Project Coordinator 100%

Gestalten Sie die Zukunft der Diagnostik – werden Sie Teil unseres Führungsteams! BÜHLMANN Laboratories AG ist ein international tätiges und wachsendes Unternehmen im Bereich der Lebenswissenschaften mit Sitz in Schönenbuch, nahe Basel, Schweiz. Mit 50 Jahren Exzellenz in der In-vitro-Diagnostik (IVD) entwickeln, produzieren und vertreiben wir innovative diagnostische Lösungen, die von Krankenhäusern und Laboren weltweit vertraut werden.

Um unser Strategie- und Ausführungsteam zu stärken, suchen wir einen Projektkoordinator (m/w/d) 100%. Der PMO-Koordinator unterstützt Projektmanager und Projektteams bei der effektiven Koordination, Verfolgung und Durchführung von Projekten. Die Rolle trägt zur Transparenz der Projekte, zur Disziplin bei der Durchführung und zum effizienten Betrieb der PMO-Prozesse bei. In dieser Rolle berichten Sie direkt an den Chief Strategy Officer.

Ihre Rolle – Strategisch. Global. Wirkungsvoll.

• Unterstützung der Projektmanager bei der Planung, Terminierung und Koordination von Projektaktivitäten.
• Organisation von Projektbesprechungen, Workshops, Lenkungsausschüssen und Governance-Foren.
• Vorbereitung von Agenden, Protokollen, Aktionsprotokollen und Nachverfolgungsaktivitäten.
• Pflege der Projektdokumentation, Tracker, Dashboards und Reporting-Tools.
• Konsolidierung von Projektupdates und Unterstützung bei der Vorbereitung von Portfolioberichten.
• Unterstützung der monatlichen, vierteljährlichen und jährlichen Portfolio-Überprüfungsprozesse.
• Pflege von Ressourcenplanung, Kapazitätsplanung und Portfolio-Tracking-Informationen.
• Sicherstellung, dass Projektinformationen aktuell, genau und leicht zugänglich bleiben.
• Verfolgung und Nachverfolgung von Aktionen, Fristen und Ergebnissen.
• Koordination der Kommunikation zwischen Projektteams, Fachabteilungen und Stakeholdern.
• Unterstützung bei der Einarbeitung von Projektteammitgliedern.
• Unterstützung von PM-Schulungen und Initiativen zur Verbesserung der Projektmanagementfähigkeiten.
• Administrative Unterstützung für strategische Programme und Führungsinitiativen.

Ihr Profil – Visionär. Kollaborativ. Datengetrieben.

• Abschluss in Lebenswissenschaften, Biotechnologie, Biomedizintechnik, Pharmazie, Chemie, Ingenieurwesen, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich.
• Projektmanagement-Zertifizierung (CAPM, PRINCE2 Foundation oder gleichwertig) ist von Vorteil.
• Erfahrung in der Projektkoordination, PMO-Unterstützung, Projektadministration oder einer ähnlichen Rolle.
• Erfahrung in einer regulierten Branche wie IVD, Medizinprodukte, Biotechnologie, Pharma oder Lebenswissenschaften ist bevorzugt.
• Erfahrung in der Unterstützung funktionsübergreifender Projekte, die F&E, Betrieb, Qualität, regulatorische Angelegenheiten und kommerzielle Funktionen betreffen, ist von Vorteil.
• Erfahrung in einer internationalen und matrixorganisierten Umgebung ist bevorzugt.
• Starke Fähigkeiten im Projekt- und Programmmanagement.
• Ausgezeichnete organisatorische und Planungsfähigkeiten mit großem Augenmerk auf Details.
• Exzellente Kommunikations- und Koordinationsfähigkeiten über verschiedene Funktionen und Organisationsebenen hinweg.
• Fähigkeit, mehrere Prioritäten und Fristen gleichzeitig zu managen.
• Starke Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen, insbesondere Excel und PowerPoint.
• Erfahrung mit Projektmanagement- und Zusammenarbeitstools wie Teams, Planner, SharePoint, Smartsheet, MS Project oder ähnlichem.
• Starke Fähigkeiten in Berichterstattung, Dokumentation und Aktionsverfolgung.
• Proaktive, serviceorientierte und umsetzungsorientierte Denkweise.
• Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und gleichzeitig mehrere Stakeholder und Projekte zu unterstützen.
• Fließend in Englisch; Deutsch ist von Vorteil.

Was wir bieten

• Eine Schlüsselrolle zur Unterstützung strategischer, funktionsübergreifender Projekte mit hoher Geschäftsauswirkung in einem innovativen, wachsenden IVD-Unternehmen.
• Ein dynamisches, internationales und kollaboratives Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und einer starken Kultur des Eigentums.
• Hohe Autonomie bei der Verwaltung Ihrer täglichen Koordinationsaufgaben mit Raum für Initiative.
• Die Möglichkeit, mit verschiedenen Stakeholdern in den Bereichen Produktentwicklung, Betrieb, Qualität, regulatorische Angelegenheiten und kommerzielle Funktionen zusammenzuarbeiten.

Sind Sie bereit, eine globale Diagnostikmarke auf die nächste Stufe zu heben? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!