Organisator*in für das Engagement-Büro der Bücherhallen Hamburg

In Hamburg leben rund 1,9 Millionen Menschen unterschiedlichster kultureller Herkunft. Die Bücherhallen Hamburg bieten ihnen eines der größten und leistungsstärksten Bibliothekssysteme Deutschlands mit einem aktuellen Medienangebot, attraktiver Ausstattung und einem vielfältigen Veranstaltungsprogramm. 35 Standorte verteilen sich über das Stadtgebiet und sind wichtige Bausteine in der Kulturlandschaft der Hansestadt. Die Integration von Ehrenamt ist für die Angebote der Bücherhallen von großer Bedeutung. Veranstaltungsformate von Ehrenamtlichen werden sowohl über die einzelnen Bücherhallen-Standorte als auch in stadtweiten Projekten organisiert. Hierzu gehören die drei stadtweiten Projekte DIALOG IN DEUTSCH, MEDIENBOTEN und SILBER & SMART, in denen sich insgesamt rund 470 Freiwillige engagieren. Hauptansprechpartner für diese Ehrenamtlichen und alle Interessierten ist das Engagement-Büro der Bücherhallen Hamburg.

Ihre Aufgaben:

• Zentrale Ansprechperson für Ehrenamtliche und hauptamtliches Kollegium, Kooperationspartner*innen und externe Stellen – persönlich, telefonisch und schriftlich
• Büroorganisation für die drei stadtweiten Ehrenamtsprojekte im Team mit zwei anderen Mitarbeitenden der Bücherhallen
• Serviceorientierte Unterstützung der Bücherhallen-Standorte in allen Fragen rund um das freiwillige Engagement
• Planung, Organisation und Koordination ehrenamtlicher Einsätze einschließlich Einarbeitung, kontinuierlicher Begleitung und Unterstützung der Ehrenamtlichen
• Operative, organisatorische und administrative Unterstützung der Bereichsleitung und der beiden Projektentwickler*innen im Tagesgeschäft
• Mitwirkung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Fortbildungsveranstaltungen, Austauschtreffen und weiteren Gremiensitzungen inklusive Protokollführung
• Pflege und Weiterentwicklung von Ehrenamtlichen- und Projektdaten sowie Erhebung, Auswertung und Aufbereitung relevanter Kennzahlen
• Weiterentwicklung von Büro-, Service- und Verwaltungsprozessen, insbesondere Digitalisierung
• Übernahme von Sonderaufgaben und projektbezogenen Tätigkeiten

Ihr Profil:

• Eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung in einem Dienstleistungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Berufserfahrung in Büro oder Verwaltung
• Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Ehrenamtlichen oder in einem gemeinnützigen Umfeld
• Organisationstalent, Verantwortungsbereitschaft und ein gutes Zeitmanagement mit einer selbstständigen und sehr strukturierten Arbeitsweise
• Kontaktfreudigkeit und Kommunikationsfähigkeit
• Freundliches und serviceorientiertes Auftreten, insbesondere beim Umgang mit der großen Zahl Ehrenamtlicher
• Ausgeprägte Teamfähigkeit und die Bereitschaft zu vertrauensvoller und partnerschaftlicher Zusammenarbeit
• Überdurchschnittliches Engagement, ein gewandtes und durchsetzungsfähiges Auftreten mit einem hohen Maß an Loyalität, Serviceorientierung und Zuverlässigkeit
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, und gängigen Verwaltungssystemen

Wir bieten Ihnen:

• Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit Raum für Verantwortung, Ideen und Kreativität in einem modernen Bibliothekssystem in der lebenswerten Großstadt Hamburg
• Sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Anspruch auf Bildungsurlaub
• Eine tarifliche Jahressonderzahlung und leistungsorientierte Zulagen nach TV-AVH
• 30 Tage Urlaubsanspruch gemäß TV-AVH (bei Vollzeit-Tätigkeit) zuzüglicher arbeitsfreier Tage an Heiligabend und Silvester
• Eine Betriebsrente nach dem Hamburgischen Zusatzversorgungsgesetz (HmbZVG)
• Bezuschussung vermögenswirksamer Leistungen
• Angebot zur Gesundheitsförderung, Zugang zu einem deutschlandweiten Fitness- und Wellnessnetzwerk zu einem stark vergünstigten Preis sowie die Möglichkeit zum JobRad-Leasing
• Stabile Arbeitsbedingungen dank Tarifbindung (TV-AVH) in der meistbesuchten Kultureinrichtung Hamburgs
• Einen abwechslungsreichen und sinnstiftenden Arbeitsplatz mit sehr guter ÖPNV-Anbindung im Stadtzentrum

Für weitere Informationen steht Ihnen Uta Keite (Bereichsleitung Engagement) unter der Telefonnummer ( ) oder per E-Mail gern zur Verfügung. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum . Willkommen sind bei uns alle Menschen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Alter, ethnischer und sozialer Herkunft, Behinderung, Religion sowie sexueller Orientierung und Identität. Die Bücherhallen Hamburg verfolgen ein umfassendes Kinderschutzkonzept und setzen sich nachhaltig für das Wohl von Kindern ein.