Organisation und kaufmännische Verwaltung
Vollzeit oder Teilzeit ab 30 Wochenstunden · Essen
BUTEO ist eine Unternehmensgruppe mit den Bereichen Immobilien, Handel und Handwerk. Wir entwickeln, vermieten und verwalten eigene Wohn-, Büro- und Gewerbeimmobilien sowie Grundstücke in Essen.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine Verwaltungsassistenz im Bereich Office Management. In dieser vielseitigen Position sorgen Sie für einen gut organisierten Büroalltag, übernehmen kaufmännische und administrative Aufgaben und arbeiten eng mit der Unternehmensleitung zusammen.
Ihre Aufgaben
- Organisation und Koordination der allgemeinen Büro- und Verwaltungsabläufe.
- Bearbeitung der eingehenden Post, E-Mails und Telefonanfragen sowie Betreuung zentraler E-Mail-Postfächer.
- Termin- und Kalenderkoordination sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen.
- Nachverfolgung von Aufgaben, Wiedervorlagen und Fristen.
- Unterstützung der Unternehmensleitung bei organisatorischen und administrativen Themen.
- Pflege und strukturierte Ablage von Unterlagen, Stammdaten und Geschäftskorrespondenz.
- Unterstützung in der Personaladministration, beispielsweise bei der Pflege von Personalunterlagen und der Koordination organisatorischer Abläufe.
- Verwaltung von Verträgen und Versicherungsunterlagen einschließlich der Überwachung von Laufzeiten und Kündigungsfristen.
- Prüfung und Erstellung von Rechnungen sowie Vorbereitung von Unterlagen für die Buchhaltung.
- Koordination externer Dienstleister und Unterstützung bei der Fuhrparkverwaltung.
- Organisation von Geschäftsreisen, Besprechungen und betrieblichen Veranstaltungen.
- Eigenständige Bearbeitung kleinerer Projekte und administrativer Sonderthemen für BUTEO und die verbundenen Unternehmen.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Berufserfahrung in der Büroorganisation, Verwaltung oder einer vergleichbaren Assistenzfunktion.
- Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Arbeitsmitteln.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei unterschiedlichen Aufgaben den Überblick zu behalten.
- Eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise.
- Zuverlässigkeit, Diskretion und ein verantwortungsbewusster Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Ein freundliches, professionelles Auftreten sowie Freude an der Zusammenarbeit mit Kollegen, Geschäftspartnern und Dienstleistern.
Das biten wir Ihnen
- Einen sicheren Arbeitsplatz in einer Unternehmensgruppe.
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit direkter Zusammenarbeit mit der Unternehmensleitung.
- Eigenverantwortliche Aufgaben und die Möglichkeit, organisatorische Abläufe aktiv mitzugestalten.
- Attraktive Verdienstmöglichkeiten.
- Flexible Arbeitszeiten von Montag bis Freitag.
- Ein angenehmes Arbeitsumfeld mit moderner technischer Ausstattung.
- Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterbildung.
- Einen Arbeitsplatz an der Alfredstraße in Essen.
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