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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die täglichen Abläufe und das Finanzmanagement bei Callie’s.
- Arbeitgeber: Callie’s, eine kreative Non-Profit-Organisation in einem ehemaligen Maschinenwerk.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, kreative Umgebung und die Möglichkeit, mit Künstlern zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und unterstütze innovative Kunstprojekte.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung in Verwaltung oder Finanzen, idealerweise in einer Non-Profit-Umgebung.
- Andere Informationen: Entwickle deine Fähigkeiten in einem kreativen und unterstützenden Umfeld.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 13 - 16 € pro Stunde.
Über Callie’s
Callie’s ist eine gemeinnützige Organisation, die Kreativität, kulturellen Austausch und interdisziplinäre Zusammenarbeit fördert. Durch Residenzen und öffentliche Programme unterstützt Callie’s lokale und internationale Künstler und wird zu einer Ressource für die unmittelbare Gemeinschaft. Callie’s arbeitet im Geiste der Forschung; ihre Aktivitäten sind eine Form des Experimentierens, die darauf abzielt, neue Modelle sozialer und künstlerischer Engagements zu entwickeln.
Überblick
Wir suchen einen hochorganisierten und zuverlässigen Administrator, der die täglichen Abläufe von Callie’s unterstützt. In enger Zusammenarbeit mit dem Direktor und dem Team spielt der Administrator eine zentrale Rolle in der finanziellen Verwaltung, der Büroorganisation, der Budgetierung von Zuschüssen und institutionellen Prozessen. Diese Position ist entscheidend für das reibungslose Funktionieren und die langfristige Nachhaltigkeit von Callie’s als kleine, dynamische Kunstinstitution.
Hauptverantwortlichkeiten
- Verwaltung & Finanzen
- Vorbereitende Buchhaltung und Kontakt zu externen Buchhaltern
- Gehaltsabrechnung und Verwaltung routinemäßiger Zahlungen
- Führung klarer Finanzunterlagen und Sicherstellung, dass Belege und Dokumentationen ordnungsgemäß abgelegt werden
- Zuschüsse & Budgets
- Erstellung, Überwachung und Kontrolle öffentlicher und privater Zuschussbudgets in Zusammenarbeit mit dem Direktor
- Überwachung der Antragsprozesse für Zuschüsse, einschließlich Budgetvorbereitung und Dokumentation
- Unterstützung bei der Zuschussberichterstattung und Pflege eines Überblicks über Zuschusskorrespondenz und Fristen
- Büro- & HR-Verwaltung
- Pflege von Verträgen, Beschäftigungsunterlagen und administrativen HR-Dokumentationen
- Verfolgung von Urlaubstagen, Krankheitsurlaub und Arbeitszeiten des Teams
- Organisation von Bürosystemen, einschließlich gemeinsamer Laufwerke, Passwörter, Abonnements und Büromaterialien
- Institutionelle Unterstützung
- Allgemeine administrative Unterstützung bei Programmen, Veranstaltungen und Residenzen
- Unterstützung interner Arbeitsabläufe und Sicherstellung, dass administrative Prozesse reibungslos ablaufen
Profil
- Mehrere Jahre Erfahrung in der Verwaltung, Finanzen oder im Betrieb, idealerweise in einer kulturellen oder gemeinnützigen Organisation
- Erfahrung mit Vorbuchhaltung, Budgets und Zuschussverwaltung
- Starke organisatorische Fähigkeiten und hohe Aufmerksamkeit für Details
- Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und gleichzeitig eng mit einem kleinen Team zusammenzuarbeiten
- Idealerweise fließend in Deutsch und Englisch
- Frühere Erfahrungen in Kunstorganisationen oder kulturellen Institutionen sind willkommen
Bewerbung
Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf und ein kurzes Anschreiben bis zum 15. Februar an work@callies.berlin. Wir werden die Bewerbungen fortlaufend prüfen.
Administrator - Part Time Arbeitgeber: Callie's
Kontaktperson:
Callie's HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Administrator - Part Time
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Administrator bei Callie’s interessierst, zögere nicht, direkt Kontakt aufzunehmen. Frag nach, ob es Möglichkeiten gibt, mehr über das Team und die Organisation zu erfahren.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die in der Kunst- oder Non-Profit-Branche arbeiten. Vielleicht kennt jemand jemanden bei Callie’s, der dir einen Einblick geben oder sogar eine Empfehlung aussprechen kann.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über Callie’s, ihre Programme und die Rolle des Administrators. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch leidenschaftlich an der Mission der Organisation interessiert bist.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich über unsere Website! Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicherstellen, dass alle Informationen korrekt und vollständig sind.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Administrator - Part Time
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deinen Lebenslauf klar und präzise: Wir wissen, dass du viel zu bieten hast! Halte deinen Lebenslauf übersichtlich und strukturiert. Betone relevante Erfahrungen in der Verwaltung und Finanzen, die für die Stelle wichtig sind.
Persönliches Anschreiben ist ein Muss: Nutze das Anschreiben, um deine Motivation und Leidenschaft für die Arbeit bei Callie’s zu zeigen. Erkläre, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist und wie deine Fähigkeiten zur Mission von Callie’s passen.
Sei spezifisch bei deinen Erfahrungen: Wenn du über deine bisherigen Erfahrungen sprichst, sei konkret! Nenne Beispiele für Projekte oder Aufgaben, die du erfolgreich gemeistert hast, besonders im Bereich der Budgetverwaltung oder der Unterstützung von Kunstorganisationen.
Bewirb dich direkt über unsere Website: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass wir alles schnell und unkompliziert erhalten und du die besten Chancen auf eine Einladung zum Gespräch hast!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Callie's vorbereitest
✨Mach dich mit der Organisation vertraut
Bevor du zum Interview gehst, informiere dich gründlich über Callie’s. Verstehe ihre Mission, die Programme und die Art der Künstler, die sie unterstützen. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation, Teil des Teams zu werden.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Detailgenauigkeit unter Beweis stellen. Sei bereit, diese Beispiele im Interview zu teilen, um zu zeigen, wie du zur Effizienz von Callie’s beitragen kannst.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zu den aktuellen Projekten oder den Herausforderungen in der Verwaltung sein. Das zeigt, dass du aktiv über die Rolle nachdenkst und wirklich interessiert bist.
✨Sei du selbst
Authentizität ist wichtig! Zeige deine Persönlichkeit und wie du ins Team passen würdest. Callie’s sucht jemanden, der nicht nur die Aufgaben erledigen kann, sondern auch die Werte der Organisation teilt und das Team bereichert.