Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) - auch in TZ möglich

Dein Arbeitgeber Wir, die Callisto Group, verstehen uns als Unternehmensentwickler für Dienstleistungsmärkte. Mit einer eigenen Venture-Gesellschaft gründet die Callisto Group neue Unternehmen oder beteiligt sich an externen Vorhaben. Für eine unserer Gesellschaften suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit. Die Gesellschaft ist eine hochwertige Personalberatung mit Fokus auf anspruchsvolle Fach- und Führungspositionen. Sie bringt Menschen und Unternehmen zusammen – mit Klarheit, Nähe und Technologie. Ihr Leistungsspektrum umfasst die Festvermittlung mit Fokus auf Rollen in unterschiedlichen Unternehmensbereichen. Mit spezialisierten Teams, die überregional aufgestellt sind, verbindet die Marke fundiertes Branchenverständnis mit persönlicher Beratung und modernen Recruiting-Methoden. Ihr Ziel ist die passende Verbindung: Unternehmen sollen die passenden Persönlichkeiten finden und Kandidat:innen berufliche Perspektiven, die fachlich, persönlich und kulturell überzeugen. Dafür hören die Teams genau zu, stellen die richtigen Fragen und schaffen Orientierung – auch bei komplexen Ausgangslagen. Moderne Recruiting-Ansätze und digitale Lösungen ermöglichen es, geeignete Talente gezielt anzusprechen und Prozesse effizient zu steuern. Datenbasierte Lösungen unterstützen die Marktanalyse und Kandidat:innenidentifikation. Gleichzeitig bleibt entscheidend, was Technologie nicht ersetzen kann: echtes Verständnis, Vertrauen, Urteilsvermögen und persönliche Verbindungen. Die Kultur ist geprägt von Teamgeist, Eigenverantwortung und gegenseitigem Vertrauen. Die Mitarbeitenden arbeiten professionell und ambitioniert, begegnen sich auf Augenhöhe und kommunizieren offen. Kurze Entscheidungswege, Raum für eigene Ideen und die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen, gehören selbstverständlich dazu. Wer sich für diese Position entscheidet, arbeitet an der Schnittstelle von Geschäftsführung, Personalberatung und Recruiting. Die Aufgabe verbindet organisatorische Verantwortung mit direkter Arbeit an Menschen und Märkten – und bietet die Möglichkeit, in einem wachsenden Unternehmen Wirkung zu entfalten und gemeinsam mit dem Team etwas Besonderes aufzubauen. Deine Tätigkeit Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung und dem Recruiting Team zusammen und unterstützt bei der professionellen Umsetzung anspruchsvoller Suchmandate. Dein Schwerpunkt liegt im Recruiting: Du identifizierst passende Persönlichkeiten, führst Gespräche und bereitest Informationen so auf, dass fundierte Entscheidungen getroffen werden können. Gleichzeitig übernimmst du organisatorische Aufgaben im direkten Umfeld der Geschäftsführung. Du hältst Informationen zusammen, koordinierst Abläufe und erkennst vorausschauend, was als Nächstes gebraucht wird. Dabei arbeitest du eigenständig, strukturiert und verantwortungsbewusst und agierst als wichtige Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Recruiting Team, Kunden und Kandidat:innen. Wir suchen primär eine Vollzeitkraft, können uns aber auch eine Einstellung in Teilzeit gut vorstellen, diese sollte dann auf mindestens 4 Tage verteilt sein. Wichtig ist uns bei einer 5-Tage Woche eine Anwesenheit von mindestens 3 Tagen im Office. Recruiting und Active Sourcing (ca. 85-90%) Unterstützung bei anspruchsvollen Suchmandaten Verständnis für Kundenanforderungen, Ziele und Unternehmenskultur Identifikation geeigneter Persönlichkeiten & individuelle und professionelle Ansprache Durchführung strukturierter Interviews und Bewertung von Qualifikationen, Motivation, Wechselmotiven und Entwicklungsperspektiven Vorbereitung von Kandidatenprofilen, Gesprächsergebnissen und Entscheidungsgrundlagen Koordination der Kommunikation und nächsten Schritte mit Kunden, Kandidat:innen und internen Ansprechpersonen Pflege von Kandidaten-, Kunden- und Projektdaten in unseren Systemen Nutzung KI-gestützter Systeme und digitaler Tools für effiziente Suchprozesse, Matching und Priorisierung Assistenz- und Büromanagement (ca. 10-15%) Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft Koordination von Terminen, Meetings, Fristen und Wiedervorlagen Übernahme von Aufgaben im Büromanagement Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen Unterstützung des Bestellewesens Übernahme organisatorischer Aufgaben Dein Profil Du willst nicht nur administrieren, sondern gestalten, steuern und sichtbar Wirkung erzeugen? Du bist eine kommunikationsstarke Kraft, gehst gerne nach vorne und fühlst dich wohl in einem leistungsorientierten Umfeld mit anspruchsvollen Kunden, Projekten und Beratern? Dann sind diese Tätigkeiten, genau das Richtige für dich. Was du außerdem mitbringen solltest: Mehrjährige Erfahrung in einem Umfeld mit hohem Service- und Qualitätsgedanken, idealerweise in einem Projekt-, Vertriebs- oder Agenturumfeld Freude daran mit Menschen auf Augenhöhe zu arbeiten und auch komplexe Situationen klar zu strukturieren Ein gutes Gespür für Potenziale, Persönlichkeiten und die Dynamik zwischen Unternehmen und Kandidat:innen Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und den Anspruch, nicht auf Vorgaben zu warten, wenn du selbst eine Lösung siehst Kreativität und gleichzeitig Ausdauer bei der Identifikation und Ansprache geeigneter Talente Kommunikationsstärke, Verbindlichkeit und professionelles Auftreten Interesse an datengetriebenen Arbeitsweisen, KI-gestützten Anwendungen und modernen Recruiting-Methoden Sehr gute Deutschkenntnisse Deine Vorteile Eine eigenverantwortliche Rolle mit direktem Einfluss auf Kundenbeziehungen, Kandidatenerlebnisse und Unternehmenserfolg Ein modernes Umfeld mit hoher Leistungsorientierung und kurzen Entscheidungswegen Firmenlaptop und Smartphone ab Tag 1 - auch privat nutzbar Ein modernes, KI-getriebenes Geschäftsmodell, in der Technologie kein Selbstzweck ist, sondern dich bei deiner Arbeit unterstützt Ein Umfeld, in dem Eigenverantwortung, Qualität und unternehmerisches Denken ausdrücklich gewünscht sind Individuelles Onboarding und persönliche Begleitung durch erfahrene Kolleg:Innen Zugang zu innovativen Recruiting- und KI-Tools Deine Ansprechperson Christiane Zutavern Team Leader HR & Operations tel +49 (0) 6221 47 84 36 | mobil +49 (0) 160 91704249 zutavern@callistogroup.de Callisto Management GmbH Hauptsitz I Poststraße 36/7 I D-69115 Heidelberg www.callistogroup.de