Deine Aufgaben
- Geschäftsführungsunterstützung: Du entlastest die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und organisierst Termine, Reisen und Korrespondenz vorausschauend. Du bist erste Ansprechperson für interne und externe Anfragen und behältst Prioritäten und Fristen stets im Blick.
- Vorbereitung und Nachverfolgung: Du bereitest Meetings, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen sorgfältig vor und übernimmst Protokolle und Follow-ups. Zahlen und Auswertungen bereitest Du mit Office 365 und PowerBI verständlich auf, damit Beschlüsse fundiert getroffen und zuverlässig umgesetzt werden.
- Dokumentenverwaltung in DD-Prozessen: Du verwaltest Unterlagen in Due-Diligence-Prozessen strukturiert und pflegst den Datenraum. Du erkennst fehlende oder veraltete Dokumente frühzeitig und stimmst Dich dazu mit internen Teams und externen Beteiligten ab.
- Ablage: Du entwickelst und pflegst eine klare, einheitliche Ablagestruktur in unserer Office-365-Umgebung, in der Verträge, Protokolle und Berichte jederzeit auffindbar und sauber versioniert sind. Damit schaffst Du die Grundlage für schnelles und transparentes Arbeiten.
- KI-Optimierung: Du erkennst Verbesserungspotenziale in bestehenden Abläufen und entwickelst gemeinsam mit uns effizientere Lösungen. Dabei setzt Du KI-Tools gezielt ein, etwa zur Dokumentenanalyse und Zusammenfassung, und treibst deren Einführung im Arbeitsalltag aktiv voran.
Dein Profil
- Ausbildung: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium in einer vergleichbaren Richtung.
- Erfahrung: Du bringst mehrjährige Erfahrung in der Assistenz von Geschäftsführung oder Vorstand mit. Erste Berührungspunkte mit Due-Diligence-Prozessen sind von Vorteil.
- Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert, eigenständig und mit hohem Qualitätsanspruch. Auch bei hohem Arbeitsaufkommen behältst Du den Überblick und setzt klare Prioritäten.
- Digitale Kompetenz und KI-Affinität: Du arbeitest sicher mit Office 365, und PowerBI ist Dir nicht fremd. Du findest Dich schnell in neue Tools ein und hast Freude daran, KI-Anwendungen sinnvoll in Arbeitsabläufe zu integrieren.
- Diskretion: Du trittst professionell und freundlich auf, kommunizierst klar auf sehr gutem Deutsch und gehst mit vertraulichen Informationen absolut verantwortungsvoll um.
Warum wir?
- Zentrale Rolle in einer wachstumsstarken, unternehmergeführten Buy-&-Build-Plattform mit tiefen Einblicken und spannenden Themen.
- Gestaltungsspielraum bei Aufbau und Weiterentwicklung der administrativen Prozesse.
- Kurze Entscheidungswege in einem kleinen, schlagkräftigen Holding-Team.
So erreichst Du uns
Interesse? Dann bewirb Dich auf einem für Dich passenden Weg.
- Direkt per Mail an Dennis.weichert@caelium.de
- Via LinkedIn an Dennis Weichert
- Direkt online über das Stellenangebot
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Wir freuen uns auf Deine Bewerbung.
Über uns
Die caelium Gruppe ist eine Buy-&-Build-Plattform im Handwerkssektor Sanitär, Heizung, Klima (SHK/TGA). Wir bauen deutschlandweit regionale Cluster leistungsstarker Fachbetriebe auf – mit dem Ziel, sie zu einer Gruppe leistungsstarken zusammenzuführen.
Unser Ansatz: unternehmerische Eigenständigkeit vor Ort, kombiniert mit einer schlanken, professionellen Konzernstruktur. Wir stehen noch am Anfang eines ambitionierten Wachstumspfads – und suchen Persönlichkeiten, die aus jeder Akquisition den größtmöglichen Wert herausholt.
