Assistent/-in (w/m/d) im Büro der Geschäftsführung in der Agentur für Arbeit in Oldenburg

Aufgaben und Anforderungen

Arbeitsumfeld

Die Bundesagentur für Arbeit, kurz BA – das sind rund 113.000 Mitarbeitende in ganz Deutschland, die sich für unsere Gesellschaft engagieren. Sie bieten Orientierung auf dem Arbeitsmarkt, unterstützen und sichern Existenzen. Mit ihrem Einsatz tragen sie jeden Tag dazu bei, das Leben von Menschen in herausfordernden Zeiten ein Stück besser zu machen.

Möchten auch Sie soziale Verantwortung übernehmen? Werden Sie Teil der größten Dienstleisterin für den deutschen Arbeitsmarkt und machen Sie gemeinsam mit uns Menschen Mut.

Hier finden Sie weitere Informationen zum Arbeiten bei uns: https://www.arbeitsagentur.de/bakarriere/direkteinstieg-quereinstieg/vermittlung-beratung.

Aufgaben und Tätigkeiten

• Administrative Unterstützung des/der Vorsitzenden und der Mitglieder des Verwaltungsausschusses
• Administrative Unterstützung der/des Beauftragten für das Kundenreaktionsmanagement (insbes. Datenbank KRM, Erstellung von Dokumentationen und Auswertungen)
• Terminkoordination- und Terminüberwachung für die Geschäftsführung
• Terminmanagement mit Vor- und Nachbereitung von Besprechungen der Geschäftsführung inkl. Bewirtung
• Administrative Vorbereitung von Workshops und Besprechungen in online, Präsenz und Hybridformaten
• Informationsmanagement verbunden mit der Steuerung von Anfragen, Bearbeitung des schriftlichen und elektronischen Posteingangs wie auch Überwachung der Wiedervorlagen und Pflege der Ablage
• Raummanagement (Koordination der Belegung der Besprechungsräume der Geschäftsführung)
• Betreuung von Gästen der Geschäftsführung
• Nachhaltung und Bestellung von Bürobedarf und Vorratshaltung
• Bearbeitung von anzeigepflichtigen Entlassungen nach § 17 Kündigungsschutzgesetz
• Sonstige Aufgaben nach Auftrag

Voraussetzungen

• Einschlägige Berufserfahrung erwünscht
• vergleichbares Profil
• Grundkenntnisse der Aufbau- und Ablauforganisation in der Dienststelle
• Grundkenntnisse der relevanten Rechtsgrundlagen
• Grundkenntnisse der relevanten IT-Fachanwendungen
• Grundkenntnisse der relevanten MS-Office-Anwendungen
• Anwendungssichere MS-Office-Kenntnisse insbesondere Outlook, Word und PowerPoint sowie sichere Nutzung von Skype und Teams
• Bereitschaft zur Einarbeitung in IT-Fachanwendungen
• Grundkenntnisse der Büroorganisation
• Erfahrungen in der Arbeit in einem Sekretariat
• Hohes Maß an Diskretion und Teamfähigkeit

Wir bieten

• Vergütung fair und transparent: Ihr Gehalt entspricht mindestens der Tätigkeitsebene VI, Entwicklungsstufe 1 des Tarifvertrags der Bundesagentur für Arbeit (www.arbeitsagentur.de/ba-tarifvertrag, derzeit rund 2.997 € mtl. brutto).
• Umfassend versorgt: Wir unterstützen Sie mit betrieblicher Altersvorsorge, einem Zuschuss zum Jobticket und vermögenswirksamen Leistungen.
• Zeit für Erholung: Sie haben Anspruch auf 30 Urlaubstage pro Jahr sowie zusätzlich frei am 24.12. und 31.12.
• Entwicklung ohne Grenzen: Die Karrierewege und Weiterbildungsmöglichkeiten an den über 750 Standorten der Bundesagentur für Arbeit sind umfangreich und vielfältig – lassen Sie uns Ihre Entwicklung zusammen gestalten!
• Willkommen mit Plan: Mit unserem strukturierten Onboarding-Programm heißen wir Sie willkommen und machen Sie fit für Ihren neuen Aufgabenbereich.
• Flexibilität, die zu Ihrem Leben passt: Ob mobiles Arbeiten, Gleitzeit, Teilzeit oder Job-Sharing – wir bieten je nach Bereich unterschiedliche, moderne Arbeitsmodelle – lassen Sie uns darüber sprechen!
• Familienfreundlich in jeder Lebensphase: Ihr sorgenfreies Arbeiten auch in herausfordernden Lebensabschnitten liegt uns am Herzen – wir unterstützen sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf, zum Beispiel bei Betreuungsaufgaben oder beim Wiedereinstieg.
• Arbeit, die Sinn macht: Ihr Arbeitsplatz bei uns ist sicher und sinnstiftend, denn Sie tragen dazu bei, den sozialen Frieden in Deutschland zu sichern.
• Gleichstellung leben: Nach dem Bundesgleichstellungsgesetz fördern wir aktiv und auf allen Ebenen die Gleichstellung von Frauen und Männern.
• Wertschätzung von Vielfalt: Wir leben kulturelle Offenheit und legen höchsten Wert auf Gleichbehandlung. Wir freuen uns besonders über die Bewerbung von schwerbehinderten und diesen gleichgestellten Menschen. Wir glauben fest daran, dass jeder Mensch seine Fähigkeiten einbringen kann. Mit unserer Inklusionsvereinbarung setzen wir uns aktiv für Inklusion und Diversität ein: Bei uns ist jeder 10. Beschäftigte ein Mensch mit Schwerbehinderung. Dadurch verfügen wir über umfangreiche Erfahrungen, z.B. im achtsamen Umgang miteinander durch die enge Zusammenarbeit mit unseren Schwerbehindertenvertretungen oder durch unsere technischen Berater*innen, die die individuell notwendige Arbeitsplatzausstattung prüfen und Sie bei der behinderungsspezifischen Ausstattung Ihres Arbeitsplatzes unterstützen.

Es handelt sich um eine Teilzeitstelle mit einem Anteil von drei Vierteln der regelmäßigen Arbeitszeit (derzeit 29,25 Std./Woche). Die Arbeitszeit ist flexibel nach Absprache zu vereinbaren.

Selbständiges Arbeiten und ein hohes Maß an Eigeninitiative werden erwartet.

Die Stelle ist nach § 14 Abs. 2 TzBfG (sachgrundlos) auf 12 Monate ab Einstellung befristet. Aus arbeitsrechtlichen Gründen können gemäß § 14 Abs. 2 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes nur Bewerbende berücksichtigt werden, die noch nicht bei der Bundesagentur für Arbeit beschäftigt waren.

Bewerben Sie sich jetzt online über unser Bewerbungsportal. Dort können Sie nach einer Registrierung Ihr Bewerbungsprofil erstellen. Bei Unklarheiten hilft unser Erklärvideo weiter: https://www.arbeitsagentur.de/ba-karriere/bewerbungsportal-erklaervideo.

Bitte bewerben Sie sich ausschließlich über unser Karriereportal und klicken in dieser Stellenausschreibung auf den roten Button "Bewerben".

• Erstellen Sie sich ein Bewerberprofil.
• Formulieren Sie ein Motivationsschreiben.
• Bitte laden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen gebündelt in möglichst wenig einzelnen Dateien in Ihrem Bewerberprofil hoch.

Dazu zählen:

• Lebenslauf
• Ausbildungs-/Studienabschluss
• Vollständige Arbeitszeugnisse
• Ggf. SB-Ausweis/Gleichstellungsnachweis

Es werden ausschließlich vollständige Bewerbungsunterlagen berücksichtigt.

Bei technischen Problemen rufen Sie bitte unsere gebührenfreie Hotline an: 0800-4 5555-01.

Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich ab der KW 47 statt.

Steigen Sie ein und unterstützen Sie die Bundesagentur für Arbeit bei der Erfüllung ihres gesellschaftlichen Auftrags.

Wir freuen uns auf Sie und Ihre Bewerbung!

Kontakt

Frau Sveja Mielke

E-Mail:

Karriere.Nord@arbeitsagentur.de