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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze bei Büroorganisation, Eventplanung und Empfang von Gästen.
- Arbeitgeber: Der BV BFW ist ein Netzwerk für Arbeit und Gesundheit mit 100 Standorten in Deutschland.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und betriebliche Altersvorsorge warten auf dich!
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Rückkehr von Menschen ins Berufsleben und arbeite in einem tollen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie MS-Office Kenntnisse sind erforderlich.
- Andere Informationen: Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen werden bevorzugt berücksichtigt.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Der Bundesverband Deutscher Berufsförderungswerke e. V. (BV BFW) ist der bundesweite Zusammenschluss von 28 Berufsförderungswerken. Als Kompetenznetzwerk für Arbeit und Gesundheit mit ca. 100 Standorten bündeln wir das Know-how und die langjährigen Erfahrungen unserer Mitglieder in den Bereichen Prävention, Beratung, Diagnostik, berufliche Qualifizierung und Wiedereingliederung. Unser gemeinsames Ziel ist es, Menschen mit gesundheitlichen Beeinträchtigungen bei der Rückkehr in das Erwerbsleben zu begleiten. Der BV BFW hat seinen Sitz in Berlin und unterhält dort eine Geschäftsstelle. Das Team vor Ort leistet Verbandsarbeit zur Unterstützung des ehrenamtlichen Vorstands und der angeschlossenen Berufsförderungswerke.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir zunächst befristet für zwei Jahre eine engagierte Assistenz der Geschäftsstelle (m/w/d) Schwerpunkt Team und Events in Voll- oder Teilzeit (mindestens 30 Stunden/Woche).
Ihre Aufgaben
- Sie wickeln selbständig allgemeine Assistenzaufgaben wie die Büroorganisation und die Reise- und Terminkoordination ab.
- Gremiensitzungen bereiten Sie sorgfältig vor und nach.
- Sie unterstützen bei der Organisation und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen, Messen und Kongressen.
- Am Empfang begrüßen Sie unsere Gäste und sorgen dafür, dass sich BesucherInnen bei uns wohlfühlen.
- Als erste Ansprechperson für Dienstleister stellen Sie sicher, dass im Büro alles rund läuft und z. B. Büro- und Verbrauchsmaterialien immer vorhanden sind.
- Sie bereiten Schreiben vor und beantworten interne und externe Anrufe.
- Sie stellen sicher, dass wir vernetzt bleiben, indem Sie die Kontaktdaten unserer Mitglieder und Netzwerkpartner erfassen und auf dem aktuellen Stand halten.
- Sie unterstützen die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und entlasten das Team der Geschäftsstelle bei allgemeinen Routineaufgaben.
Ihr Profil
- Eine kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung.
- Mit den MS-Office Programmen (Outlook, Word, Power Point und Excel) kennen Sie sich perfekt aus.
- Sehr wichtig sind uns hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift sowie eine hohe Serviceorientierung.
- Zu Ihren Stärken zählen Sorgfalt und Organisationsgeschick.
- Sie arbeiten strukturiert und eigenverantwortlich und behandeln alle Vorgänge mit der notwendigen Diskretion.
- Sie sind ein Teamplayer und ein freundliches und aufgeschlossenes Auftreten vervollständigen Ihr Profil.
- Sie sind offen gegenüber Innovations- und Digitalisierungsprozessen.
Wir bieten Ihnen
- eine interessante Aufgabe in Voll- oder Teilzeit (mindestens 30 Std. wöchentlich)
- großen Gestaltungsspielraum und Mitwirkungsmöglichkeiten
- eine angemessene Vergütung und eine betriebliche Altersvorsorge
- moderne und gut ausgestattete Büroräume sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
- ein tolles Team
Kontakt
Fragen im Vorfeld beantwortet Ihnen gern Ellen Krüger unter Telefon 030 3002-1253. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. Motivationsschreiben und Zeugnissen senden Sie bitte unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und des möglichen Eintrittstermins in einem PDF-Dokument per E-Mail an e.krueger@bv-bfw.de.
Bundesverband Deutscher Berufsförderungswerke e. V. Knobelsdorffstraße 92 | 14059 Berlin www.bv-bfw.de
Assistenz der Geschäftsstelle (m/w/d) Schwerpunkt Team und Events Arbeitgeber: Bundesverband Deutscher Berufsförderungswerke e. V.
Kontaktperson:
Bundesverband Deutscher Berufsförderungswerke e. V. HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Geschäftsstelle (m/w/d) Schwerpunkt Team und Events
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die aktuellen Projekte und Veranstaltungen des BV BFW. Wenn du in deinem Gespräch zeigst, dass du bereits ein Verständnis für ihre Arbeit hast, wird das dein Interesse und deine Motivation unterstreichen.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit Personen, die bereits im BV BFW oder in ähnlichen Organisationen arbeiten. Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen und mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Assistenzposition zu erfahren.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen vor, die in einem Vorstellungsgespräch für eine Assistenzposition gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Serviceorientierung verdeutlichen.
✨Tip Nummer 4
Zeige während des gesamten Bewerbungsprozesses deine Teamfähigkeit und dein freundliches Auftreten. Diese Eigenschaften sind besonders wichtig für die Rolle, da du oft als erste Ansprechperson fungierst und den ersten Eindruck hinterlässt.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Geschäftsstelle (m/w/d) Schwerpunkt Team und Events
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Informiere dich über den BV BFW: Bevor du deine Bewerbung schreibst, solltest du dich gründlich über den Bundesverband Deutscher Berufsförderungswerke e. V. informieren. Besuche die offizielle Website, um mehr über die Organisation, ihre Ziele und die spezifischen Anforderungen der Stelle zu erfahren.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du darlegst, warum du die ideale Person für die Assistenz der Geschäftsstelle bist. Betone deine Erfahrungen in der Büroorganisation, deine Kommunikationsfähigkeiten und deine Serviceorientierung.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die spezifischen Anforderungen der Stelle an. Hebe relevante Erfahrungen und Fähigkeiten hervor, insbesondere im Umgang mit MS-Office und in der Organisation von Veranstaltungen.
Vollständige Unterlagen: Stelle sicher, dass du alle erforderlichen Unterlagen, einschließlich deines Motivationsschreibens, Lebenslaufs und relevanter Zeugnisse, in einem PDF-Dokument zusammenstellst. Achte darauf, dass alles gut strukturiert und übersichtlich ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Bundesverband Deutscher Berufsförderungswerke e. V. vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich im Vorfeld über die spezifischen Aufgaben der Assistenz der Geschäftsstelle. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen in Büroorganisation und Eventmanagement einbringen kannst.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Da hervorragende Kommunikationsfähigkeiten gefordert sind, bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur klaren und freundlichen Kommunikation unter Beweis stellen. Übe, wie du dich am Empfang und im Umgang mit Gästen präsentierst.
✨Teamarbeit hervorheben
Betone deine Teamfähigkeit und dein freundliches Auftreten. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und welche Rolle du dabei eingenommen hast.
✨Flexibilität und Innovationsbereitschaft zeigen
Sei bereit, über deine Offenheit für Innovations- und Digitalisierungsprozesse zu sprechen. Zeige, dass du anpassungsfähig bist und neue Technologien schnell erlernen kannst.
