Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze Führungskräfte in einem dynamischen, internationalen Umfeld und organisiere komplexe Abläufe.
- Unternehmen: Buro Happold - ein innovatives Unternehmen, das nachhaltige Lösungen für die Zukunft gestaltet.
- Vorteile: 30 Urlaubstage, hybrides Arbeiten, regelmäßige Teamevents und ein strukturiertes Karriereprogramm.
- Weitere Informationen: Moderne Büros in Berlin und internationale Großprojekte warten auf dich!
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams, das positive Veränderungen für Umwelt und Gesellschaft bewirkt.
- Qualifikationen: Erfahrung als Executive Assistant, fließende Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Organisationstalent.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 48000 - 68000 € pro Jahr.
Bei Buro Happold stellen wir den Status Quo in Frage und bewirken Großes. Als international renommiertes Unternehmen gestalten wir nachhaltige Städte, Infrastrukturen und Gebäude, um den Klimawandel aktiv zu bekämpfen. Unsere Leidenschaft für ganzheitliche Lösungen und innovative Technologien treibt uns an, optimale Antworten auf die drängendsten Fragen unserer Zeit zu finden. Buro Happold schafft ein Arbeitsumfeld, in dem sich Herzlichkeit und Professionalität vereinen. Wir glauben an organisches Wachstum, eine Beteiligungskultur und die Kraft unseres globalen Netzwerks. Eine Karriere bei uns bedeutet, Teil eines Teams zu sein, das mit Leidenschaft und Expertise positive Veränderungen für Kunden, Umwelt und Gesellschaft schafft.
Du hast Lust, Teil dieses engagierten Teams zu sein und gemeinsam einen Unterschied zu machen? - Das ist deine Chance!
Deine Rolle
Als Executive Assistant (m/w/d) entlastest du unsere Führungskräfte im Bereich Technische Gebäudeausrüstung in einem anspruchsvollen, international ausgerichteten Arbeitsumfeld. Die Rolle ist geprägt von hoher Dynamik, vielen Kundenterminen und komplexen Prioritäten - genau hier bringst du Struktur, Überblick und Verlässlichkeit hinein. Du bist zentrale Anlaufstelle für Kommunikation, Termin- und Reiseplanung sowie die inhaltliche Vorbereitung geschäftsrelevanter Themen. Mit deinem Organisationstalent, deiner vorausschauenden Arbeitsweise und deinem klaren Blick fürs Wesentliche stellst du sicher, dass die täglichen Abläufe effizient und reibungslos funktionieren.
Deine Aufgaben
- Eigenständiges Management von Kalendern, Meetings, Prioritäten und Deadlines
- Organisation nationaler und internationaler Reisen sowie kurzfristiges Umdisponieren (inklusive Reisekostenabrechnung)
- Enge Zusammenarbeit mit dem Office Management Team bei Reise- und Terminabstimmungen
- Vorausschauendes Handeln und frühzeitiges Erkennen von Engpässen
- Selbstständiges Bearbeiten, Priorisieren und Strukturieren von E-Mails und Anfragen
- Zentrale Ansprechperson für interne Teams, Kund*innen und externe Partner
- Sicherstellen eines verlässlichen Informationsflusses über mehrere Standorte hinweg
- Erstellung, Überarbeitung und inhaltliche Vorbereitung von Präsentationen und Briefings
- Recherche, Aufbereitung und Zusammenstellung relevanter Informationen für Meetings
- Unterstützung bei projektbezogenen administrativen Aufgaben (z.B. Datenpflege in Deltek, SharePoint Strukturen, Vertragsmanagement)
- Einführung und Optimierung effizienter Arbeitsabläufe
- Aktives Mitdenken und eigenständiges Setzen von Prioritäten
- Entlastung der Führungskräfte, indem du Entscheidungen vorbereitest und Prozesse steuerst
Das bringst du mit
- Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Partner Assistant oder in vergleichbarer Position
- Professionelles Auftreten, ausgeprägte Serviceorientierung und absolute Diskretion
- Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sehr gute Kenntnisse in PowerPoint, MS Teams, SharePoint und idealerweise Deltek
- Hohe Eigenständigkeit, strukturierte Arbeitsweise und Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
- Stressresistenz und ein souveräner Umgang mit gleichzeitig laufenden Themen
Soft Skills, die entscheidend sind
- Proaktivität
- Multitasking & Stressresistenz
- Struktur & Selbstständigkeit
- Kommunikationsstärke
Nice to have
- Erfahrung im technischen Umfeld (Ingenieurwesen, Architektur, Bauwesen)
- Routine in der Zusammenarbeit mit internationalen Stakeholdern
Das Erwartet Dich Bei Uns
- eine einzigartige, interdisziplinäre Umgebung mit internationalen Großprojekten
- Zusammenarbeit mit unseren Niederlassungen rund um die Welt
- ein modernes Büro im Herzen Berlins mit professionellen, technisch hochwertig ausgestatteten Arbeitsplätzen
- hybrides Arbeiten vom Büro und aus dem Home-Office sowie Flexibilität unserer Positionen für Teilzeit und Vollzeit
- 30 Urlaubstage
- ein Jahresgehalt von 48.000€ bis 68.000€ - je nach Berufserfahrung und Qualifikation
- Sprachkurse für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Das Gibt’s Obendrauf Als Benefits
- regelmäßige Teamevents, Sportangebote, Sommerfest, Weihnachtsfest sowie musikalische und kulturelle Events (Konzerte, Filmabende, Karaoke etc.)
- ein Mental-Wellbeing-Programm sowie ein individuelles Benefit-Programm mit den Schwerpunkten Sport, Mobilität und Altersvorsorge
- Angebot von Weiterbildungen und ein strukturierter Karrierepfad
- jährliche Entwicklungsgespräche, flache Hierarchien und kurze Kommunikationswege mit der Möglichkeit, neue Ideen einzubringen
- Mitgestaltung von Beginn der Karriere an (YEF- Young Employee Forum)
- Lunchroulette
Interested? Intrigued? Inspired? - Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!
Executive Assistant (m/w/d) Arbeitgeber: Buro Happold
Buro Happold ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern eine einzigartige, interdisziplinäre Umgebung mit internationalen Großprojekten bietet. In Hamburg erwartet dich ein modernes Büro, flexible Arbeitsmodelle und zahlreiche Benefits wie 30 Urlaubstage, regelmäßige Teamevents und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten, die deine berufliche Entwicklung unterstützen. Hier kannst du aktiv an nachhaltigen Lösungen arbeiten und Teil eines engagierten Teams werden, das positive Veränderungen für die Gesellschaft bewirken möchte.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Assistant (m/w/d) erhalten könntest
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Executive Assistant interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits bei Buro Happold arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Projekte von Buro Happold und überlege dir, wie deine Fähigkeiten als Executive Assistant dazu beitragen können, die Herausforderungen des Unternehmens zu meistern.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung die richtigen Leute erreicht und du die besten Chancen hast, Teil unseres großartigen Teams zu werden.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach authentischen Menschen, die zu uns passen und die Leidenschaft für das, was sie tun, zeigen.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So wird es für uns einfacher, deine Qualifikationen zu erkennen.
Zeig deine Motivation!:Erkläre in deinem Anschreiben, warum du Teil unseres Teams werden möchtest. Was reizt dich an der Position als Executive Assistant? Deine Begeisterung wird uns überzeugen!
Bewerbung über unsere Website!:Vergiss nicht, deine Bewerbung über unsere Website einzureichen. Das macht es für uns einfacher, alle Unterlagen zu verwalten und sicherzustellen, dass nichts verloren geht.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Buro Happold vorbereitet
✨Mach dich mit der Unternehmenskultur vertraut
Bevor du zum Interview gehst, informiere dich über die Werte und die Kultur von Buro Happold. Sie legen großen Wert auf Nachhaltigkeit und Teamarbeit. Zeige in deinem Gespräch, dass du diese Werte teilst und bereit bist, aktiv zur positiven Veränderung beizutragen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten als Executive Assistant unter Beweis stellen. Sei bereit, Beispiele für deine Organisationstalente, Multitasking-Fähigkeiten und proaktives Handeln zu geben, um zu zeigen, dass du die Anforderungen der Rolle verstehst.
✨Stelle kluge Fragen
Bereite einige durchdachte Fragen vor, die du während des Interviews stellen kannst. Frage nach den Herausforderungen, die das Team aktuell hat, oder wie der Erfolg in der Rolle gemessen wird. Das zeigt dein Interesse und deine Bereitschaft, dich aktiv einzubringen.
✨Präsentiere dich professionell
Achte darauf, dass dein Auftreten sowohl professionell als auch freundlich ist. Kleide dich angemessen und sei pünktlich. Ein souveränes Auftreten kann einen großen Unterschied machen, besonders in einem dynamischen Umfeld wie dem von Buro Happold.
