Teamassistenz (m/w/d) aka “Office-Held:in” – Teilzeit (20 Std./Woche)

Wir suchen ab sofort einen motivierten Allrounder (m/w/d) für die Unterstützung unseres Teams in Office-Fragen von A-Z. Als kommunikative Teamassistenz (m/w/d) übernimmst Du neben dem allgemeinen Office-Management die wichtige Aufgabe, proaktiv, selbständig und gestalterisch unser Office zu organisieren.

Optimierung der Büroorganisation: Du bist für die allgemeine Büroorganisation verantwortlich und optimierst bestehende Prozesse z.B. Beschaffung von Büromaterialien, Sicherstellung eines Clean-Offices, Bearbeitung von Postein- und ausgang, Bestellung von Food and Beverage u.v.m.

Durchführung von Office-Projekten: Du unterstützt das Team bei der Durchführung verschiedener Projekte und verantwortest eigene Projekte zur Weiterentwicklung unseres Offices (Team-Events, Arbeitsschutz, alles rund um die Immobilie etc.).

Ansprechperson, Empfang, Meetingvorbereitungen und Terminplanung: Du bist die zentrale Ansprechperson für unsere Mitarbeitenden, empfängst unsere Gäste mit einem Lächeln, bereitest unsere Meetingräume vor und behältst immer den Überblick über die Terminplanung.

Ziel Deiner Mission: Alles in allem bist Du unsere gute byte-Seele und sorgst dafür, dass sich unser Team wohlfühlt, zudem planst und organisierst Du tolle Team-Events.

Dein Portfolio: Du kommst als Teamassistenz (m/w/d) auch in hektischen Situationen nicht aus der Ruhe, behältst den Überblick, egal was passiert und bist die gute Seele, auf die wir uns verlassen können.

Dein Background: Du hast eine kaufmännische oder dienstleistungsorientierte Ausbildung z.B. als Hotelfachfrau bzw. Hotelfachmann (m/w/d), Kauffrau bzw. Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung abgeschlossen; Quereinsteiger:innen (m/w/d) sind ausdrücklich willkommen!

Deine bisherigen Erfahrungen: Du bringst erste relevante Berufserfahrungen als Office Manager (m/w/d), Front Desk Agent (m/w/d), Feelgood Manager (m/w/d), Backoffice Manager (m/w/d) oder Teamassistenz (m/w/d) mit oder besitzt Erfahrung in einer vergleichbaren Position mit viel Kundenkontakt.

Dein Toolkit: Du verfügst über sehr gute MS Office-Kenntnisse und eine Affinität zu digitalen Tools. Darüber hinaus hast Du Kenntnisse im Projektmanagement.

Deine Soft-Skills: Du hast eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, bist ein Organisationstalent, teamfähig, kreativ und kundenorientiert.

Dein Anspruch: Du zeichnest Dich durch eine selbstständige und sehr strukturierte Arbeitsweise aus und besitzt die notwendige Gelassenheit, um auch in stressigen Phasen mehrere Aufgaben gleichzeitig im Blick zu behalten.

Deine Superpower: Du bist ein wahres Organisationstalent mit einer Hands-on-Mentalität, überzeugst durch Dein proaktives Wesen im „daily business“ und hast einen stark ausgeprägten Dienstleistungsgedanken.

Deine Sprache: Du hast Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau (C2) sowie gute Englischkenntnisse.

Bereitschaft zur Sicherheitsüberprüfung: Du bist bereit, Dich einer staatlichen Sicherheitsüberprüfung nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG) zu unterziehen, die erforderlich werden kann. Die Zustimmung zur Sicherheitsüberprüfung ist Bestandteil des Arbeitsvertrags.

Job mit Sinn: Wir stellen den Menschen mit seinen Bedürfnissen und Erwartungen in den Mittelpunkt – fachlich und persönlich.

Das findest Du bei uns:

• Impact: Wir verfolgen ein gemeinsames großes Ziel: eine digitale Verwaltung in Bayern, die allen Menschen das Leben erleichtert.
• Urlaub: Bei der byte gibt es 30 Urlaubstage im Jahr. Und wenn einmal Überstunden anfallen, können diese durch freie Tage ausgeglichen werden.
• Gestaltungsspielraum: Wir glauben an flache Hierarchien und befähigen Dich, Themen eigenverantwortlich in die Hand zu nehmen.
• Weiterentwicklung: Wir fördern Deine individuelle Entwicklung – fachlich wie persönlich.
• Vielfalt: Für uns zählen Deine Persönlichkeit und Deine Motivation – unabhängig von Alter, Herkunft und sexueller Orientierung.
• State of the Art: Wir wenden moderne Methoden der Digitalwirtschaft und Start-up-Welt an. Dafür arbeiten wir in agilen, crossfunktionalen Teams und mit modernstem Equipment.
• Benefit: Du wirst bei der Zusatzversorgungskasse Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) zusätzlich rentenversichert. Wir bieten regelmäßig freiwillige Team-Events an und sind Egym-Wellpass Firmenfitness-Partnerin.
• Sicherheit & faire Bezahlung: Als öffentlich finanziertes Unternehmen orientieren wir uns am TV-L. Dadurch bilden wir stets die Tariferhöhungen ab, die zentral verhandelt werden.

Über uns: Wir sind byte – die Bayerische Agentur für Digitales. Als Digitalagentur des Freistaats Bayern haben wir den Anspruch, moderne Methoden der Digitalwirtschaft und Start-Up-Welt in den staatlichen Bereich zu übertragen sowie dauerhaft eigene digitale Expertise für den Staat aufzubauen.