Mitarbeiter*in (w/m/d) für das zentrale Dokumentenmanagement

Als Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) setzen wir uns jeden Tag für ein funktionsfähiges, stabiles und integres Finanzsystem ein – und damit auch für einen wettbewerbsfähigen Finanzplatz Deutschland. Als Aufsichtsbehörde für Banken, Versicherungen, Finanzdienstleister und Wertpapierinstitute agieren wir am Puls der Finanzwirtschaft und schützen Verbraucherinnen und Verbraucher.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Mitarbeiter*in (w/m/d) für das zentrale Dokumentenmanagement für eine unbefristete Tätigkeit in Vollzeit oder Teilzeit an unserem Dienstsitz in der Bundesstadt Bonn. Die Modernisierung von Arbeitsweisen ist ein wichtiges Ziel der BaFin. Sie digitalisiert hierzu ihre Prozesse, um die vorhandenen Ressourcen effektiver zu nutzen. Das Dokumentenmanagement übernimmt dabei als zentrales Service- und Querschnittsreferat die Bearbeitung des elektronischen und papierhaften Posteingangs oder unterstützt als zentrale Scanstelle das gesamte Haus. Darüber hinaus werden bei uns die grundsätzlichen Fragen zum Gesetz der Förderung der elektronischen Verwaltung (EGovG) bearbeitet.

Ihre Aufgaben sind u.a.:

• Integrierte und standortübergreifende Bearbeitung der Posteingänge (einschl. Scanaufgaben) und der Postausgänge, elektronisch und papierhaft
• Prüfung und Recherche der hausinternen Zuständigkeit sowie Bearbeitung von Eingängen, bei denen keine BaFin-Zuständigkeit vorliegt (Irrläufer)
• Übernahme von Aufgaben nach Zuweisung der Referatsleitung, insbesondere im Bereich neuer digitaler Verfahren (elektronische Akte), des Botendienstes und des Archivs sowie gelegentliche Annahme von Paketen (diese können bis zu 10kg wiegen)

Das bringen Sie mit:

• Eine mindestens mit der Note "gut" abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Bürokauffrau/-mann bzw. eine vergleichbare Ausbildung ODER eine mindestens mit der Note "befriedigend" abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Bürokauffrau/-mann bzw. eine vergleichbare Ausbildung und zwingend mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung im Bereich zentrales Dokumentenmanagement/-service oder Poststelle, jeweils in einer Organisation mit mindestens 500 Beschäftigten
• Interesse an Transformationsprozessen mit Schwerpunkt auf der Digitalisierung
• Vertiefte IT-Kenntnisse, insbesondere im Bereich der MS Office-Produkte
• Selbständige und sorgfältige Arbeitsweise, auch bei hohem Arbeitsaufkommen und unter Zeitdruck, gutes Zeitmanagement und Organisationsgeschick
• Sie arbeiten gerne im Team und unterstützen dort je nach Neigung bei dynamischer oder standardisierter Aufgabenwahrnehmung
• Sie erfüllen die Voraussetzungen des § 7 Abs. 1 Bundesbeamtengesetz / § 3 Abs. 1.1 TVöD-V, insbes. besitzen Sie die Staatsangehörigkeit eines Mitgliedstaates der Europäischen Union, des Europäischen Wirtschaftsraumes oder der Schweiz und sind bereit, für die freiheitlich demokratische Grundordnung einzutreten
• Sie sind mit einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach § 9 SÜG einverstanden

Von Vorteil sind:

• Kenntnisse im Bereich der postalischen Vorschriften und des Haushaltsrechts
• Erfahrungen mit elektronischen Dokumentenmanagementsystemen und Metadatenerfassung im Rahmen des ersetzenden Scannens
• Grundkenntnisse Englisch

Wir setzen voraus, dass Sie bereit sind, Dienstreisen zu unternehmen, in erster Linie an unseren Dienstsitz in Frankfurt am Main. Dienstreisen können auch mehrere Tage dauern, sind aber in der Regel planbar.

Das bieten wir:

• Umfassende Einarbeitung in Abhängigkeit von Ihrer persönlichen Erfahrung und individuellen Qualifizierungsmöglichkeiten (z.B. Englischkurse, Fachseminare)
• Flexible Arbeitszeitgestaltung (Gleitzeit mit Freizeitausgleich, Möglichkeit zur Teilzeit)
• Mobiles Arbeiten mit grds. 40% Mindest-Präsenz im Büro
• Eine teamorientierte Arbeitsatmosphäre mit ständigem Wissensaustausch
• Umfangreiche Sozialleistungen und Benefits (u.a. vergünstigtes Jobticket, Kantinennutzung, kostenlose Parkplätze, eigene Kindertagesstätte, betriebliche Altersversorgung für Angestellte über die VBL)
• Eine Einstellung im öffentlichen Dienst nach Entgeltgruppe 6 TVöD – zuzüglich einer Stellenzulage und Weihnachtsgeld
• Die Aufstiegsmöglichkeiten des öffentlichen Dienstes, einschließlich der Möglichkeit einer Verbeamtung, stehen Ihnen grundsätzlich offen

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 16.01.2026 unter der Kennzahl 50#0090. Ihre Bewerbung reichen Sie bitte hier ein: Jetzt online bewerben. Führen Sie darin insbesondere bitte aus, inwieweit Sie das Anforderungsprofil erfüllen, und fügen Sie Ihren Lebenslauf, Nachweise der erforderlichen Abschlüsse sowie Ihnen vorliegende Arbeitszeugnisse bzw. Beurteilungen bei. Gerne können Sie sich schon vor dem Ende Ihrer Ausbildung bewerben. Allerdings müssen Sie die Ausbildung innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf dieser Ausschreibung erfolgreich abschließen. Es reicht aus, wenn Sie dann ein vorläufiges Zeugnis vorlegen, aus dem sich die Abschlussnote ergibt.

Bei Fragen zum Aufgabengebiet steht Ihnen Herr Stachelscheid (0228/4108-7232) gerne zur Verfügung. Bei allen weiteren Fragen zum Bewerbungsverfahren kontaktieren Sie bitte Frau Kundoch (0228/4108-2100).

Bitte beachten Sie, dass aufgrund der gelegentlich anfallenden Tätigkeiten (z.B. Heben und Tragen von Paketen oder Akten) eine angemessene körperliche Belastbarkeit erforderlich ist. Die BaFin fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Bewerbungen von Frauen sind besonders erwünscht. Sie werden nach Maßgabe des Bundesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt. Schwerbehinderte Menschen sind in der BaFin willkommen und werden im Falle gleicher Eignung nach Maßgabe des SGB IX bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erbeten.