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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage office operations and create a welcoming environment for all team members.
- Arbeitgeber: Join Factworks, a global market research company serving Silicon Valley giants and innovative startups.
- Mitarbeitervorteile: Flexible part-time hours with a minimum of 30 hours per week and a supportive team culture.
- Warum dieser Job: Be the heart of our international team while contributing to exciting events and projects.
- Gewünschte Qualifikationen: 3+ years in office management or event planning; fluent in German and proficient in English.
- Andere Informationen: Embrace diversity and inclusion in a workplace that values equal opportunities for everyone.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
In deiner Rolle als Office Manager/Events Organizer (m/w/d) übernimmst du die eigenständige Verantwortung für unser Büromanagement und schaffst eine Atmosphäre, in der sich alle Mitarbeitenden wohlfühlen und beste Rahmenbedingungen vorfinden, um motiviert und effizient arbeiten zu können.
Dazu gehören u.a. die folgenden Aufgaben:
- Gewährleistung eines reibungslosen Büroalltags bspw. durch vorausschauende Büroorganisation, Koordination von Lieferanten und Dienstleistern, Management der Mobilfunkverträge, Material- und Getränkebestellungen
- Als Allrounder bist du eine Unterstützung für unser gesamtes internationales Team, der mit Freude sowohl große Aufgaben meistert, aber auch die kleinen Dinge gern erledigt wie bspw. Pflege unserer Büropflanzen, anspruchsvolle Recherchetätigkeiten, Reisebuchungen, Optimierung von Prozessen
- Mit deiner freundlichen, offenen und verbindlichen Art bist du zentrale/r Ansprechpartner/in bspw. für Fragen seitens unserer Hausverwaltung, Klärung sämtlicher Themen mit unseren Untermietern, Empfang von Gästen
- Du übernimmst klassische Sekretariatsaufgaben wie bspw. Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Verwaltung von Terminen, Vorbereitung von Meetings und Dokumenten, Pflege unserer Ablagestruktur
- Neben der Unterstützung für das Projektteam arbeitest du eng mit der Geschäftsführung und der Personalleitung insbesondere bei administrativen Themen zusammen wie bspw. Vorbereitung von Dokumenten, Buchung und Organisation von Weiterbildungen
- Für unsere regelmäßigen Teamevents und Firmenfeiern bringst du Ideen ein und bist federführend in die Planung und Organisation involviert.
Du hast mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer Office Management Position, in der Hotellerie, im Event Management oder in einem vergleichbaren Bereich. Du sprichst Deutsch auf muttersprachlichem Niveau und hast sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift (Englisch ist unsere Unternehmenssprache). Du besitzt ein hohes Verantwortungsbewusstsein für den eigenen Aufgabenbereich sowie Flexibilität, Sorgfalt und Zuverlässigkeit. Deine sehr gute Organisationsfähigkeit kombinierst du mit einer strukturierten, effizienten und lösungsorientierten Arbeitsweise. Du bist kommunikationsstark und mitarbeiterorientiert, denkst mit und bist ein Teamplayer. Im Umgang mit den Office-Anwendungen Excel, Word, PowerPoint und Outlook bist du versiert und souverän.
Was wir bieten:
- Als Teil von Factworks, einem globalen Marktforschungsunternehmen, das für Silicon Valley-Giganten und innovative Start-ups strategische Forschungsfragen löst, wirst du zur guten Seele unseres internationalen Teams.
- In dieser spannenden Position ist eine Teilzeitbeschäftigung mit mindestens 30 Stunden möglich (5 Tage pro Woche, Kernzeit 10:00 – 14:00 Uhr).
Wer wir sind:
Factworks setzt sich für einen vielfältigen und integrativen Arbeitsplatz ein. Wir fördern Chancengleichheit unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität.
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Office Manager/Events Organizer (m/w/d) Arbeitgeber: Businesslocationcenter
Kontaktperson:
Businesslocationcenter HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager/Events Organizer (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die in ähnlichen Positionen arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dir über die Unternehmenskultur von Factworks informierst. Zeige, dass du die Werte des Unternehmens verstehst und wie du dazu beitragen kannst, eine positive Atmosphäre im Büro zu schaffen.
✨Tip Nummer 3
Sei bereit, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung zu nennen, die deine Organisationsfähigkeiten und Teamarbeit unter Beweis stellen. Überlege dir, wie du Herausforderungen gemeistert hast und welche Erfolge du erzielt hast.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. In der Rolle als Office Manager/Events Organizer ist es wichtig, schnell auf Veränderungen reagieren zu können. Teile Beispiele, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit unerwarteten Situationen umgegangen bist.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager/Events Organizer (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über Factworks und deren Unternehmenskultur. Besuche die offizielle Website, um mehr über ihre Werte, Projekte und das Team zu erfahren.
Anpassung deiner Unterlagen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben auf die spezifischen Anforderungen der Position als Office Manager/Events Organizer zugeschnitten sind. Betone deine Erfahrungen im Büromanagement und Event-Management.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Leidenschaft für die Rolle und deine Fähigkeiten zur Organisation und Kommunikation darlegst. Zeige, wie du zur positiven Atmosphäre im Büro beitragen kannst.
Prüfung der Bewerbung: Überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Fehler. Achte darauf, dass deine Kontaktdaten korrekt sind und dass du alle geforderten Informationen bereitstellst, bevor du deine Bewerbung über unsere Website einreichst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Businesslocationcenter vorbereitest
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine bisherigen Erfahrungen im Büromanagement oder Event-Management zu teilen. Erkläre, wie du Herausforderungen gemeistert und Prozesse optimiert hast.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da du als zentrale/r Ansprechpartner/in fungieren wirst, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe, klar und freundlich zu kommunizieren, sowohl in Deutsch als auch in Englisch.
✨Sei bereit für praktische Fragen
Erwarte Fragen zu spezifischen Aufgaben, die du in der Rolle übernehmen würdest, wie z.B. die Koordination von Lieferanten oder die Organisation von Teamevents. Überlege dir im Voraus, wie du solche Situationen angehen würdest.
✨Betone deine Teamfähigkeit
Hebe hervor, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast. Zeige, dass du ein Teamplayer bist, der bereit ist, sowohl große als auch kleine Aufgaben mit Freude zu erledigen.
