Remote-First Accounting & Administration Officer (Nonprofit)

Our Common Home ist ein globales Netzwerk, das diejenigen, die aus der bestehenden Klimabewegung ausgeschlossen sind, in das Gespräch darüber einbezieht, wie sie ihre Umwelt auf ihre eigene Weise schützen können. Unsere Netzwerkorganisationen, die in kritischen Nationen weltweit ansässig sind, arbeiten daran, Klima und Umwelt aus den Polarisierungsdynamiken herauszunehmen, die zunehmend die Möglichkeit untergraben, die breite Unterstützung zu erreichen, die für effektives Handeln im Umweltschutz erforderlich ist. Unsere fast 20 Netzwerkorganisationen sind über fünf Kontinente verteilt und werden von einem globalen Team unterstützt, das weltklasse Exzellenz in Kampagnen, Wirkungsanalyse, Forschung und Betrieb bietet. Hinter dem Netzwerk steht eine in der Schweiz ansässige Vereinigung, die als Gründer und Geldgeber der rechtlich unabhängigen Einheiten fungiert, die das Netzwerk bilden.

Berichtet an: Finanzdirektor

Positionsübersicht: Der Accounting and Administration Officer unterstützt das Finanzteam, indem er die täglichen finanziellen Transaktionen durchführt, genaue Finanzunterlagen für die Schweizer Vereinigung führt und die administrative Compliance mit den relevanten Schweizer Gesetzen sicherstellt. Diese Rolle konzentriert sich hauptsächlich auf die Verarbeitung von Zahlungen, das Management von Rechnungen, grundlegende Buchhaltungsaufgaben, die Verwaltung der Löhne und die Sicherstellung, dass alle Transaktionen und administrativen Prozesse den finanziellen Verfahren der Schweizer Vereinigung und den lokalen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Der Officer wird zur reibungslosen Durchführung der finanziellen und administrativen Abläufe beitragen und somit zur finanziellen Gesundheit und Nachhaltigkeit der Organisation.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Tägliche Finanzoperationen: Führen Sie genaue und aktuelle Finanzunterlagen für die Schweizer Vereinigung und stellen Sie die Konsistenz mit internen Richtlinien und lokalen Vorschriften sicher.
• Verarbeiten und verwalten Sie Verbindlichkeiten und Forderungen, um sicherzustellen, dass Zahlungen zeitnah erfolgen.
• Aufzeichnen und Abstimmen von Banktransaktionen, um sicherzustellen, dass Unstimmigkeiten umgehend angesprochen werden.
• Verwalten Sie Spesenberichte und stellen Sie die ordnungsgemäße Dokumentation und zeitnahe Abstimmung sicher.
• Unterstützen Sie die Erstellung von monatlichen und jährlichen Finanzberichten für das obere Management und den Vorstand.
• Unterstützen Sie die Erstellung von Finanzberichten gemäß den geltenden Standards und Vorschriften.
• Aktualisieren Sie das Kontenverzeichnis und stellen Sie die korrekte Codierung für Finanztransaktionen sicher.
• Unterstützen Sie bei Jahresabschlussprüfungen, indem Sie die erforderliche Dokumentation für die Prüfer bereitstellen und auf Anfragen reagieren.

• Lohn- und HR-Administration: Verwalten Sie den monatlichen Lohnprozess für in der Schweiz ansässige Mitarbeiter und stellen Sie die genaue und zeitgerechte Berechnung von Gehältern, Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern gemäß dem Schweizer Arbeitsrecht sicher.
• Koordinieren Sie gegebenenfalls mit externen Lohnabrechnungsdienstleistern oder HR-Partnern.
• Verarbeiten Sie die Dokumentation zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Zusammenhang mit Finanzen und Löhnen und verwalten Sie Änderungen der Mitarbeiterdaten.
• Sicherstellen, dass Zahlungen und Berichterstattung an die relevanten Sozialversicherungs- und Steuerbehörden zeitgerecht erfolgen.

• Compliance & interne Kontrollen: Sicherstellen der Einhaltung lokaler Steuergesetze, finanzieller Vorschriften und organisatorischer Richtlinien.
• Helfen Sie bei der Implementierung und Aufrechterhaltung der internen Kontrollsysteme, um Fehler oder Betrug bei finanziellen Transaktionen zu verhindern.
• Unterstützen Sie das Management der Beziehungen zu externen Prüfern und stellen Sie die Einhaltung der regulatorischen Anforderungen sicher.
• Sicherstellen, dass alle Finanzunterlagen gemäß lokalen und internationalen Standards aufbewahrt werden.

Qualifikationen:

• Bildung & Zertifikate: Abschluss in Buchhaltung, Finanzen oder einem verwandten Bereich. Eine professionelle Buchhaltungsqualifikation (z.B. ACCA, CPA oder ähnlich) ist von Vorteil.
• Erfahrung: Einstiegsebene bis 3 Jahre Erfahrung in Buchhaltung oder Finanzen, vorzugsweise in einer Non-Profit- oder internationalen Organisation, die bereit ist zu lernen und sich in einer schnelllebigen Start-up-Kultur anzupassen.
• Fähigkeiten: Kenntnisse der Buchhaltungsgrundsätze und der finanziellen Berichterstattung, Beherrschung von Microsoft Excel und Buchhaltungssoftware, Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit in der Finanzbuchhaltung, Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Fristen effektiv zu verwalten, starke organisatorische und problemlösende Fähigkeiten, ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, über verschiedene Funktionen hinweg zusammenzuarbeiten.
• Sprachen: Englisch und Französisch: fließend; Deutsch: mittelmäßig ist von Vorteil.
• Persönliche Eigenschaften: Proaktiv und selbstmotiviert, benötigt minimale Aufsicht, ethisch, vertrauenswürdig und verpflichtet, hohe Standards der finanziellen Integrität aufrechtzuerhalten, in der Lage, in einer schnelllebigen, globalen und remote-first Umgebung zu arbeiten.

Wettbewerbsfähiges Gehalt, das an Erfahrung und Verantwortung angepasst ist. Remote-first Arbeitsumgebung mit Flexibilität. 25 Tage Jahresurlaub. Wir unterstützen Ihr Wohlbefinden mit einem monatlichen Beitrag zu Ihren privaten Krankenversicherungsprämien. Gelegenheit, in einer internationalen, missionsorientierten Organisation zu arbeiten.