Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team bei der Verwaltung und Koordination von HR- und Büroabläufen.
- Unternehmen: Catalytic, ein Unternehmen für nachhaltige Infrastrukturfinanzierung mit sozialem Fokus.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, einen positiven Einfluss zu haben.
- Weitere Informationen: Entwickle deine Fähigkeiten in einem unterstützenden Team mit Wachstumsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte eine nachhaltige Zukunft und arbeite in einem dynamischen, multikulturellen Umfeld.
- Qualifikationen: 3-5 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle und Kenntnisse über Schweizer Vorschriften.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 41850 - 51150 € pro Jahr.
Catalytic’s mission is es, die Gestaltung und den Einsatz von katalytischen Finanzlösungen für nachhaltige Infrastruktur zu beschleunigen. Wir identifizieren und entwickeln robuste Projektpipelines und setzen technische Unterstützung ein, um Infrastrukturprojekte investierbarer und wirkungsvoller zu machen. Catalytic strebt an, positive soziale und ökologische Ergebnisse neben finanziellen Erträgen für Impact-Investoren sicherzustellen, indem glaubwürdige Methoden zur Messung und Bewertung von Auswirkungen angewendet werden. Darüber hinaus inkubiert und strukturiert Catalytic Mischfinanzierungsfonds, die darauf abzielen, die Umsetzung von städtischen Infrastrukturprojekten mit positiven Klimaauswirkungen zu skalieren und zu beschleunigen.
Catalytic sucht einen erfahrenen Verwaltungsassistenten für seine Unternehmensabläufe. Der Verwaltungsassistent unterstützt den Leiter der Betriebsabteilung bei der täglichen Verwaltung der Stiftung und sorgt für eine effektive Koordination von HR, Büromanagement, finanzieller Verwaltung und allgemeinen operativen Aktivitäten.
Rolle & Verantwortlichkeiten:
- HR-Verwaltung: Koordination von Rekrutierungsprozessen, einschließlich Veröffentlichung von Stellenangeboten, Bewerbungsnachverfolgung, Planung von Interviews und Kommunikation mit Kandidaten; Unterstützung bei der Einarbeitung und dem Austritt von Mitarbeitern, Pflege von Personalakten, Verwaltung von Urlaubs- und Abwesenheitsverfolgung sowie Koordination der Schweizer HR-administrativen Formalitäten, einschließlich Arbeitsgenehmigungen, AVS/AHV-Registrierung, Sozialversicherung und Quellensteuerdokumentation.
- Büromanagement: Überwachung der täglichen Büroverwaltung, Vorräte, Ausrüstung, Wartung, Korrespondenz und allgemeine Bürologistik, um ein gut organisiertes und effizientes Arbeitsumfeld für ein Team von 20 Mitarbeitern zu gewährleisten.
- Organisatorischer Kalender: Pflege und Aktualisierung gemeinsamer Kalender, einschließlich Besprechungen, organisatorischen Veranstaltungen, wichtiger Fristen und Abwesenheiten des Personals; Organisation interner und externer Meetings, Vorbereitung von Agenden und Dokumentationen, Koordination von Logistik und Nachverfolgung von Aktionspunkten.
- Management von Dienstleistern: Kontakt mit externen Dienstleistern, Koordination von Serviceanfragen, Überwachung von Verträgen und Verlängerungen sowie Nachverfolgung der Serviceerbringung.
- Rechnungsmanagement: Empfang, Überprüfung, Registrierung und Verfolgung von Lieferantenrechnungen, Koordination von Genehmigungen und Pflege genauer finanzieller Dokumentation.
- Dokumentenmanagement: Pflege administrativer Akten, Verträge, interne Datenbanken und organisatorische Aufzeichnungen.
- Korrespondenzmanagement: Überwachung eingehender und ausgehender Korrespondenz und Nachverfolgung von Prioritäten.
- Allgemeine operative Unterstützung: Unterstützung des Leiters der Betriebsabteilung und anderer Teams bei administrativen Aufgaben und Beitrag zur Verbesserung interner Verfahren und Arbeitsabläufe.
Profil:
- 3 bis 5 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Funktion, idealerweise für Einrichtungen mit internationalem Mandat.
- Gutes Verständnis der Schweizer Vorschriften und administrativen Anforderungen an Stiftungen, mit Erfahrung in der Arbeit für eine Schweizer Stiftung.
- Kenntnisse der Schweizer HR-administrativen Verfahren und relevanter Online-Plattformen, einschließlich Anträge auf Arbeitsgenehmigungen, AVS/AHV-Sozialversicherungsregistrierung und Quellensteuerdokumentation und -erklärungen.
- Ein starkes Engagement für eine nachhaltigere Welt.
- Teamplayer, flexibel und erfahren in der Arbeit in einem multikulturellen Umfeld.
- Initiative ergreifen und außerhalb des Rahmens denken, um täglich Lösungen für Herausforderungen zu finden.
- Starke Fähigkeiten in Microsoft Word, Excel und PowerPoint.
- Fließend in Englisch und Französisch in Wort und Schrift.
- Gute Schreib-, Entwurfs- und Bearbeitungsfähigkeiten.
Administrative Assistant in Genf Arbeitgeber: Cagi
MSF OCG ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen und unterstützenden Umfeld zu arbeiten. Mit einem starken Fokus auf Teamarbeit und persönlicher Entwicklung fördert das Unternehmen eine Kultur des Wachstums und der Zusammenarbeit, während es gleichzeitig bedeutende Beiträge zur Verbesserung der globalen Gesundheitsversorgung leistet. Die Position in einem internationalen Kontext ermöglicht es Ihnen, Ihre Fähigkeiten in einem sinnvollen und herausfordernden Arbeitsumfeld weiterzuentwickeln.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Administrative Assistant in Genf erhalten könntest
✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie Cagi, die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei Cagi im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei Cagi echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von Cagi zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Administrative Assistant in Genf mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an Cagi reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Cagi vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der Cagi tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
