Abteilungsassistenz / Office Management (m/w/d)

Gesucht wird zur Verstärkung unseres Teams in der Abteilung Z „Zentrale Dienstleistungen“ in Berlin-Steglitz zum nächstmöglichen Termin eine Abteilungsassistenz / Office Management (m/w/d). Entgeltgruppe 8 TVöD, unbefristetes Arbeitsverhältnis, Vollzeit/teilzeitgeeignet.

Die Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM) ist eine wissenschaftlich-technische Bundesoberbehörde mit Sitz in Berlin. Als Ressortforschungseinrichtung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie forschen, prüfen und beraten wir zum Schutz von Menschen, Umwelt und Sachgütern. Im Fokus unserer Tätigkeiten in der Materialwissenschaft, der Werkstofftechnik und der Chemie steht dabei die technische Sicherheit von Produkten und Prozessen.

Die Abteilung Zentrale Dienstleistungen ist die Serviceeinheit für alle Fachabteilungen der BAM. Wir sorgen für die notwendige technische und personelle Infrastruktur von der Personalrekrutierung über Organisation, Beschaffung, Haushalts- und Liegenschaftsangelegenheiten bis zur Bereitstellung einer leistungsfähigen IT. Hinzu zählen weiterhin die operative Unterstützung und die Bewirtschaftung von Forschungsvorhaben sowie die Sicherung des geistigen Eigentums. Sämtliche Dienstleistungen sind auf die Einhaltung der gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen sowie auf die Anforderungen der Kunden ausgerichtet und unterliegen definierten Qualitätskriterien. Unser Ziel ist es, transparente und effiziente Prozesse zu implementieren, um wirtschaftlich und kundenorientiert zu arbeiten.

Ihre Aufgaben

• Selbstständige Erledigung von administrativen und organisatorischen Aufgaben zur Entlastung sowie Unterstützung der Abteilungsleitung
• Koordination und Planung von Terminen der Abteilungsleitung
• Organisation von Meetings und Sitzungen und Übernahme der Vor- und Nachbereitung inklusive Protokollführung und Erstellen von Präsentationen nach Vorgaben
• Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern (intern und extern)
• Koordination und Begleitung von Projekten: Verwaltung und Kontrolle von Terminen, Zeit- und Meilensteinplänen und Budgets
• Koordination und Bearbeitung von Aufgaben im Bereich Personalentwicklung und -management
• Pflege und Erweiterung von bestehenden BAM-Intranetseiten
• Regelmäßiger Informationsaustausch mit den anderen Abteilungssekretariaten

Ihre Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellten oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrungen als Abteilungsassistenz sind von Vorteil
• Gute EDV-Kenntnisse und sicherer Umgang mit MS-Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint) und Datenmanagementsystemen
• Affinität zu digitalen Technologien sowie Interesse an und idealerweise erste Kenntnisse in der Anwendung von KI-gestützten Tools
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch
• Gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
• Erfahrung in der Vor-Ort-Ausbildung ist wünschenswert
• Selbstständigkeit, Einsatzbereitschaft sowie die Fähigkeit, auch unter hohem Arbeitsanfall den Überblick zu behalten
• Hohe Kompetenz im Zeit- und Prioritätenmanagement sowie ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
• Sicheres, kompetentes und serviceorientiertes Auftreten

Unsere Leistungen

• Eine verantwortungsvolle, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kompetenten und kollegialen Umfeld
• Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit offener Willkommenskultur, einem zertifiziert familienfreundlichen Arbeitsklima, regelmäßigen Feedbackgesprächen und kompetenten Ansprechpersonen, Nachhaltigkeit (z. B. Zuschuss zum Job‑Ticket)
• Gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben (Work‑Life‑Balance), Möglichkeit des mobilen Arbeitens, flexible Arbeitszeitgestaltung, 30 Tage Urlaub sowie Inanspruchnahme von bis zu 12 Zeitausgleichstagen im Jahr sowie Teilzeitmöglichkeiten
• Tarifliche Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen sowie betriebliche Altersversorgung
• Fachliche Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Möglichkeiten der internen, fachübergreifenden Vernetzung

Die BAM fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Bewerbungen von Frauen begrüßen wir daher besonders. Gleichzeitig sind wir bestrebt, die gesellschaftliche Vielfalt widerzuspiegeln. Daher ist jede Bewerbung, unabhängig von ihrem Geschlecht, ihrer kulturellen oder sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung oder sexuellen Identität, herzlich willkommen. Darüber hinaus hat die BAM sich die berufliche Teilhabe von schwerbehinderten Menschen zum Ziel gesetzt. Hinsichtlich der Erfüllung der Ausschreibungsvoraussetzungen erfolgt eine individuelle Betrachtungsweise. Schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die ausgeschriebene Stelle setzt ein geringes Maß an körperlicher Eignung voraus. Die BAM ist seit 2015 als familien- und lebensphasenbewusste Arbeitgeberin durch das „audit berufundfamilie” zertifiziert und unterstützt aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.