Accounting Assistant and Administration Officer

Our Common Home ist ein globales Netzwerk, das diejenigen, die aus der bestehenden Klimabewegung ausgeschlossen sind, in das Gespräch darüber einbezieht, wie sie ihre Umwelt auf ihre eigene Weise schützen können. Unsere Netzwerkorganisationen, die in kritischen Nationen auf der ganzen Welt ansässig sind, arbeiten daran, Klima und Umwelt aus den Polarisierungsdynamiken herauszunehmen, die zunehmend die Möglichkeit untergraben, die breite Unterstützung zu erreichen, die für effektives Handeln im Bereich Umwelt erforderlich ist. Unsere fast 20 Netzwerkorganisationen sind über fünf Kontinente verteilt und werden von einem globalen Team unterstützt, das weltklasse Exzellenz in Kampagnen, Wirkungsanalyse, Forschung und Betrieb bietet.

Hinter dem Netzwerk steht ein in der Schweiz ansässiger Verein, der als Gründer und Geldgeber der rechtlich unabhängigen Einheiten fungiert, die das Netzwerk bilden.

Berichtet an: Finanzdirektor

Der Accounting and Administration Officer unterstützt das Finanzteam, indem er die täglichen finanziellen Transaktionen durchführt, genaue Finanzunterlagen für den Schweizer Verein führt und die administrative Compliance mit den relevanten Schweizer Gesetzen sicherstellt. Diese Rolle konzentriert sich hauptsächlich auf die Verarbeitung von Zahlungen, das Management von Rechnungen, grundlegende Buchhaltungsaufgaben, die Verwaltung der Löhne und die Sicherstellung, dass alle Transaktionen und administrativen Prozesse den finanziellen Verfahren des Schweizer Vereins und den lokalen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Der Officer wird zur reibungslosen Durchführung der finanziellen und administrativen Abläufe beitragen und somit zur allgemeinen finanziellen Gesundheit und Nachhaltigkeit der Organisation.

Hauptverantwortlichkeiten

• Tägliche Finanzoperationen
• Führen Sie genaue und aktuelle Finanzunterlagen für den Schweizer Verein und stellen Sie die Konsistenz mit internen Richtlinien und lokalen Vorschriften sicher.
• Verarbeiten und verwalten Sie Verbindlichkeiten und Forderungen, um sicherzustellen, dass Zahlungen zeitgerecht erfolgen.
• Erfassen und abstimmen von Banktransaktionen, um sicherzustellen, dass Unstimmigkeiten umgehend angesprochen werden.
• Verwalten Sie Spesenberichte und stellen Sie die ordnungsgemäße Dokumentation und zeitgerechte Abstimmung sicher.
• Unterstützen Sie bei der Erstellung von monatlichen und jährlichen Finanzberichten für das obere Management und den Vorstand.
• Unterstützen Sie bei der Erstellung von Finanzberichten gemäß den geltenden Standards und Vorschriften.
• Aktualisieren Sie das Kontenverzeichnis und stellen Sie eine genaue Codierung für Finanztransaktionen sicher.
• Unterstützen Sie bei Jahresabschlussprüfungen, indem Sie den Prüfern die erforderliche Dokumentation zur Verfügung stellen und auf Anfragen reagieren.
• Lohn- und HR-Administration
• Verwalten Sie den monatlichen Lohnprozess für in der Schweiz ansässige Mitarbeiter und stellen Sie die genaue und zeitgerechte Berechnung von Gehältern, Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern gemäß dem Schweizer Arbeitsrecht und den Vorschriften sicher.
• Koordinieren Sie bei Bedarf mit externen Lohnabrechnungsdienstleistern oder HR-Partnern.
• Verarbeiten Sie die Dokumentation zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter in Bezug auf Finanzen und Löhne und verwalten Sie Änderungen der Mitarbeiterdaten.
• Sicherstellen, dass Zahlungen und Berichterstattung an die relevanten Sozialversicherungs- und Steuerbehörden zeitgerecht erfolgen.
• Compliance und interne Kontrollen
• Sicherstellen der Einhaltung lokaler Steuergesetze, finanzieller Vorschriften und organisatorischer Richtlinien.
• Helfen Sie bei der Implementierung und Aufrechterhaltung der internen Kontrollsysteme, um Fehler oder Betrug bei finanziellen Transaktionen zu verhindern.
• Unterstützen Sie bei der Verwaltung der Beziehungen zu externen Prüfern und stellen Sie die Einhaltung der regulatorischen Anforderungen sicher.
• Sicherstellen, dass alle Finanzunterlagen gemäß den lokalen und internationalen Standards aufbewahrt werden.

Qualifikationen

Ausbildung und Zertifizierungen:

• Abschluss in Buchhaltung, Finanzen oder einem verwandten Bereich
• Eine professionelle Buchhaltungsqualifikation (z.B. ACCA, CPA oder ähnlich) ist von Vorteil

Erfahrung:

• Einsteiger bis 3 Jahre Erfahrung in Buchhaltung oder Finanzen, vorzugsweise in einer gemeinnützigen oder internationalen Organisation, die bereit ist zu lernen und sich in einer schnelllebigen Start-up-Kultur anzupassen, um mit umzugehen:
• Multi-Währungs-Transaktionen und Verständnis der internationalen Rechnungslegungsstandards (IFRS oder lokale GAAP)
• Donor-finanzierte Projekte und Compliance-Anforderungen
• Bereit, verschiedene Buchhaltungssoftware (z.B. QuickBooks, Xero oder andere cloudbasierte Tools) zu lernen und zu verwenden

Fähigkeiten:

• Kenntnis der Buchhaltungsgrundsätze und der finanziellen Berichterstattung
• Beherrschung von Microsoft Excel und Buchhaltungssoftware
• Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit bei der Finanzbuchhaltung
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Fristen effektiv zu verwalten
• Starke organisatorische und problemlösende Fähigkeiten
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, über verschiedene Funktionen hinweg zusammenzuarbeiten

Sprachen:

• Englisch und Französisch: fließend
• Deutsch: mittlere Kenntnisse sind von Vorteil

Persönliche Eigenschaften:

• Proaktiv und selbstmotiviert, benötigt minimale Aufsicht
• Ethisch, vertrauenswürdig und verpflichtet, hohe Standards der finanziellen Integrität aufrechtzuerhalten
• Fähig, in einer schnelllebigen, globalen und remote-first Umgebung zu arbeiten
• Wettbewerbsfähiges Gehalt, das an Erfahrung und Verantwortung angepasst ist
• Remote-first Arbeitsumgebung mit Flexibilität
• 25 Tage Jahresurlaub
• Wir unterstützen Ihr Wohlbefinden mit einem monatlichen Beitrag zu Ihren privaten Krankenversicherungsprämien
• Gelegenheit, in einer internationalen, missionsorientierten Organisation zu arbeiten