Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze Führungskräfte in einem dynamischen, internationalen Umfeld und organisiere komplexe Abläufe.
- Unternehmen: Buro Happold - ein innovatives Unternehmen, das nachhaltige Lösungen für die Zukunft gestaltet.
- Vorteile: 30 Urlaubstage, flexibles Arbeiten, Sprachkurse und regelmäßige Teamevents.
- Weitere Informationen: Moderne Büros in Berlin und zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und gestalte positive Veränderungen für die Gesellschaft.
- Qualifikationen: Erfahrung als Executive Assistant, fließende Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Organisationstalent.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
Bei Buro Happold
Bei Buro Happold stellen wir den Status Quo in Frage und bewirken Großes.
Als international renommiertes Unternehmen gestalten wir nachhaltige Städte, Infrastrukturen und Gebäude, um den Klimawandel aktiv zu bekämpfen.
Unsere Leidenschaft für ganzheitliche Lösungen und innovative Technologien treibt uns an, optimale Antworten auf die drängendsten Fragen unserer Zeit zu finden.
Buro Happold schafft ein Arbeitsumfeld, in dem sich Herzlichkeit und Professionalität vereinen.
Wir glauben an organisches Wachstum, eine Beteiligungskultur und die Kraft unseres globalen Netzwerks.
Eine Karriere bei uns bedeutet, Teil eines Teams zu sein, das mit Leidenschaft und Expertise positive Veränderungen für Kunden, Umwelt und Gesellschaft schafft.
Du hast Lust, Teil dieses engagierten Teams zu sein und gemeinsam einen Unterschied zu machen? - Das ist deine Chance!Ready for something extraordinary?
Deine Rolle
Als Executive Assistant (m/w/d) entlastest du unsere Führungskräfte im Bereich Technische Gebäudeausrüstung in einem anspruchsvollen, international ausgerichteten Arbeitsumfeld.
Die Rolle ist geprägt von hoher Dynamik, vielen Kundenterminen und komplexen Prioritäten - genau hier bringst du Struktur, Überblick und Verlässlichkeit hinein.
Du bist zentrale Anlaufstelle für Kommunikation, Termin- und Reiseplanung sowie die inhaltliche Vorbereitung geschäftsrelevanter Themen.
Mit deinem Organisationstalent, deiner vorausschauenden Arbeitsweise und deinem klaren Blick fürs Wesentliche stellst du sicher, dass die täglichen Abläufe effizient und reibungslos funktionieren.
- Deine Aufgaben
- Executive & Administrative Support
- Eigenständiges Management von Kalendern, Meetings, Prioritäten und Deadlines
- Organisation nationaler und internationaler Reisen sowie kurzfristiges Umdisponieren (inklusive Reisekostenabrechnung)
- Enge Zusammenarbeit mit dem Office Management Team bei Reise- und Terminabstimmungen
- Vorausschauendes Handeln und frühzeitiges Erkennen von Engpässen
- Unterstützung in parallel laufenden Initiativen
- Kommunikation & Schnittstellenmanagement
- Selbstständiges Bearbeiten, Priorisieren und Strukturieren von E-Mails und Anfragen
- Zentrale Ansprechperson für interne Teams, Kund*innen und externe Partner
- Sicherstellen eines verlässlichen Informationsflusses über mehrere Standorte hinweg
- Inhaltliche & organisatorische Unterstützung
- Erstellung, Überarbeitung und inhaltliche Vorbereitung von Präsentationen und Briefings
- Recherche, Aufbereitung und Zusammenstellung relevanter Informationen für Meetings
- Unterstützung bei projektbezogenen administrativen Aufgaben (z. B. Datenpflege in Deltek, Share Point Strukturen, Vertragsmanagement)
- Effizienz & Struktur
- Einführung und Optimierung effizienter Arbeitsabläufe
- Aktives Mitdenken und eigenständiges Setzen von Prioritäten
- Entlastung der Führungskräfte, indem du Entscheidungen vorbereitest und Prozesse steuerst
- Das bringst du mit
- Must-haves
- Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Partner Assistant oder in vergleichbarer Position
- Professionelles Auftreten, ausgeprägte Serviceorientierung und absolute Diskretion
- Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sehr gute Kenntnisse in Power Point, MS Teams, Share Point und idealerweise Deltek
- Hohe Eigenständigkeit, strukturierte Arbeitsweise und Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
- Stressresistenz und ein souveräner Umgang mit gleichzeitig laufenden Themen
- Proaktivität
- Multitasking & Stressresistenz
- Struktur & Selbstständigkeit
- Kommunikationsstärke
- Nice to have
- Erfahrung im technischen Umfeld (Ingenieurwesen, Architektur, Bauwesen)
- Routine in der Zusammenarbeit mit internationalen Stakeholdern
Das erwartet Dich bei uns
- eine einzigartige, interdisziplinäre Umgebung mit internationalen Großprojekten Zusammenarbeit mit unseren Niederlassungen rund um die Welt
- ein modernes Büro im Herzen Berlins mit professionellen, technisch hochwertig ausgestatteten Arbeitsplätzen
- hybrides Arbeiten vom Büro und aus dem Home-Officesowie Flexibilität unserer Positionen für Teilzeit und Vollzeit
- 30 Urlaubstage
- Ein Jahresgehalt von 48.000€ bis 68.000€ - je nach Berufserfahrung und Qualifikation
- Sprachkurse für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- regelmäßige Teamevents, Sportangebote, Sommerfest, Weihnachtsfest sowie musikalische und kulturelle Events (Konzerte, Filmabende, Karaoke etc.)
- ein Mental-Wellbeing-Programm sowie ein individuelles Benefit-Programm mit den Schwerpunkten Sport, Mobilität und Altersvorsorge
- Angebot von Weiterbildungen und ein strukturierter Karrierepfad
- jährliche Entwicklungsgespräche, flache Hierarchien und kurze Kommunikationswege mit der Möglichkeit, neue Ideen einzubringen
- Mitgestaltung von Beginn der Karriere an (YEF- Young Employee Forum)
- Lunchroulette
- #J-18808-Ljbffr
Executive Assistant (m/w/d) Arbeitgeber: Buro Happold Limited
Buro Happold ist ein herausragender Arbeitgeber, der innovative Lösungen für nachhaltige Städte und Infrastrukturen in Hamburg bietet. Mit einem interdisziplinären Team und internationalen Großprojekten fördern wir eine dynamische Arbeitskultur, die Flexibilität, persönliche Entwicklung und ein starkes Gemeinschaftsgefühl betont. Unsere Mitarbeiter profitieren von umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten, einem modernen Arbeitsumfeld und zahlreichen Benefits, die das Wohlbefinden und die Work-Life-Balance unterstützen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Assistant (m/w/d) erhalten könntest
✨Verknüpfungen in der Architektur-Community
Schau mal, ob es lokale Architekturveranstaltungen, Workshops oder Konferenzen in deiner Nähe gibt. Diese Events sind Gold wert, um andere Architekten zu treffen, von deren Projekten zu lernen und dich bei potenziellen Arbeitgebern ins Gespräch zu bringen. Networking in der Branche ist super wichtig!
✨Präsente Online-Portfolios
Stell sicher, dass dein Online-Portfolio gut aussieht und alle deine besten Arbeiten zeigt! Plattformen wie Behance oder sogar deine eigene Webseite können dir helfen, dich von der Masse abzuheben. Klare, ansprechende Darstellungen deiner Projekte können einen großen Unterschied machen.
✨Bewerbungs-Strategien für den Architekturmarkt
Schau dir die Karriereseiten von Architekturfirmen direkt an, wie Buro Happold Limited. Dort findest du oft Stellenangebote, die nicht auf den großen Jobportalen gepostet werden. Ein direkter Bewerbungsweg kann dir einen Vorteil verschaffen!
✨Involviere dich in Architekturprojekte
Wenn du die Möglichkeit hast, an Open-Source-Architekturprojekten oder Benton/Studentenprojekten teilzunehmen, nutze diese. Es zeigt Engagement, Kreativität und kann dir helfen, wertvolle Kontakte in der Branche zu knüpfen. Je mehr du sichtbar bist, desto besser!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Portfolio ist King!:Im Bereich Architektur zählt dein Portfolio mehr als alles andere. Achte darauf, dass es nicht nur deine besten Projekte zeigt, sondern auch deine Designprozesse und die Verwendung verschiedener Techniken. Verlinke es in deinem CV, damit wir sofort einen Eindruck von deinem Stil und deiner Herangehensweise gewinnen können!
Technische Zeichnungen und CAD-Kenntnisse:Stelle sicher, dass deine technischen Fähigkeiten im Vordergrund stehen. Nenn unbedingt deine Kenntnisse in CAD-Software und anderen relevanten Programmen wie SketchUp oder Revit in deinem Lebenslauf. Wir suchen nach jemandem, der nicht nur kreativ ist, sondern auch die technischen Anforderungen der Architektur beherrscht.
Das richtige Maß an Enthusiasmus:In deinem Bewerbungsschreiben solltest du deine Begeisterung für Architektur und dein Interesse an Buro Happold Limited klar zeigen. Erzähl uns, warum du Teil unseres Teams werden möchtest und was du von dieser Vollzeitstelle erwartest. Wir lieben es, mit Menschen zu arbeiten, die eine Leidenschaft für ihre Arbeit haben!
Referenzen nicht vergessen:Falls du bereits Praktika oder Projekte abgeschlossen hast, die dein Können zeigen, vergiss nicht, deine Referenzen anzugeben. Kontakte aus früheren Arbeitsverhältnissen oder Hochschullehrern, die dir eine gute Bewertung geben können, sind Gold wert. Das zeigt uns, dass du in der Branche vernetzt bist und von anderen geschätzt wirst!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Buro Happold Limited vorbereitet
✨Portfolio im Fokus
Stell sicher, dass dein Portfolio bereit ist, um während des Interviews präsentiert zu werden. Nutze es, um deine besten Projekte zu zeigen und die verschiedenen Phasen deiner Designs zu erläutern. Denk daran, deine Herangehensweise und kreativen Lösungen klar zu kommunizieren!
✨Technische Fragen nicht unterschätzen
Bereite dich auf technische Fragen vor, die sich auf Bauvorschriften, Materialwahl und Konstruktionsmethoden beziehen könnten. Oft wollen Interviewer sicherstellen, dass du die Grundlagen der Architektur beherrschst und diese im Gespräch detailliert erklären kannst.
✨Teamarbeit betonen
Da du in Vollzeit arbeiten wirst, ist Teamarbeit entscheidend. Sei bereit, Beispiele zu nennen, wo du erfolgreich in einem Team gearbeitet hast. Highlight, wie du Konflikte gelöst und verschiedene Perspektiven berücksichtigt hast – das zeigt, dass du ein Teamplayer bist!
✨Einblicke in die Designphilosophie
Sei vorbereitet, über deine Designphilosophie und Inspirationsquellen zu sprechen. Interviewer möchten oft wissen, wie du denkst und was dich antreibt – das gibt ihnen ein besseres Gefühl für deine Kommunikationsfähigkeiten und Kreativität.
