Operations and Governance Assistant

Nonviolent Peaceforce (NP) ist eine dynamische, internationale Nichtregierungsorganisation. Wir arbeiten mit Menschen, die von gewalttätigen Konflikten betroffen sind, um ihre Sicherheit und Würde durch unbewaffnete zivile Schutzmaßnahmen (UCP) zu verbessern. Wir arbeiten daran, Gewalt zu reduzieren und Zivilisten in Ländern, die von gewalttätigen Konflikten und deren Folgen betroffen sind, zu schützen und die Reaktion der Welt auf Konfliktsituationen zu transformieren.

Zweck der Rolle

Der Operations and Governance Assistant bietet administrative, logistische und koordinative Unterstützung für die Governance-Prozesse von NP, die Betriebsabläufe im Büro in Genf und ausgewählte organisatorische Systeme. Die Rolle unterstützt die Verwaltung des Vorstands und der Ausschüsse, das Büromanagement, Reise- und Besprechungslogistik sowie die Zusammenarbeit mit ICT-Dienstleistern, während sie genaue Dokumentation, Vertraulichkeit und zeitnahe Unterstützung für interne und externe Stakeholder sicherstellt.

WESENTLICHE VERANTWORTUNGEN:

• Governance-Unterstützung: Administrative Unterstützung für den Vorstand von NP, einschließlich der Planung und Koordination von Vorstandssitzungen und verschiedenen Ausschüssen. Verantwortlich für die Protokollierung und Aufzeichnung aller Sitzungsprotokolle, das Zusammenstellen, Bearbeiten und Teilen dieser zur Genehmigung. Pflege einer Liste aktiver Vorstandsmitglieder und Aktualisierung öffentlicher Register nach Bedarf.
• Reise-, Unterkunfts- und Visaanträge für die Reisen der Vorstandsmitglieder für das jährliche persönliche Treffen oder andere NP-Reisen organisieren.
• Verwaltung der rechtlichen Prozesse der Vorstandsmitglieder beim Eintritt und Austritt aus dem Vorstand.
• Sicherstellung einer angemessenen Dokumentenverwaltung des Vorstands und Pflege der SharePoint-Seite des Vorstands.
• Koordination der administrativen Prozesse, die die rechtliche und governance-konforme Einhaltung der NP-Einheiten unterstützen, unter Anleitung mehrerer leitender Mitarbeiter.
• Sammlung und Verteilung von Post und anderer Korrespondenz, einschließlich des „Head Office“-Postfachs.
• Focal Point für Mietverträge und Kommunikation, Reinigungsdienstleister und technische Dienstleister.
• Verwaltung des Einkaufs und der Bestandsaufnahme von Büromaterialien.
• Administrative Unterstützung für rechtliche Dokumente im Zusammenhang mit dem Büro in Genf, wie Notartermine, Handelsregister und andere relevante rechtliche Stellen.

Allgemeine Logistik- und Verwaltungsunterstützung:

• Koordination von Reisen mit der Reiseagentur von NP, einschließlich Unterstützung bei Visaanträgen für Teilnehmer oder Gäste.
• Unterstützung bei logistischen Arrangements für persönliche Treffen, HQ-Offsite-Meetings und Teamevents.

Grundlegende ICT/Systemunterstützung:

• Hauptadministrativer Ansprechpartner für den externen IT-Anbieter, Koordination von IT-Serviceanfragen, Bestellung/Einrichtung von Laptops und Geräten, Benutzerunterstützungsanfragen, Nachverfolgung von Problemen und Eskalation von Problemen für HQ.
• Bereitstellung grundlegender Administrationsunterstützung für die Geschäftsanwendungen von NP gemäß den genehmigten Zugriffssteuerungsverfahren.
• Unterstützung bei der Einrichtung und Wartung von Druckern, Netzwerkzugang, Konferenztechnik und anderen Bürogeräten in Abstimmung mit externen Dienstleistern.

QUALIFIKATIONEN UND ERFAHRUNGEN:

• 2–4 Jahre Erfahrung in administrativen, governance-, büroverwaltenden, operativen Unterstützungs- oder Exekutivunterstützungsrollen.
• Starke organisatorische und koordinative Fähigkeiten, mit der Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten zu verwalten, Aufgaben zu verfolgen und in einem schnelllebigen Umfeld auf Details zu achten.
• Ausgezeichnete schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, einschließlich der Erstellung von Korrespondenz, der Vorbereitung von Besprechungsnotizen und der Erstellung genauer Protokolle und Aufzeichnungen.
• Exzellente schriftliche und mündliche Kenntnisse in Englisch und Französisch.
• Kenntnisse in Microsoft 365 und Kollaborationstools, einschließlich SharePoint.
• Fähigkeit, vertrauliche und sensible Informationen mit Diskretion, Urteilsvermögen und Professionalität zu behandeln.
• Positive, proaktive und serviceorientierte Einstellung, mit der Fähigkeit, Verantwortung für Anfragen zu übernehmen, zeitnah nachzufassen und praktische Lösungen zu finden.
• Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und gleichzeitig effektiv zu einem kleinen, kollaborativen Team beizutragen.
• Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und die Fähigkeit, während des Arbeitstags Prioritäten zu verschieben.
• Engagement für die Werte von NP: Gewaltlosigkeit, Unparteilichkeit, Verantwortlichkeit, Unabhängigkeit, Erlösung und Heilung, radikale Verbindung, Pluriversität.

WIE MAN BEWERBT:

NP erkennt an, dass Bewerber möglicherweise KI-Tools bei der Erstellung von Lebensläufen und Anschreiben verwenden. Wir bitten die Kandidaten, diese Tools verantwortungsbewusst zu nutzen und sicherzustellen, dass ihre Bewerbung wahrheitsgemäß, spezifisch und reflektierend für ihre eigenen Erfahrungen und Motivationen bleibt. Bewerbungen werden von Mitgliedern unseres Teams überprüft, nicht nur von automatisierten Systemen, und wir schätzen klare, authentische Bewerbungen, die uns helfen, den Kandidaten hinter den Dokumenten zu verstehen.

Die Bewerbungsfrist endet am Freitag, den 10. Juli 2026. Bewerber müssen das rechtliche Recht haben, in der Schweiz zu wohnen und zu arbeiten, entweder durch die Schweizer Staatsbürgerschaft oder eine gültige Aufenthalts- und/oder Arbeitsgenehmigung.