Bürosachbearbeitung (m/w/d) für den Bereich Apostille und Forderungsmanagement

Das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) ist die neue Bundesbehörde des Auswärtigen Amts. Wir unterstützen den Auswärtigen Dienst als Kompetenz- und Servicezentrum von Brandenburg, Berlin und Bonn aus. Für unser schnell wachsendes Team am Standort Brandenburg an der Havel suchen wir ab sofort zur unbefristeten Einstellung: Bürosachbearbeitung (m/w/d) für den Bereich Apostille und Forderungsmanagement.

Bei einer erfolgreichen Bewerbung werden Sie in einer neuen, international ausgerichteten Bundesoberbehörde mitarbeiten, die mit Ihren Kompetenzen von Deutschland aus die deutsche Außenpolitik unterstützt. Die Abteilung D vereint unterschiedlichste Dienstleistungen an allen drei BfAA-Standorten in Brandenburg, Bonn und Berlin, die wir sowohl für das Auswärtige Amt als auch für die Kolleginnen und Kollegen des BfAA erbringen. Das Team Apostille ist dabei zuständig für die Erteilung von Endbeglaubigungen auf deutschen öffentlichen Urkunden für die Verwendung im Ausland und für die Erteilung von Apostillen für die Verwendung von Bundesurkunden in den Beitrittsländern des Haager Übereinkommens.

Ihre Aufgaben

• Erteilung der (End‑)Beglaubigung auf deutschen öffentlichen Urkunden vor ihrer Legalisation durch ausländische Staaten sowie Erteilung von Apostillen auf Bundesurkunden nach dem Haager Übereinkommen
• Eingabe der erforderlichen Angaben in elektronische Datenbanken und Ausdruck der entsprechenden Unterlagen
• Fertigung der Gebührenbescheide mit Rechtsbehelfsbelehrung
• Erstellung von Ablehnungsbescheiden mit Rechtsbehelfsbelehrung
• Recherchen und Abstimmungen mit beteiligten Behörden
• Auskunftserteilung auf telefonische und schriftliche Anfragen (z. B. Rückfragen zum Vorgang, Zuständigkeit BfAA in Beglaubigungsfragen) sowie Vor-Ort-Service bei persönlichen Vorsprachen

Unser Angebot

• Die Tätigkeit ist für eine Ausübung aus dem Homeoffice nicht geeignet.
• Gute Work-Life-Balance durch familienfreundliche und lebensphasenorientierte Arbeitszeitmodelle, flexible Arbeitszeiteinteilung (Gleitzeit, Funktionsarbeitszeit)
• Kooperation mit Wellhub, dem Netzwerk für Fitness-, Freizeit- und Wellness-Einrichtungen
• Vergünstigte Freizeit- und Erholungsmöglichkeiten bei Mitgliedschaft im Sozialwerk des Auswärtigen Amts e. V. (Solidargemeinschaft)
• Abwechslungsreiche, sinnhafte und anspruchsvolle Aufgaben in einem kollegialen Umfeld
• Umfangreiches Fortbildungsangebot (Fremdsprachen, IT, dazu Gesundheitskurse) für Ihre berufliche Weiterentwicklung
• Eine unbefristete Stelle im Herzen Brandenburgs mit Aufbauzulage in Höhe der Ministerialzulage bis zum 31.12.2026
• Den Kauf Ihres DeutschlandJobTickets oder eines anderen Jobtickets unterstützen wir mit einem Zuschuss.
• Wir erstatten die Kosten für Ihren Umzug von Ihrem inländischen Wohnort nach Brandenburg im Rahmen des Bundesumzugskostengesetzes.
• Wir bieten Jahressonderzahlung, VBL-Betriebsrente mit Arbeitgeberanteil, vermögenswirksame Leistungen.
• Einarbeitung durch gelebte Onboarding-Prozesse, gezielte Schulungen, Fortbildungsangebote

Mindestanforderungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten und mind. 1-jährige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung oder:
• Abgeschlossene Berufsausbildung mit Schwerpunkt Recht (z. B. Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte) und mind. 2-jährige nachgewiesene Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung oder:
• Abgeschlossene 3-jährige Berufsausbildung als Kaufmann/ ‑frau für Büromanagement, im Einzelhandel, im Groß- und Außenhandel, Industriekaufmann/ ‑frau, Bankkaufmann/ ‑frau, Immobilienkaufmann/ ‑frau und mindestens 2-jährige nachgewiesene Berufserfahrung in der Verwaltung
• Deutsche Staatsangehörigkeit bzw. die eines Mitgliedstaats der EU oder EFTA
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (C1)

Wir freuen uns ergänzend über:

• Sichere Beherrschung der üblichen Microsoft-Office-Anwendungen
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• (Vertiefte) Kenntnisse im Umgang mit Urkunden

Bitte beachten Sie, dass wir nur Bewerbungen berücksichtigen können, mit denen innerhalb der Bewerbungsfrist die Mindestanforderungen nachgewiesen wurden. Ausnahmen und zusätzliche Hinweise für Bewerbende in Ausbildung oder Bewerbende mit ausländischem Bildungsabschluss/Zeugnissen finden Sie auf unserer BfAA-Karriereseite.

Das macht Sie als Person aus

• Sie sind in der Lage, sich an verändernde Anforderungen anzupassen und verfügen über die Fähigkeit zur kreativen Problemlösung
• Fähigkeit zur klaren und präzisen verbalen und schriftlichen Kommunikation mit verschiedenen Zielgruppen
• Sie sind in der Lage, Entscheidungen zu treffen und diese erfolgreich zu kommunizieren
• Sie behalten auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf, agieren souverän und gelassen
• Sie erkennen die Bedürfnisse ihres Gegenübers und entwickeln serviceorientierte Lösungen

Bitte beachten Sie! Die Einstellung von Bewerbenden erfolgt nach den Bestimmungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund). Für Tarifbeschäftigte beim Arbeitgeber Bund ist im Rahmen der tarifrechtlichen Vorgaben eine Abordnung mit dem Ziel der Versetzung an das BfAA möglich. Bewerben können sich auch Personen, die bereits beim Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten beschäftigt sind. Ihre Bewerbung steht Bewerbungen externer Personen gleichrangig gegenüber.

Die Besetzung des Arbeitsplatzes in Teilzeit ist grundsätzlich möglich und richtet sich nach den einschlägigen gesetzlichen und tarifvertraglichen Regelungen zur Teilzeitbeschäftigung (TzBfG, TVöD, BBG). Das BfAA ist bestrebt, erfolgreichen Bewerbenden bei Vorliegen aller rechtlichen Voraussetzungen die Möglichkeit einer Verbeamtung anzubieten. Nähere Hinweise hierzu finden Sie auf unserer BfAA-Karriereseite.

Wir leben Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von kultureller, sozialer oder ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Aktuell sind Stellen als Bürosachbearbeitung in Entgeltgruppe E7 zu besetzen. Sollte innerhalb von sechs Monaten seit dieser Ausschreibung eine weitere, gleichwertige Bürosachbearbeitung in der Abteilung Dienstleistungen im BfAA zu besetzen sein, so behält sich die Dienststelle die Möglichkeit der Besetzung mit geeigneten Bewerbenden aus diesem Auswahlverfahren vor (Reserveliste). Bei Bedarf wird die Dienststelle eine Neuausschreibung vornehmen.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis zum 24.07.2026 23:59 Uhr MESZ ausschließlich über Interamt. Bitte füllen Sie dort die Bewerbungsmaske vollständig aus und laden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen im PDF-Format hoch.

Wie geht es nach Ihrer Bewerbung weiter?

Sie erhalten nach Eingang Ihrer Bewerbung eine Bestätigung per Interamt. Nach dem vorläufigen Zeitplan werden wir per Webex durchführen: Online-Videointerviews voraussichtlich in der Woche ab dem 07.09.2026.

Wir helfen Ihnen auch gerne persönlich weiter! Ihre Fragen zum Stellenangebot beantworten Sina Wuttke (fachlich: d-af-rl@bfaa.bund.de) und Maximilian Ablaß (organisatorisch: z-pm-8@bfaa.bund.de). Umfassende Informationen und Antworten auf häufig gestellte Fragen haben wir auf der BfAA-Karriereseite für Sie zusammengestellt. Ihre Bewerbungsunterlagen werden ausschließlich zum Zwecke dieses Auswahlverfahrens verwendet. Weitere Hinweise zum Datenschutz finden Sie hier.