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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage travel expenses and provide support for the travel management system.
- Arbeitgeber: Join the Bundesverwaltungsamt, a key federal authority with over 6,000 employees.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy up to 80% remote work, flexible hours, and health bonuses.
- Warum dieser Job: Be part of a diverse team making a real impact in public service.
- Gewünschte Qualifikationen: Complete a relevant administrative training or have equivalent experience.
- Andere Informationen: Diversity and equal opportunity are core values; applications from all backgrounds are welcome.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30420 - 33729 € pro Jahr.
Bürosachbearbeiterinnen/Bürosachbearbeiter (m/w/d) Reisekosten und TMS – Hotline
Stellenanbieter: Bundesverwaltungsamt
Kennziffer: BVA-2024-192
Bewerbungsfrist: 23.12.2024
Arbeitsbeginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Arbeitszeit: Vollzeit oder Teilzeit
Beschäftigungsdauer: Unbefristet
Laufbahn: Mittlerer Dienst
Entgeltgruppe E 6 TVöD / A 6m – A 8 BBesO
Einstiegsgehalt: 3.042,04 bis 3.372,94 € brutto
Ort: Hamm
Das Bundesverwaltungsamt (BVA) ist eine Bundesoberbehörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums des Innern und für Heimat. Als zentraler Dienstleister des Bundes nimmt das BVA mit rund 6.000 Beschäftigten an 23 Standorten mehr als 150 Aufgaben wahr.
Ihre Aufgaben
Im Bereich Reisekosten:
- Prüfung und Festsetzung von Reisekosten (Prüfung der formellen und materiellen Anspruchsvoraussetzung, Durchführung nötiger Nachermittlungen, Bearbeitung offener Reisekostenvorgänge, Zahlbarmachung der festgesetzten Vergütung im automatisierten Zahlungsverfahren)
- Bearbeitung von Rechtsbehelfsverfahren und Beschwerdefällen
- Beratung von Kundinnen und Kunden im Vorfeld einer Antragstellung
- Unterstützung bei Ausbildung/Einarbeitung am Arbeitsplatz
- Mitwirkung an der Erstellung referatsspezifischer und -übergreifender Dienst- und Handlungsanweisungen
Im Bereich TMS – Hotline:
- First Level Support der Betreuung der Dienstreisenden inkl. telefonische Auskunft zu allen Belangen des Travelmanagementsystems
- Bearbeitung der Posteingänge im TMS Hotline -Postfach
- Erfassung von Personalstammdaten und Erteilung von Genehmigungsrechten
- Aktualisierung von Schulungsunterlagen/Arbeitsanweisungen zur Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- Anlegung, Konvertierung und Löschung der Kostenstellen im System
- Durchführung von Tests zu den im Update zum TMS – Workflow umgesetzten Optimierungen bzw. Programmanpassungen
Voraussetzungen:
- Sie verfügen über eine der folgenden Qualifikationen:
- einen erfolgreich abgeschlossenen Vorbereitungsdienst für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienstes und sind Beamtin/Beamter bis A 8 BBesO oder
- eine erfolgreiche Teilnahme am Angestelltenlehrgang I oder
- eine erfolgreich abgeschlossene grundsätzlich dreijährige einschlägige Berufsausbildung im Bereich Verwaltung bzw. als Kauffrau/Kaufmann (als Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter, Fachangestellte/Fachangestellter bzw. Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation/Büromanagement, Sozialversicherungsfachangestellte/Sozialversicherungsfachangestellter, Steuerfachangestellte/Steuerfachangestellter, Justizfachangestellte/Justizfachangestellter, Rechtsanwaltsfachangestellte/Rechtsanwaltsfachangestellter, Notarfachangestellte/Notarfachangestellter oder Bank-, Industrie-, Groß- und Außenhandelskauffrau/-kaufmann)
- Sie besitzen die Bereitschaft, sich im Rahmen der Tätigkeit mit Gender- und Diversitätskompetenz zu befassen
von Vorteil:
- Sie verfügen über gute IT-Anwendungskenntnisse
- Sie haben nachweisbare Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung
- Sie zeigen hohes Engagement und verfügen über ein gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
- Sie erledigen Ihre Aufgaben mit einem hohen Maß an Sorgfalt
Wir bieten Ihnen
- Bis zu 80% Homeoffice möglich
- Keine Kernarbeitszeit, Gleitzeit von 6-21 Uhr, Einhaltung der Servicezeiten
- Erstattung von Umzugskosten
- Vielfältige Fortbildungs- und Personalentwicklungsmöglichkeiten
- Förderung der Gesundheit mit Arbeitszeitbonus (z. B. Sportgruppen)
- DeutschlandJobTicket mit Arbeitgeberzuschuss
- Ausgleichszulage nach § 19b BBesG für Landesbeamtinnen/Landesbeamte zur Angleichung einer etwaigen Differenz zum früheren Grundgehalt
- Zulagen-/Prämienzahlung zur Personalgewinnung gemäß § 16 Abs. 6 TVöD bzw. § 43 BBesG bei Erfüllung der Voraussetzungen möglich
- Möglichkeit der späteren Übernahme in ein Beamtenverhältnis bei Vorliegen der Voraussetzungen
Dann bewerben Sie sich jetzt über unser Bewerbungsportal:
- Es können ausschließlich Bewerbungen über das Online-Bewerbungsportal berücksichtigt werden
- Die mündlichen Auswahlgespräche finden voraussichtlich in der Kalenderwoche 5 statt
- Bewerbungen aus einem höheren Statusamt heraus können ausschließlich im Wege einer Rückernennung berücksichtigt werden
- Es können ggf. weitere Bedarfe in anderen Aufgabenbereichen über die Ausschreibung gedeckt werden
Wir freuen uns auf Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten und Geschlechter. Diversität und Chancengleichheit sind bei uns ein fester Bestandteil der Personalpolitik.
Der Bewerbungsprozess wird in deutscher Sprache durchgeführt, sodass angemessene Sprachkenntnisse erforderlich sind.
Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Es wird lediglich ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt.
Ihr zukünftiger Arbeitsort
- Bundesverwaltungsamt, Standort Hamm, Alter Uentroper Weg 2, 59071 Hamm
Organisatorische Fragen:
Team Personalgewinnung
Fachliche Fragen:
Birgit Linden (TMS – Hotline)
Ihre Anlaufstelle vor Ort
Bundesverwaltungsamt
Standort Hamm
Alter Uentroper Weg 2
59071 Hamm
#J-18808-Ljbffr
Bürosachbearbeiterinnen/Bürosachbearbeiter ( Arbeitgeber: Bundesverwaltungsamt
Kontaktperson:
Bundesverwaltungsamt HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Bürosachbearbeiterinnen/Bürosachbearbeiter (
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen und Aufgaben im Bereich Reisekosten und TMS. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Abläufe und Herausforderungen verstehst und bereit bist, dich in diese Themen einzuarbeiten.
✨Tip Nummer 2
Nutze die Gelegenheit, um deine IT-Anwendungskenntnisse zu betonen. Wenn du Erfahrung mit Travelmanagementsystemen oder ähnlichen Softwarelösungen hast, bringe das zur Sprache, um deine Eignung zu unterstreichen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, Fragen zur Gender- und Diversitätskompetenz zu beantworten. Überlege dir Beispiele, wie du in der Vergangenheit mit diesen Themen umgegangen bist oder wie du sie in deiner zukünftigen Rolle berücksichtigen würdest.
✨Tip Nummer 4
Zeige dein Engagement für die öffentliche Verwaltung und deine Motivation, im Bundesverwaltungsamt zu arbeiten. Informiere dich über die Werte und Ziele der Behörde und bringe diese in deinem Gespräch zur Sprache.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Bürosachbearbeiterinnen/Bürosachbearbeiter (
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die geforderten Qualifikationen und Erfahrungen widerspiegelt. Betone relevante berufliche Stationen und Fähigkeiten, die für die Position als Bürosachbearbeiter/in wichtig sind.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle darlegst. Erkläre, warum du dich für das Bundesverwaltungsamt interessierst und wie deine Fähigkeiten zur ausgeschriebenen Position passen.
Online-Bewerbung einreichen: Reiche deine Bewerbung ausschließlich über das Online-Bewerbungsportal des Bundesverwaltungsamtes ein. Stelle sicher, dass alle erforderlichen Dokumente hochgeladen sind und überprüfe, ob alles vollständig und korrekt ist, bevor du die Bewerbung absendest.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Bundesverwaltungsamt vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben im Bereich Reisekosten und TMS. Verstehe die Prozesse der Reisekostenprüfung und des First Level Supports, um im Interview gezielte Fragen stellen zu können.
✨Zeige deine IT-Kenntnisse
Da gute IT-Anwendungskenntnisse von Vorteil sind, solltest du Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung parat haben, die deine Fähigkeiten in diesem Bereich belegen. Bereite dich darauf vor, konkrete Software oder Systeme zu nennen, mit denen du gearbeitet hast.
✨Hebe dein Engagement hervor
Das Bundesverwaltungsamt sucht nach Bewerberinnen und Bewerbern, die ein hohes Maß an Engagement zeigen. Bereite einige Beispiele vor, die deine Motivation und deinen Einsatz in früheren Positionen verdeutlichen.
✨Bereite dich auf Fragen zur Diversität vor
Da die Stelle auch die Bereitschaft zur Auseinandersetzung mit Gender- und Diversitätskompetenz erfordert, solltest du dir Gedanken darüber machen, wie du diese Themen in deinem Arbeitsalltag integrieren würdest. Sei bereit, deine Ansichten dazu im Interview zu teilen.
