Assistenz der Geschäftsführung bzw. Executive Assistent (m/w/d)

Assistenz der Geschäftsführung bzw. Executive Assistent (m/w/d)

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine Assistenz der Geschäftsführung bzw. Executive Assistent (m/w/d) vorzugsweise in Vollzeit (mind. 35 h pro Woche).

Zu Ihren Kernaufgaben bei uns gehören:

• die vertrauliche, zuverlässige sowie entlastende Unterstützung der Geschäftsführerin – organisatorisch und administrativ,
• das Führen des Terminkalenders inklusive Fristenkontrolle,
• die Übernahme der Verantwortung von Teilprojekten einhergehend mit projektbezogenen Recherchen, Aufbereitung von Daten und der Beschaffung von Informationen,
• die Besetzung und Koordination der Schnittstellen der Geschäftsleitung zu allen Unternehmensbereichen, externen Partnern und relevanten Körperschaften,
• zukünftig die Sicherstellung der Budgetkontrolle in Zusammenarbeit mit dem Finanzwesen,
• die Strukturierung und Sortierung der Ablagen, Akten, Datensammlungen im Bereich der Geschäftsleitung,
• die selbständige Abwicklung geschäftlicher und z.T. auch privater Korrespondenz der Geschäftsführung mit geschäftlichem Bezug,
• die vertretungsweise Steuerung von anderen Stabsstellen und Teams, die noch keine eigne Führungskraft haben,
• die Erarbeitung von Entscheidungsvorlagen und das Anfertigen von Reportings in allen BWL-Grundgebieten (in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Fachabteilungen und Führungskräften) sowie die Anfertigung von Ad-Hoc-Auswertungen und
• die Erstellung von Protokollen verschiedener Art in Verbindung mit inhaltlicher Nachkontrolle.

Wenn Sie:

• Interesse an einer engen Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung eines erfolgreichen und wachsenden Unternehmens haben und ggf. das Ziel verfolgen, sich selbst beruflich überdurchschnittlich zu entwickeln,
• entweder über ein abgeschlossenes Studium im kaufmännischen, volkswirtschaftlichen oder juristischen Bereich oder einen kaufmännischen Berufsabschluss in Verbindung mehrjähriger Berufserfahrung verfügen,
• einschlägige Berufserfahrung in mittelständigen, idealer Weise auch inhabergeführten Unternehmen vorweisen können,
• sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Excel und Word mitbringen und wünschenswerter Weise digital affin sind und sich für neue Informationstechnologien interessieren,
• über starke organisatorische Fähigkeiten verfügen und effektiv priorisieren und auch delegieren können,
• die Fähigkeit besitzen, sich schnell in neue Sachverhalte einfinden zu können,
• eine hohe Sozialkompetenz besitzen, begeisterungsfähig sind und sich durch ein ausgeprägtes Kommunikationsgeschick auszeichnen,
• Deutsch und vorzugsweise auch Englisch in Worten und Schrift beherrschen sowie
• mobil sind, mindestens die Führerscheinklasse B besitzen und Reisebereitschaft für gelegentliche Dienstreisen mitbringen,

dann sind Sie richtig bei uns!

Bei uns erwarten Sie:

• ein innovatives und voll biologisches Verpflegungskonzept, welches Sie zeitlich und finanziell entlastet, sowie eine Vitamin- und Snackbar,
• eine angemessene und marktgerechte Entlohnung mit entsprechender Anerkennung von Mehrleistung und Bereitstellung individueller Corporate Benefits,
• ein unternehmensinterner Coach, der Sie auf vertraulicher Basis und losgelöst von bestehenden Hierarchieebenen individuell dabei unterstützen kann, private- und berufliche Herausforderungen zu meistern und Ziele besser zu erreichen,
• individuell auf Sie und Ihre Bedürfnisse abgestimmte Fort- und Weiterbildungen,
• eine flache Organisationsstruktur, mittelfristig gepaart mit vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten für Sie,
• die Möglichkeit der Mitarbeit an wirklich sinnstiftenden Projekten u.a. mit sozialem Bezug und unter Einbindung moderner Technologien wie z.B. Artifical Intelligence und

moderne digitalisierte Arbeitsplätze in Verbindung mit der Möglichkeit des mobilen Arbeitens und der Bereitstellung der für Ihre Arbeit notwendigen technischen Unterstützung.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung sowie Ihrer Verfügbarkeit, vorzugsweise per E-Mail an oder postalisch an:

– Personalabteilung –

Albert-Einstein-Ring 11

D-14532 Berlin-Kleinmachnow

Bitte beachten Sie, dass wir postalische Bewerbungsunterlagen nur mit beigefügtem, vorfrankierten Rückumschlag zurücksenden.

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