Vorzimmerkraft (m/w/d) des Abteilungsleiters Politik

Stellenbeschreibung

• Sie organisieren das Vorzimmer des Abteilungsleiters Politik und übernehmen dabei alle anfallenden administrativen und organisatorischen Aufgaben der Bürowirtschaft.
• Sie bearbeiten den Postein- und -ausgang, auch elektronisch, und erledigen die schriftliche Korrespondenz.
• Sie führen die telefonische Korrespondenz, organisieren den Besucherverkehr und sind verantwortlich für die Betreuung der Gäste.
• Sie führen den Terminkalender sowie die Wiedervorlageübersichten.
• Sie koordinieren die Termine und übernehmen die logistische und administrative Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Tagungen und Dienstreisen.
• Sie beschaffen relevante Informationen und Unterlagen und bereiten diese termingerecht auf.
• Die Stelle ist zum 1. Juni 2026 zu besetzen.

WAS FÜR SIE ZÄHLT

• Sie werden in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis eingestellt.
• Die Eingruppierung erfolgt übertariflich in die Entgeltgruppe 7 des Tarifvertrags über die Entgeltordnung des Bundes (TV EntgO Bund).
• Auf Grundlage des BMI Rundschreibens vom 29. Juni 2022 (korrigierte Fassung vom 4. Juli 2022) wird eine monatliche außertarifliche Vorzimmerzulage in Höhe von 500,00 Euro gewährt.
• Sie erhalten eine monatliche Zulage für Beschäftigte bei obersten Bundesbehörden in Höhe von zurzeit 220,00 Euro brutto.
• Teilzeit ist im Falle der ausgeschriebenen Stelle leider nicht möglich. Die Aufgabenwahrnehmung auf der ausgeschriebenen Stelle kann nicht in Telearbeit erfolgen. Mobiles Arbeiten ist in Ausnahmefällen nach Absprache möglich.
• Die Bereitschaft zur Teilnahme an dienstpostenbezogenen Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen wird vorausgesetzt.

Bemerkungen

• Für die Wahrnehmung der Aufgaben sind eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift, Organisationsvermögen, höfliches und verbindliches Auftreten sowie ein Höchstmaß an Diskretion und Zuverlässigkeit erforderlich.
• Die Korrespondenz wird teilweise in englischer Sprache geführt. Die uneingeschränkte Bereitschaft zum Erwerb bzw. zum Ausbau entsprechender Sprachkenntnisse wird daher vorausgesetzt.
• Die Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung, auch außerhalb der üblichen Arbeitszeit, wird begrüßt.
• Bei dem genannten geplanten Besetzungsdatum bzw. dem genannten Datum zum \“Beginn der Tätigkeit\“ handelt es sich um einen Termin, der sich bedingt durch den Ablauf des Ausschreibungsverfahrens ggf. ändern kann.
• Die Eingruppierung erfolgt unter Beachtung des § 12 Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst im Hinblick auf die tatsächlich nicht nur vorübergehend auszuübenden Tätigkeiten und die Erfüllung der persönlichen bzw. tariflichen Anforderungen.
• Die Bundeswehr fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern und begrüßt deshalb besonders Bewerbungen von Frauen.
• Nach Maßgabe des Sozialgesetzbuchs IX und des Behindertengleichstellungsgesetzes begrüßen wir ausdrücklich Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen; hinsichtlich der Erfüllung der Ausschreibungsvoraussetzungen erfolgt eine individuelle Betrachtung.
• Die Bundeswehr unterstützt die Ziele des Nationalen Integrationsplans und begrüßt Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.

Unternehmen

Bundeswehr – Mach, was wirklich zählt.

BESCHÄFTIGUNGSDIENSTSTELLE

Bundesministerium der Verteidigung (BMVg)

Ansprechstelle

Registrieren Sie sich auf unserem Bewerbungsportal unter https://bewerbung.bundeswehrkarriere.de und betätigen Sie den Button „Karriere starten“ unten rechts.

Ihre Bewerbungsunterlagen laden Sie bitte als PDF-Druckversion bis spätestens 11.05.2026 in Ihr Bewerbungsprofil hoch.

Von einer zusätzlichen Übersendung per Post oder E-Mail ist abzusehen.

Ihre Bewerbung umfasst:

• Anschreiben unter Nennung des Kennwortes 18_BER25
• Lebenslauf (tabellarisch)
• Nachweis über Ihre Berufsausbildung
• Arbeitszeugnisse

und sofern vorhanden:

• Schwerbehindertenausweis oder Bescheid über die Gleichstellung als schwerbehinderter Mensch.

zusätzlich erforderlich:

• Bei fremdsprachigen Bewerbungsunterlagen muss eine beglaubigte deutsche Übersetzung beigefügt werden.
• Bei ausländischen Bildungsabschlüssen ist eine Vergleichbarkeit mit einem deutschen Abschluss erforderlich. In der von der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) bereitgestellten Datenbank anabin (https://anabin.kmk.org/cms/public/startseite) können Sie die Vergleichbarkeit Ihres Bildungsabschlusses überprüfen. Sofern Ihr Bildungsabschluss dort nicht aufgeführt ist, bitten wir um Übersendung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss (Zeugnisbewertung): www.KMK.org/ZAB.

Wir bitten um Verständnis, dass wir nur vollständige Bewerbungsunterlagen für das Auswahlverfahren berücksichtigen. Unvollständige Unterlagen führen zum Verfahrensausschluss.

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an das Bundesministerium der Verteidigung

Z I 5

Tel. 030 1824 23077 (Frau Rühlicke)

Tel. 030 1824 23072 (Frau Berbrich)

Qualifikationserfordernisse

WAS FÜR UNS ZÄHLT

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten/zum Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbar

ODER

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung als Bürokaufrau/Bürokaufmann, Kauffrau für Büromanagement/Kaufmann für Büromanagement oder über eine vergleichbare kaufmännische Berufsausbildung

UND

• Sie verfügen über berufliche Erfahrungen im Geschäftszimmer/Vorzimmer nachgewiesen durch mindestens eine berufliche Tätigkeit mit einer Dauer von regelmäßig nicht unter zwei Jahren.
• Sie bekennen sich durch Ihr gesamtes Verhalten zur freiheitlichen demokratischen Grundordnung im Sinne des Grundgesetzes.
• Sie stimmen zu an einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz Bund teilzunehmen.
• Die erfolgreiche Sicherheitsüberprüfung der Stufe Ü 2 VS ist verpflichtend zur Besetzung der ausgeschriebenen Stelle.

ERWÜNSCHT

• Sie besitzen gute Fremdsprachenkenntnisse in Englisch. Sie sind bereit, diese durch Fortbildungen auszubauen.
• Sie verfügen über Erfahrungen in der Anwendung der Standard-Büroanwendungen (Microsoft Office-Produkte, insbesondere Outlook, etc.).
• Sie verfügen über allgemeine Verwaltungskenntnisse im öffentlichen Dienst.