Project Assistant

Der Weltkirchenrat (WCC) ist eine Gemeinschaft von Kirchen, die 1948 gegründet wurde. Er vereint 356 Mitgliedskirchen aus der ganzen Welt, darunter orthodoxe, anglikanische, baptistische, lutherische und reformierte Konfessionen, um die christliche Einheit im Glauben, Zeugnis und Dienst für eine gerechte und friedliche Welt zu fördern. Von seinem Hauptsitz in Genf koordiniert der WCC Programme und Aktivitäten, die in Partnerschaft mit Mitgliedskirchen und ökumenischen Partnern durchgeführt werden.

Der WCC sucht einen Projektassistenten in Vollzeit. Der ausgewählte Kandidat wird seine Arbeitszeit auf mehrere Aktivitäten verteilen: Kommission für Weltmission und Evangelisation (50%), Glauben und Ordnung (25%) und Spirituelles Leben (25%). Der Projektassistent wird drei Managern berichten und Unterstützung bei administrativen und finanziellen Aufgaben leisten sowie zu verschiedenen Projekten beitragen.

Aktivitäten: 100%
Bericht an: Programmmanager

Ziele: Die Arbeit der Programme zu ermöglichen, indem die Projektadministration und Finanzen verwaltet sowie zur Projektkommunikation, -inhalten, -planung und -berichterstattung beigetragen wird.

Besondere Verantwortlichkeiten:

• Mitwirkung an der allgemeinen Verwaltung aller Angelegenheiten und Korrespondenz im Zusammenhang mit der Arbeit des Projekts und anderen Projekten desselben Programms, je nach Bedarf.
• Unterstützung bei der Organisation von Reisen und der Erleichterung von Visaverfahren.
• Zusammenarbeit bei der Organisation (administrative Inhalte und logistische Aufgaben) von Sitzungen und Konferenzen.
• Durchführung der programmatischen/administrativen Aufgaben, die für das Funktionieren des Programms erforderlich sind, einschließlich Zahlungen, Rechnungen, Erstellung von Budgets und Berichterstattung über Budgets in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung des WCC und dem Programmteam.
• Erstellung von Korrespondenz in verschiedenen Sprachen, einschließlich Korrespondenz mit Projektantragstellern, Übertragung von Zuschüssen und deren Nachverfolgung.
• Zusammenarbeit bei der Erstellung und Verbreitung der Tätigkeitsberichte der Projekte.
• Begrüßung von Besuchern und Bereitstellung von Informationen über die Aktivitäten der Projekte.
• Pflege und Aktualisierung von Adresslisten für die Datenbank.
• Mitwirkung an der Pflege des ökumenischen Gedächtnisses (Organisation, Ablage und Archivierung von Informationen).
• Teilnahme an den Programmsitzungen und Beitrag zur Gesamtarbeit des Programms, auch Übernahme anderer Aufgaben, die vom Programmdirektor festgelegt werden.
• Unterstützung anderer Programme oder Sektoren bei ratweiten Veranstaltungen, wenn nötig und wie vom Generalsekretär bestimmt.

Qualifikationen & besondere Anforderungen:

• Erfahrung: Mindestens drei Jahre nachgewiesene Verwaltungserfahrung, wenn möglich in einem internationalen NGO-Umfeld.
• Bildung: Praktikum mit einem eidgenössischen Fähigkeitszeugnis (CFC), Fortgeschrittenenausbildung (Brevet Fédéral), Universitätsabschluss (Bachelor) in relevanten Bereichen.
• Kompetenzen und andere Anforderungen: Hochgradig organisiert und detailorientiert, mit der Fähigkeit zu priorisieren. Planungs- und Problemlösungsfähigkeiten. Erfahrung mit Programm-Budgetierung und -Überwachung, mit Zuschussverwaltung (insbesondere Budgetierung und Berichterstattung). Erste Erfahrungen in einer glaubensbasierten Organisation sind sehr willkommen. Kenntnisse der Büroverwaltungssysteme und -verfahren. Initiative ergreifen und sowohl autonom als auch kollaborativ in flexibler und kollegialer Weise arbeiten, unter Berücksichtigung konfessioneller und kultureller Vielfalt. Prägnant schreiben und redaktionelle Unterstützung bieten, wo zutreffend. Ausgezeichnete Englischkenntnisse und Kenntnisse einer weiteren WCC-Sprache (Spanisch, Französisch oder Deutsch). Sicherer Umgang mit Computern und umfassende Kenntnisse von MS Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint).

Der WCC ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Die einzigen Kriterien für Rekrutierung, Ausbildung und Karrierechancen sind Qualifikation, Fähigkeiten, Erfahrung und Leistung aller Mitarbeiter.