terminen, Analyse von Informationen und entsprechende professionelle Aufbereitung
Ihr Profil:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaft, Verwaltung oder vergleichbar
- Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Funktion
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute diversitätssensible Kommunikationsfähigkeit
- Selbständige und strukturierte Arbeitsweise sowie Serviceorientierung
- Sehr gute Fähigkeiten zum schnellen Fokuswechsel zwischen mehreren, unterschiedlichen Aufgaben und deren Priorisierung bei wechselnden Anforderungen
- Sehr guter Umgang mit MS Office, idealerweise Erfahrung mit Dokumentenmanagement-Systemen
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eigenständige Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten
- Belastbarkeit und Flexibilität, insbesondere bei kurzfristigen Anforderungen
- Hohe Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
Wir bieten Ihnen:
- ein vielseitiges Aufgabengebiet mit Raum für Verantwortung, Ideen und Kreativität in einem modernen Bibliothekssystem in der lebenswerten Großstadt Hamburg
- sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Anspruch auf Bildungsurlaub
- eine tarifliche Jahressonderzahlung und leistungsorientierte Zulagen nach TV-AVH
- 30 Tage Urlaubsanspruch gemäß TV-AVH (bei Vollzeit-Tätigkeit) zuzüglicher arbeitsfreier Tage an Heiligabend und Silvester
- eine Betriebsrente nach dem Hamburgischen Zusatzversorgungsgesetz (HmbZVG)
- Bezuschussung vermögenswirksamer Leistungen
- Angebote zur Gesundheitsförderung
- stabile Arbeitsbedingungen dank Tarifbindung (TV-AVH) in der meistbesuchten Kultureinrichtung Hamburgs
- einen abwechslungsreichen und sinnstiftenden Arbeitsplatz mit sehr guter ÖPNV-Anbindung im Stadtzentrum
Willkommen sind bei uns alle Menschen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Alter, ethnischer und sozialer Herkunft, Behinderung, Religion sowie sexueller Orientierung und Identität. Die Bücherhallen Hamburg verfolgen ein umfassendes Kinderschutzkonzept und setzen sich nachhaltig für das Wohl von Kindern ein.
Für Fragen und weitere Informationen steht Ihnen Anne Kurzweil unter der Telefonnummer ( ) gern zur Verfügung. Fragen zum Bewerbungsverfahren richten Sie bitte an.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung unter Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins bis zum.
Assistenz des Vorstands (m/w/d) Arbeitgeber: Bücherhallen Hamburg
Kontaktperson:
Bücherhallen Hamburg HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz des Vorstands (m/w/d)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Assistenz des Vorstands interessierst, zögere nicht, direkt Kontakt aufzunehmen. Frag nach, ob es offene Fragen gibt oder wie der Bewerbungsprozess aussieht. Das zeigt dein Interesse und Engagement.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die in der Branche arbeiten oder sogar bei den Bücherhallen Hamburg. Empfehlungen können oft Türen öffnen und dir einen Vorteil im Bewerbungsprozess verschaffen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Bücherhallen Hamburg, ihre Projekte und Herausforderungen. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du aktiv zur Optimierung und Digitalisierung beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt und du alle Informationen erhältst, die du brauchst. Außerdem zeigen wir so, dass du die Initiative ergreifst!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz des Vorstands (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende deine eigene Stimme und schreibe authentisch. Das macht deine Bewerbung einzigartig und hebt dich von anderen ab.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Gliedere deinen Lebenslauf und dein Anschreiben klar, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtliches Layout hilft uns, den Überblick zu behalten.
Pass auf die Details auf!: Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss! Nimm dir die Zeit, deine Unterlagen gründlich zu überprüfen. Fehler können einen schlechten Eindruck hinterlassen, und das wollen wir nicht!
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um uns zu erreichen, ist über unsere Website. Dort findest du alle Informationen und kannst deine Bewerbung direkt einreichen. So stellen wir sicher, dass nichts verloren geht!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Bücherhallen Hamburg vorbereitest
✨Informiere dich über die Bücherhallen Hamburg
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Bücherhallen Hamburg verschaffen. Schau dir ihre Website an, informiere dich über aktuelle Projekte und Veranstaltungen. So kannst du im Gespräch zeigen, dass du wirklich interessiert bist und die Mission der Einrichtung verstehst.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir im Voraus einige konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation, Kommunikation und im Büromanagement unter Beweis stellen. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Position als Assistenz des Vorstands klar zu machen.
✨Zeige deine Flexibilität und Belastbarkeit
Da die Stelle eine hohe Flexibilität und die Fähigkeit erfordert, zwischen verschiedenen Aufgaben zu wechseln, sei bereit, darüber zu sprechen, wie du in der Vergangenheit mit stressigen Situationen umgegangen bist. Zeige, dass du auch unter Druck einen kühlen Kopf bewahren kannst.
✨Stelle Fragen zur Unternehmenskultur
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zur Unternehmenskultur und den Werten der Bücherhallen Hamburg zu stellen. Das zeigt dein Interesse an der Organisation und hilft dir, herauszufinden, ob die Werte mit deinen eigenen übereinstimmen. Gute Fragen könnten sich auf die Teamdynamik oder die Unterstützung von Weiterbildungsmaßnahmen beziehen.