Bürosachbearbeiter (m/w/d) für den Bereich Geschäftszimmer in der Abteilung Immobilienmanagement Ausland im (vergleichbaren) mittleren Dienst

Das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) ist die neue, junge Bundesbehörde des Auswärtigen Amts. Wir unterstützen den Auswärtigen Dienst als Kompetenz- und Servicezentrum von Brandenburg, Berlin und Bonn aus. Für unser schnell wachsendes Team am Standort Berlin suchen wir ab sofort zur unbefristeten Einstellung:

Eine Bürosachbearbeitung (m/w/d) für den Bereich Geschäftszimmer in der Abteilung Immobilienmanagement Ausland im (vergleichbaren) mittleren Dienst.

Bei einer erfolgreichen Bewerbung werden Sie in einer neuen, international ausgerichteten Bundesoberbehörde mitarbeiten, die mit Ihren Kompetenzen von Deutschland aus die deutsche Außenpolitik unterstützt.

Ihre Aufgaben:

• Sie nehmen Telefonate entgegen und erteilen allgemeine Auskünfte.
• Sie verfassen Schreiben nach Vorgaben bzw. Vorlagen, bearbeiten Texte, Präsentationen und Tabellen und fertigen Protokolle an.
• Sie bearbeiten den (elektronischen) Postein- und Postausgang (u. a. Prüfen der Vollständigkeit, Digitalisieren und Speichern der Dokumente, Weiterleiten der Posteingänge).
• Sie übernehmen Registraturaufgaben (u. a. Pflegen des Aktenplans, Erfassen ein- und ausgehender Akten, Überwachen von Wiedervorlagen und Aufbewahrungsfristen).
• Sie organisieren Termine und Dienstreisen sowie Veranstaltungen.
• Sie überwachen Termine und Fristen, erstellen Statistiken und Übersichten.
• Sie verwalten die Rollen und Zugriffsberechtigungen für die Kolleg*innen und kümmern sich um die technische Ausstattung des Teams.
• Sie aktualisieren und pflegen die Intranetseite und Homepage der Abteilung (u. a. Einstellen von Texten, Bildern, kontinuierliches Prüfen der Homepage auf Aktualität).
• Sie organisieren das Onboarding von neuen Mitarbeitenden.

Unser Angebot:

• Gute Work-Life-Balance durch familienfreundliche und lebensphasenorientierte Arbeitszeitmodelle, flexible Arbeitszeiteinteilung (Gleitzeit, Funktionsarbeitszeit) sowie mobiles Arbeiten im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten.
• Kooperation mit Wellhub, dem Netzwerk für Fitness-, Freizeit- und Wellness-Einrichtungen.
• Vergünstigte Freizeit- und Erholungsmöglichkeiten bei Mitgliedschaft im Sozialwerk des Auswärtigen Amts e. V. (Solidargemeinschaft).
• Abwechslungsreiche, sinnhafte und anspruchsvolle Aufgaben in einem kollegialen Umfeld.
• Umfangreiches Fortbildungsangebot (Fremdsprachen, IT, dazu Gesundheitskurse) für Ihre berufliche Weiterentwicklung.
• Eine unbefristete Stelle im Herzen Berlins mit Aufbauzulage in Höhe der Ministerialzulage.
• Wir unterstützen den Kauf Ihres DeutschlandJobTickets oder eines anderen Jobtickets mit einem Zuschuss.
• Wir erstatten die Kosten für Ihren Umzug von Ihrem inländischen Wohnort nach Berlin im Rahmen des Bundesumzugskostengesetzes.
• Wir bieten Jahressonderzahlung, VBL-Betriebsrente mit Arbeitgeberanteil, vermögenswirksame Leistungen.
• Einarbeitung durch gelebte Onboarding-Prozesse, gezielte Schulungen, Fortbildungsangebote.

Mindestanforderungen:

• Entweder: abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf im Büromanagement.
• Oder: Sie haben eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungs- oder Justizfachangestellte*r.
• Oder: Abgeschlossener Angestelltenlehrgang I/Verwaltungslehrgang I.
• Deutsche Staatsangehörigkeit bzw. die eines Mitgliedslandes der EU oder EFTA.
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (Niveau C1).

Bitte beachten Sie, dass wir nur Bewerbungen berücksichtigen können, mit denen innerhalb der Bewerbungsfrist die Mindestanforderungen nachgewiesen wurden.

Wir freuen uns ergänzend über:

• Grundlegende Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift (Niveau A2).
• Einschlägige Berufserfahrung in der Verwaltung.
• Erfahrungen in der elektronischen Schriftgutverwaltung wünschenswert (E-Akte).
• Sehr gute Kenntnisse mit Microsoft Office sowie generelle EDV‐Affinität.

Das macht Sie als Person aus:

• Sie haben Gestaltungswillen und Freude daran, Impulse zu setzen und die Weiterentwicklung unserer Behörde aktiv mitzugestalten.
• Serviceorientierung ist für Sie selbstverständlich – auch unter hoher Belastung.
• Sie kommunizieren und kooperieren klar und empathisch – nach innen wie außen.
• Sie haben eine engagierte und selbständige Arbeitsweise.
• Sie haben die Fähigkeit zur klaren und präzisen verbalen und schriftlichen Kommunikation mit verschiedenen Zielgruppen.
• Sie sind eine engagierte Persönlichkeit mit hoher Kooperationskompetenz, die in der Lage ist, effektiv mit verschiedenen Teams und Abteilungen zusammenzuarbeiten.
• Ein vertraulicher Umgang mit personenbezogenen und dienstlichen Informationen ist für Sie selbstverständlich.

Bitte beachten Sie!

Die Einstellung von Bewerbenden erfolgt nach den Bestimmungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund). Für Tarifbeschäftigte beim Arbeitgeber Bund ist im Rahmen der tarifrechtlichen Vorgaben eine Abordnung mit dem Ziel der Versetzung an das BfAA möglich. Bewerben können sich auch Personen, die bereits beim Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten beschäftigt sind. Ihre Bewerbung steht Bewerbungen externer Personen gleichrangig gegenüber.

Die Besetzung des Arbeitsplatzes in Teilzeit ist grundsätzlich möglich und richtet sich nach den einschlägigen gesetzlichen und tarifvertraglichen Regelungen zur Teilzeitbeschäftigung (TzBfG, TVöD, BBG).

Das BfAA ist bestrebt, erfolgreichen Bewerbenden bei Vorliegen aller rechtlichen Voraussetzungen die Möglichkeit einer Verbeamtung anzubieten. Nähere Hinweise hierzu finden Sie auf unserer BfAA‐Karriereseite.

Wir leben Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von kultureller, sozialer oder ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Aktuell ist eine Stelle als BSB in Entgeltgruppe E5 zu besetzen. Sollte innerhalb von sechs Monaten seit dieser Ausschreibung eine weitere, gleichwertige BSB in der Abteilung I/im BfAA zu besetzen sein, so behält sich die Dienststelle die Möglichkeit der Besetzung mit geeigneten Bewerbenden aus diesem Auswahlverfahren vor (Reserveliste). Bei Bedarf wird die Dienststelle eine Neuausschreibung vornehmen.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis zum :59 Uhr MESZ ausschließlich über Interamt. Bitte füllen Sie dort die Bewerbungsmaske vollständig aus und laden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen im PDF-Format hoch.

Wie geht es nach Ihrer Bewerbung weiter? Sie erhalten nach Eingang Ihrer Bewerbung eine Bestätigung per Interamt. Nach dem vorläufigen Zeitplan werden wir per Webex durchführen: Online-Videointerviews voraussichtlich in der Woche ab der 27. KW. Wir helfen Ihnen auch gerne persönlich weiter! Ihre Fragen zum Stellenangebot beantworten Claudia Junker (fachlich) und Mario Pulvermacher (organisatorisch). Umfassende Informationen und Antworten auf häufig gestellte Fragen haben wir auf der BfAA-Karriereseite für Sie zusammengestellt. Ihre Bewerbungsunterlagen werden ausschließlich zum Zwecke dieses Auswahlverfahrens verwendet. Weitere Hinweise zum Datenschutz finden Sie hier.