Vorzimmerkraft (m/w/d)

Stellenbeschreibung

• Sie führen Administrations- und Organisationsaufgaben durch, unterstützen bei der Vorbereitung von Vorhaben der Dienststellenleiterin und bei der Bearbeitung interner Geschäftsvorfälle.
• Sie führen und verwalten den Schriftverkehr und Terminkalender der Dienststellenleiterin. Hierzu zählt auch das Schreiben von Texten nach Diktat oder Weisung, auch in englischer Sprache.
• Sie verwalten den vielfach vertraulichen zivilen, militärischen und medizinischen/wissenschaftlichen Schriftwechsel (u.a. Untersuchungsbefunde, Gutachten, Publikationen, Beurteilungen, allgemeine und fachärztliche Zeugnisse).
• Sie führen den Telefondienst des Vorzimmers Dienststellenleiterin, hierbei Herstellen, Annehmen und Weiterleiten von Telefongesprächen aus dem In-und Ausland sowie Anfertigen von Telefon-und Aktennotizen
• Sie führen und erstellen Protokolle bei Besprechungen.
• Sie bearbeiten und verwalten Organisationsmittel und Übersichten.
• Sie unterstützen bei der Planung und Koordinierung von Dienstreisen der Dienststellenleiterin, einschließlich Anforderungen von Fahrten mit Dienst-Kfz, Buchen von Reisemitteln, Unterkünften.
• Sie unterstützen bei der Planung, Vor-und Nachbereitung von Veranstaltungen des Instituts (Besprechungen, Besuchen von außen, Fortbildungsveranstaltungen, Kongresse, Tagungen).
• Sie koordinieren und empfangen Besuche und Gäste
• Sie unterstützen bei Repräsentationsaufgaben der Dienststellenleiterin sowie bei Presse-und Informationsaktivitäten zur Außendarstellung des Instituts.
• Sie recherchieren und holen einfache Sachauskünfte ein.
• Die Stelle ist voraussichtlich zum 01.08.2026 zu besetzen.

WAS FÜR SIE ZÄHLT

• Die Teilnahme an regelmäßigen und weiterführenden Aus- und Fortbildungen wird vorausgesetzt.
• Sie werden in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis eingestellt.
• Eine Eingruppierung erfolgt bis in die Entgeltgruppe E 6 Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD).
• Auf Grundlage des Rundschreibens BMI vom 29. Juni 2022 (korrigierte Version vom 4. Juli 2022) wird eine monatliche Vorzimmerzulage in Höhe von 400,00 € brutto gewährt.
• Sie arbeiten in Vollzeit oder Teilzeit. Homeoffice ist möglich.
• Sie haben die Möglichkeit, in einem festgelegten Rahmen an Sport- und Gesundheitsprogrammen während der Arbeitszeit teilzunehmen.
• 30 Tage Urlaub, sowie 24. und 31. Dezember dienstfrei
• kostenlose Parkplätze
• Ausgleich von eventuell anfallenden Überstunden in Freizeit
• Zahlung Vermögenswirksamer Leistungen

Bemerkungen

• Bei dem genannten geplanten Besetzungsdatum bzw. dem genannten Datum zum "Beginn der Tätigkeit" handelt es sich um einen Termin, der sich bedingt durch den Ablauf des Ausschreibungsverfahrens ggf. ändern kann.
• Die Eingruppierung erfolgt unter Beachtung von § 12 TVöD im Hinblick auf die tatsächlich nicht nur vorübergehend auszuübenden Tätigkeiten und die Erfüllung der persönlichen bzw. tariflichen Anforderungen.
• Die Bundeswehr fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern und begrüßt deshalb besonders Bewerbungen von Frauen.
• Nach Maßgabe des Sozialgesetzbusches IX und des Behindertengleichstellungsgesetzes begrüßen wir ausdrücklich Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen; hinsichtlich der Erfüllung des Ausschreibungsvoraussetzungen erfolgt eine individuelle Betrachtung.

Unternehmen

Bundeswehr- Mach, was wirklich zählt.

BESCHÄFTIGUNGSDIENSTSTELLE

Institut für Präventivmedizin der Bundeswehr (InstPrävMedBw)

Ansprechstelle

Registrieren Sie sich auf unserem Bewerbungsportal unter https://bewerbung.bundeswehr-karriere.org und betätigen Sie den Button "Karriere starten" unten rechts. Ihre Bewerbungsunterlagen laden Sie bitte als PDF-Druckversion bis spätestens 07.07.2026 in Ihr Bewerbungsprofil hoch.

Ihre Bewerbung umfasst:

• Anschreiben
• Lebenslauf
• Prüfungszeugnis der abgeschlossenen Berufsausbildung

und sofern vorhanden

• Nachweise bzw. Arbeitszeugnisse bisheriger Arbeitgeber
• Schwerbehindertenausweis oder Bescheid über die Gleichstellung als schwerbehinderter Mensch.
• Nachweis über Leistungsstand Fremdsprachenkenntnisse.

Zusätzlich erforderlich:

• Bei fremdsprachigen Bewerbungsunterlagen muss eine beglaubigte deutsche Übersetzung beigefügt werden.
• Bei ausländischen Bildungsabschlüssen ist ein Nachweis der Anerkennung in Deutschland beizufügen.

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an das:

Bundeswehr-Dienstleistungszentrum Mayen

Personalmanagement

02651/4960-3728 bzw. 90-4828-3728 (Frau Jahnke)

Qualifikationserfordernisse

WAS FÜR UNS ZÄHLT

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung zum / zur Verwaltungsfachangestellten, Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellten, Versicherungskauffrau/ Versicherungskaufmann, medizinische/r bzw. zahnmedizinische/r Fachangestellte/r oder vergleichbar.
• Sie bekennen sich durch Ihr gesamtes Verhalten zur freiheitlichen demokratischen Grundordnung im Sinne des Grundgesetzes.
• Sie stimmen zu, ggf. an einer ärztlichen Einstellungsuntersuchung teilzunehmen.

ERWÜNSCHT

• Sie haben Kenntnisse und ggfs. Erfahrungen im Qualitätsmanagement und Controlling.
• Sie besitzen Grundkenntnisse in Englisch. Sie sind bereit, diese durch Fortbildungen auszubauen.
• Sie haben Kenntnisse im Umgang mit den Office-Anwendungen Word, Excel, PowerPoint und Outlook.

• Sie sind flexibel und belastbar.

• Sie haben Kenntnisse über die Bundeswehr und ihre Strukturen.