Project Manager, Digital Archiving & Content Lifecycle Manager

Join MSF OCG als Projektmanager für digitale Archivierung und Content-Lifecycle-Management! Wir suchen leidenschaftliche Kandidaten, die bereit sind, zu unserer humanitären Mission beizutragen.

Inclusivity und Diversity bei MSF

Bei MSF OCG setzen wir uns für eine inklusive Kultur ein, die die vielfältigen Stimmen unserer Mitarbeiter unterstützt und verstärkt. Wir streben danach, Arbeitsplätze zu schaffen, an denen Teams mit unterschiedlichen Hintergründen, Merkmalen, Perspektiven, Ideen und Erfahrungen zusammenarbeiten, um die soziale Mission von MSF voranzutreiben und bessere Ergebnisse für unsere Patienten und die Gemeinschaften, in denen wir tätig sind, zu erzielen.

Wir verstehen, dass einige Menschen zögern könnten, sich um eine Anstellung zu bewerben, wenn sie nicht alle aufgeführten Anforderungen erfüllen. Wenn Sie glauben, dass Ihr Profil gut zu dieser Position passt, laden wir Sie ein, sich zu bewerben, auch wenn Sie nicht jede aufgeführte Qualifikation erfüllen.

Wir ermutigen Bewerbungen von Personen aller Geschlechter, Altersgruppen, sexuellen Orientierungen, Ethnien, Hintergründe, Religionen, Überzeugungen, Fähigkeiten und aller anderen Diversitätsmerkmale.

MSF toleriert keine sexuelle Ausbeutung und Missbrauch, keine Art von Diskriminierung oder Belästigung, einschließlich sexueller Belästigung. Alle ausgewählten Kandidaten werden Referenzprüfungen unterzogen.

Kontext & Mission

Médecins Sans Frontières ist eine unabhängige, internationale medizinische und humanitäre Organisation, die Menschen in Not, Menschen, die von Natur- oder menschengemachten Katastrophen betroffen sind, und Opfern bewaffneter Konflikte ohne Diskriminierung und ohne Rücksicht auf Rasse, Religion, Glaubensbekenntnis oder politische Zugehörigkeit (MSF-Charta) versorgt.

Der Projektmanager ist verantwortlich für die Leitung und Durchführung eines großangelegten, TIC-finanzierten, intersektionalen Projekts zur Gestaltung eines gemeinsamen Informationsgovernance-Blueprints und zur Entwicklung und Erprobung eines Minimal Viable Product (MVP) für das Management des digitalen Content-Lifecycles, Archivierung und Lösung zur Erhaltung über die teilnehmenden MSF-Einheiten hinweg.

Die Rolle gewährleistet eine effektive Koordination zwischen mehreren operativen Direktionen (OD Genf, OD Amsterdam, OD Paris und anderen), IT-Interessengruppen, Information & Knowledge Management (IKM)-Teams, Endbenutzern aus operativen Abteilungen und externen Anbietern. Der Projektmanager balanciert technische Machbarkeit, betriebliche Realitäten und Governance-Anforderungen, während er Konsens zwischen verschiedenen Interessengruppen aufbaut und sicherstellt, dass der Projektumfang, die Prioritäten und die Ergebnisse klar, realistisch und abgestimmt bleiben.

Diese Position spielt eine entscheidende Rolle dabei, MSF zu ermöglichen, sein institutionelles Gedächtnis zu bewahren, die betriebliche Effizienz zu verbessern, Sicherheit und Compliance zu stärken und skalierbare digitale Lösungen vorzubereiten, die sich über die Bewegung hinweg anpassen lassen.

Aufgaben & Verantwortlichkeiten

• Projektleitung und -durchführung: Führen Sie das Projekt von der Initiierung bis zur Lieferung, Testung und Übergabe gemäß den TIC-Anforderungen, den Informationsmanagementbedürfnissen im Feld und den HQ-Büros sowie den MSF-Projektmanagementstandards.
• Entwickeln und pflegen Sie einen detaillierten Projektplan, einschließlich Umfang, Meilensteinen, Abhängigkeiten, Risiken, Entscheidungsgates und Ressourcenallokation.
• Sicherstellen der Lieferung der beiden Kernprojektergebnisse: Ein anpassbarer Informationsgovernance-Blueprint und ein getestetes MVP für automatisiertes digitales Content-Lifecycle-Management, Archivierung und Erhaltung.
• Verwalten Sie das Projektbudget, Zeitpläne, Berichterstattung und formale TIC-Governance-Prozesse.
• Bereiten Sie Fortschrittsupdates, Materialien für den Lenkungsausschuss und abschließende Projektberichte vor.

Intersektionale Koordination und Stakeholder-Ausrichtung:

• Agieren Sie als zentrale Koordinationsstelle zwischen den teilnehmenden operativen Direktionen, IO-Funktionen, IKM-Arbeitsgruppen und anderen Interessengruppen, IT-Teams, regionalen IT-Supportdiensten (SITS) und externen Partnern, um klare Kommunikation und gemeinsames Verständnis sicherzustellen.
• Erleichtern Sie strukturierte, inklusive Dialoge, um betriebliche Bedürfnisse zu ermitteln, Erwartungen, Prioritäten und Einschränkungen abzustimmen und unterschiedliche betriebliche Realitäten über die Sektionen hinweg zu überbrücken.
• Proaktiv divergierende Bedürfnisse, Reifegrade oder Einschränkungen zwischen ODs identifizieren und die Identifizierung tragfähiger Kompromisse unterstützen.
• Sicherstellen, dass bestehende Informationsmanagementinitiativen und -systeme klar verstanden, berücksichtigt und kohärent mit den Aktivitäten und Ergebnissen des Projekts artikuliert werden, um Doppelarbeit zu vermeiden.
• Klärung, Dokumentation und kontinuierliche Anpassung des Projektumfangs basierend auf sich entwickelnden Bedürfnissen und Feedback, um die Ausrichtung zu wahren und Scope Creep zu vermeiden, während intersektionale Zustimmung erhalten bleibt.
• Aufbau und Pflege vertrauensbasierter Beziehungen zu senioren, technischen und operativen Stakeholdern innerhalb der Bewegung.

Technische Aufsicht und IT-Koordination:

• Stellen Sie starke Führung in den technischen Dimensionen des Projekts sicher, um Kohärenz zwischen Governance-Rahmenbedingungen und technischen Lösungen zu gewährleisten.
• Koordinieren und überwachen Sie die Anforderungsdefinition für das MVP, das den gesamten Informationslebenszyklus abdeckt, einschließlich Content-Management, Archivierung, Erhaltung, Sicherheit, Aufbewahrung und Compliance.
• Arbeiten Sie eng mit IT-Teams (SITS – MSF Shared IT Services Team, Anwendungsmanager) zusammen, um sicherzustellen, dass die Lösungen mit der Microsoft 365-Umgebung von MSF und der breiteren IT-Architektur kompatibel sind.
• Leiten und koordinieren Sie die Auswahlprozesse für Anbieter (RFP, PoC, Bewertung) und verwalten Sie die Beziehungen zu externen Anbietern und Beratern.
• Sicherstellen, dass die vorgeschlagenen technischen Lösungen mit relevanten internationalen Standards (z.B. OAIS, ISO 15489), den Informationssicherheitspolitiken von MSF und den Anforderungen an den Datenschutz übereinstimmen.
• Koordinieren Sie die Überprüfung, Kartierung und Konsolidierung bestehender Praktiken, Politiken und Werkzeuge zur Informationsmanagement-Governance über die teilnehmenden ODs hinweg.
• Koordinieren Sie die Entwicklung eines praktischen, modularen Informationsgovernance-Blueprints, der grundlegende Bausteine definiert und gleichzeitig lokale Anpassungen und phasenweise Annahme ermöglicht.
• Sicherstellen, dass der Blueprint in den betrieblichen Realitäten verankert ist und mit rechtlichen, Compliance- und Informationssicherheitsanforderungen sowie technischer Machbarkeit übereinstimmt.
• Erleichtern Sie die Validierung des Blueprints mit den teilnehmenden ODs und Beratungsgremien, dokumentieren Sie Entscheidungen und Bereiche, die zukünftige Iterationen erfordern.

Anbieter- und MVP-Management:

• Leiten Sie die Interaktionen mit externen Anbietern und Beratern, die für das Governance-Design und die technische MVP-Entwicklung verantwortlich sind.
• Koordinieren Sie das Design, die Entwicklung, das Testen, die Verfeinerung und die Validierungsphasen des MVP, um die Übereinstimmung mit den vereinbarten Anforderungen sicherzustellen.
• Sicherstellen, dass das MVP-Testing reale betriebliche Anwendungsfälle widerspiegelt und die Skalierbarkeit auf zusätzliche ODs unterstützt.
• Koordinieren Sie die Benutzerakzeptanztests (UAT) und konsolidieren Sie das Feedback in priorisierte, umsetzbare Verbesserungen.
• Sicherstellen der Lieferung vollständiger technischer Dokumentation, Bereitstellungsrichtlinien und Materialien zur Wissensübertragung, um zukünftige Skalierungen zu unterstützen.

Change Management, Kommunikation und Übergang zu BAU:

• Tragen Sie zur Definition und Umsetzung eines angemessenen Change-Management- und Kommunikationsansatzes bei, der auf die betroffenen Stakeholder zugeschnitten ist.
• Unterstützen Sie die Bereitschaft und Akzeptanz der Stakeholder durch klare, zeitnahe Kommunikation, strukturierte Engagement-Aktivitäten und zugängliche Dokumentation.
• Erfassen und dokumentieren Sie Erkenntnisse, Risiken und Empfehlungen, um zukünftige Phasen und Skalierungen zu informieren.
• Unterstützen Sie die Planung für den Übergang zu Business-as-usual (BAU), einschließlich der Übergabe an die zuständigen Governance-, IKM- und IT-Eigentümer.

Ihr Profil

Bildung: Master-Abschluss oder gleichwertig in Informationssystemen, Informatik, Informationsmanagement, digitaler Transformation, Projektmanagement oder einem verwandten Bereich. Formale Projektmanagement-Zertifizierung oder -Schulung (z.B. PRINCE2, PMP, Agile) ist von Vorteil.

Erfahrung: Mindestens 7 Jahre Erfahrung im Projekt- oder Programmmanagement in komplexen, multi-stakeholder Umgebungen. Nachgewiesene Erfahrung in der Verwaltung von IT- oder digitalen Transformationsprojekten, vorzugsweise mit Unternehmensplattformen oder Informationssystemen. Nachgewiesene Erfahrung in der Koordination über mehrere organisatorische Einheiten, Abteilungen oder Sektionen mit gemeinsamen, aber nicht identischen Zielen. Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Anbietern, Beratern und Beschaffungsprozessen (RFPs, PoCs, Verträge). Erfahrung innerhalb von MSF oder einer vergleichbaren internationalen humanitären oder gemeinnützigen Organisation ist ein starkes Asset.

Sprachen: Fließend in Englisch und Französisch (schriftlich und mündlich) sind zwingend erforderlich: intensive Koordination wird zwischen unseren operativen Direktionen erwartet, wo Sprache ein Hindernis darstellen könnte. Zusätzliche Sprachen sind von Vorteil.

Starkes Verständnis von IT-Systemen, digitalen Plattformen und Unternehmensinformationsumgebungen. Solides Wissen über Informationslebenszyklusmanagement, digitale Archivierung, Records Management und Prinzipien der Datenverwaltung. Nachgewiesene Expertise mit Microsoft 365-Umgebungen (SharePoint, Teams, OneDrive) und damit verbundenen Governance-Herausforderungen. Verständnis von Informationssicherheit, Datenschutz, Compliance und Aufbewahrungskonzepten. Fähigkeit, technische Komplexität in klare, umsetzbare Entscheidungen für nicht-technische Stakeholder zu übersetzen. Konsensbildung: Nachgewiesene Fähigkeit, Vereinbarungen zwischen verschiedenen Stakeholdern mit unterschiedlichen Prioritäten zu erleichtern. Diplomatie und Verhandlung: In der Lage, sensible intersektionale Dynamiken zu navigieren und tragfähige Kompromisse zu vermitteln. Strategische Klarheit: Fähigkeit, kontinuierlich Umfang, Prioritäten und Trade-offs in einer komplexen Umgebung zu klären. Technische Glaubwürdigkeit: Sicher im Umgang mit IT-Experten, Anbietern und Architekten, während der Fokus auf Geschäftsergebnissen bleibt. Kommunikation: Ausgezeichnete Moderations- und Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich. Autonomie und Verantwortung: In der Lage, unabhängig zu arbeiten, Initiative zu ergreifen und Ergebnisse innerhalb definierter Grenzen zu liefern. Kulturelles und organisatorisches Bewusstsein: Starke Sensibilität für die Werte, Prinzipien und die multikulturelle Arbeitsumgebung von MSF. Resilienz und Anpassungsfähigkeit: Sicher im Umgang mit Unklarheiten, sich entwickelnden Anforderungen und iterativer Lieferung.

Beschäftigungsbedingungen: Vollzeitstelle 100% (40h/Woche). Bruttojahresgehalt (für 100%): von CHF 110’652.- bis CHF 126’228.- (Gehalt entsprechend der gleichwertigen Erfahrung und der internen Gehaltsstruktur). Bezahlter Urlaub: 25 Tage pro Jahr, prorate temporis, plus alle Schweizer Feiertage, die innerhalb des Vertragszeitraums fallen. Pensionskasse: Pensionsbeitrag wird zu 3/4 von MSF und zu 1/4 vom Mitarbeiter getragen.

So bewerben Sie sich: Kandidaten sind eingeladen, ihre Bewerbung ausschließlich über unsere Rekrutierungsplattform einzureichen, gemäß diesen Richtlinien: Dokumente müssen entweder in Englisch oder Französisch eingereicht werden. Die Bewerbungsfrist endet am 19. April 2026. Wir behalten uns das Recht vor, diese Stelle früher zu schließen, wenn wir eine ausreichende Anzahl qualitativ hochwertiger Bewerbungen erhalten. Alle Bewerbungen werden vertraulich behandelt. Nur ausgewählte Kandidaten werden kontaktiert. Bitte beachten Sie, dass wir die Dienste von Rekrutierungs- oder Vermittlungsagenturen nicht in Anspruch nehmen möchten.