Bürosachbearbeitung – Administrative Projektbegleitung

Besetzung ab sofort, befristet bis 31.10.2026, Teilzeit (19,5 Std. / Woche), Vergütung: Entgeltgruppe 7 TVöD (Bund) (Ø Jahresbruttogehalt: ≈ 23.500 € bei o. a. Teilzeit). Eingruppierung nach § 12 TV EntgO Bund.

Nationale Agentur (NA) „Bildung für Europa“ beim BIBB – Team „Finanzielle und Vertragliche Projektbegleitung“.

Ort: Bonn, Kennziffer: 31/25, Bewerbungsfrist: 22.07.2025.

Wenn Sie auf der Suche nach einer neuen Herausforderung sind, dann sind Sie bei uns richtig. Wie sich die berufliche Aus- und Weiterbildung in Deutschland morgen entwickelt, entscheidet sich schon heute an Ihrem Arbeitsplatz im Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) in Bonn. Als nationales und internationales Kompetenzzentrum mit über 850 Mitarbeitenden arbeiten wir im Dialog mit Wissenschaft, Politik und Praxis aktiv an der beruflichen Bildung und leisten damit einen bedeutsamen gesellschaftlichen Beitrag.

Die NA beim BIBB arbeitet im Auftrag des Bundesministeriums für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) und ist die Nationale Agentur für das EU-Bildungsprogramm Erasmus+ im Bereich der Berufsbildung und Erwachsenenbildung. Erasmus+ ist das EU-Förderprogramm für allgemeine und berufliche Bildung, Jugend und Sport. Das Programm fördert dezentral neben den Mobilitätsprojekten auch die strategischen Partnerschaften. Im Bereich Erwachsenenbildung begleitet das Programm Erasmus+ die Leitaktionen 1 (Lernmobilität) und die Leitaktion 2 (Partnerschaften für eine Zusammenarbeit). Die übergreifenden Schwerpunkte des Programms (2021–2027) sind für alle Bildungsbereiche Digitalisierung, Inklusion, Nachhaltigkeit und Partizipation.

Aufgaben:

• Unterstützung in der Bearbeitung von verwaltungstechnischen Vorgängen im Förder-Projektlebenszyklus des Erasmus+-Programms (Leitaktionen 1 und 2) sowie bei der formalen Prüfung von Anträgen und Berichten.
• Organisatorische Unterstützung bei der vertraglichen Begleitung des Gutachtenwesens.
• Datenerfassung und -pflege in der E-Akte Bund sowie den Datenbanken der EU-Kommission und der NA.
• Erledigung allgemeiner Bürotätigkeiten, wie der Organisation der Nutzerbeirat-Aktivitäten, Archivierung, Terminkoordination sowie des Sitzungsmanagements.

Anforderungen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung ist erforderlich, idealerweise im kaufmännischen Bereich.
• Sichere IT-Anwendungskenntnisse in den gängigen Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint), Erfahrungen in der Anwendung von elektronischen Projektverwaltungssystemen sind von Vorteil.
• Dienstleistungs- und kundenorientiertes Handeln und die Fähigkeit, sich in interkulturelle Kontexte einzuarbeiten.
• Grundkenntnisse über das deutsche Berufsbildungs- bzw. Bildungssystem sowie aktuelle berufsbildungspolitische Fragestellungen.
• Englischkenntnisse, die mindestens dem Niveau A2 des europäischen Referenzrahmens für Sprachen entsprechen.
• Vielfältige personale Kompetenzen, z. B. eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise, eine hohe Motivation, Kooperations- sowie Teamfähigkeit und die Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen im Bundesgebiet.

Als sicherer und vielseitiger Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes stehen wir unseren Mitarbeitenden mit vielen Perspektiven und flexiblen Angeboten für alle Lebensphasen zur Seite:

• Willkommen im BIBB: strukturierte Einarbeitung durch verschiedene Onboarding-Maßnahmen an modern ausgestatteten Arbeitsplätzen in einer vielfaltsorientierten Arbeitskultur.
• Gestaltungsmöglichkeiten: Freiräume für eigenverantwortliches Arbeiten und Möglichkeit der (Mit-)Gestaltung an bedeutenden und spannenden Projekten, Mitwirkung an der Berufsausbildung.
• Forschung: Tätigkeiten in einem dynamischen Forschungsumfeld auf Basis eines umfassenden Forschungsdatenbestandes, Unterstützung von Promotion durch das hauseigene Graduiertenförderungsprogramm, Teilnahme an wissenschaftlichen Tagungen.
• Personalentwicklung: Weiterentwicklung bzw. Vertiefung Ihrer individuellen fachlichen und persönlichen Kompetenzen durch ein vielseitiges Fort- und Weiterbildungsangebot zu unterschiedlichen Themen (z. B. wissenschaftliche und fachliche Qualifizierung, Förderung nebenberuflicher Studiengänge, Einzel- und Teamcoaching).
• Mehr von Ihrem Gehalt: Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge (VBL), vermögenswirksame Leistungen (VL), Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket.
• Work-Life-Balance: zertifiziert als familienfreundlicher Arbeitgeber mit flexiblen Arbeitszeiten, mobiler Arbeit bis zu 70 %, verschiedenen Teilzeitmodellen, betrieblichem Gesundheitsmanagement mit vielfältigen und vergünstigten Sportangeboten.
• Zeitgewinn: Cafeteria im Haus, kostenlose Parkplätze am Gebäude, gute Anbindung an den öffentlichen Personennahverkehr (ÖPNV).
• Nachhaltigkeitsmanagement: digitale Prozesse (E-Akte, hybrides und virtuelles Arbeiten / Veranstaltungen), nachhaltige Mobilitätsstrategie, u. a. durch die Beteiligung an der bundesweiten Aktion „Mit dem Rad zur Arbeit“, europäisches Umweltmanagementsystem „Eco-Management and Audit Scheme“ (EMAS), ökologische Projekte.