Course and Conference Officer in Heidelberg

Wir suchen 2 neue Mitglieder für unser 12-köpfiges Veranstaltungsteam im Course and Conference Office am EMBL Heidelberg. Sie werden Teil der Mission von EMBL, herausragende Schulungsveranstaltungen für die Lebenswissenschaften anzubieten und den führenden Treffpunkt für Biologen in Europa zu schaffen. Unser Team organisiert ein erstklassiges Programm internationaler Konferenzen, Kurse und Veranstaltungen im beeindruckenden Advanced Training Centre (ATC), das über ein großes Auditorium, Nasslabore und computerbasierte Schulungsräume verfügt und mit sozialen Räumen ausgestattet ist, die Networking und Zusammenarbeit fördern.

Wenn Sie über solide Erfahrung im Eventmanagement verfügen und uns im nächsten Frühjahr in Heidelberg unterstützen können, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen. Eine Mischung aus Projektmanagement- und Softwarekenntnissen für die Organisation hybrider Online-/Präsenzveranstaltungen ist ideal. Unser Team arbeitet flexibel vor Ort und remote, je nach Bedarf des Veranstaltungsprogramms.

Ihre Rolle

• Sie haben die operative Verantwortung für die vollständige Produktion Ihrer eigenen zugewiesenen Konferenzen, Kurse und Veranstaltungen.
• Unterstützen und leiten Sie die wissenschaftlichen Organisatoren durch die organisatorischen Phasen jedes Projekts: von Kick-off-Meetings über die Programmgestaltung bis zur Durchführung vor Ort.
• Vernetzen und kommunizieren Sie mit wissenschaftlichen Referenten und Trainern über den gesamten Lebenszyklus von 1 bis 2 Jahren für jeden Kurs oder jede Konferenz.
• Seien Sie der Ansprechpartner für Ihre Teilnehmer weltweit, beginnend mit der Anmeldung bis zur Rückkehr nach Hause nach der Veranstaltung.
• Verwenden Sie Eventmanagement-Software und Datenbanken zur Verwaltung von Konferenzanmeldungen, Kursanträgen, Abstracts und Bewertungen.
• Überwachen Sie die Veranstaltungsbudgets, verwalten Sie Kosten, verfolgen Sie Registrierungszahlungen und bearbeiten Sie Ausgaben von Referenten, um sicherzustellen, dass alles im finanziellen Rahmen bleibt.
• Unterstützen Sie bei Förderanträgen und bereiten Sie finanzielle und statistische Berichte für Geldgeber und Partner vor.
• Pflegen und aktualisieren Sie Inhalte auf Veranstaltungswebseiten.
• Koordinieren Sie alle Logistik, von Catering und technischer Einrichtung bis hin zu Transport, Reisen und Unterkünften.
• Planen Sie den nicht-wissenschaftlichen Inhalt der Veranstaltung: Networking-Sitzungen, Touren, Konferenzpartys mit Live-Bands und Abendessen in der Stadt.
• Arbeiten Sie mit Ihrem Marketing-Teampartner zusammen, um Werbematerialien zu erstellen und Kampagnen für die Veranstaltungen durchzuführen.
• Leiten Sie die Durchführung Ihrer Veranstaltungen vor Ort und koordinieren Sie alles, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, und unterstützen Sie Ihre Kollegen bei ihren Veranstaltungen.
• Tragen Sie zu Projekten und Arbeitsgruppen bei, um unsere Veranstaltungsabläufe innovativ zu halten.
• Entwickeln und pflegen Sie starke Beziehungen zu internen Teams, externen Partnern und Dienstleistern.
• Übernehmen Sie administrative Aufgaben, die für die Rolle erforderlich sind.

Es besteht die Notwendigkeit, an einigen Abenden und Wochenenden zu arbeiten und Schichten zu übernehmen, um das Veranstaltungsprogramm durchzuführen.

Sie haben

• Erfahrung in der Veranstaltungskoordination, Konferenzplanung, Kursen oder ähnlichen Projekten, die Ihnen die Fähigkeiten geben, im geschäftigen Veranstaltungsprogramm von EMBL erfolgreich zu sein.
• Wir suchen begeisterte Teamplayer, die gut darin sind, sich selbst zu organisieren, mehrere Aufgaben zu jonglieren und alles reibungslos am Laufen zu halten.
• Starke administrative, koordinative und kundenorientierte Fähigkeiten helfen Ihnen, effektiv zu kommunizieren und Vertrauen zu Wissenschaftlern, Kunden und Kollegen aufzubauen.
• Fließende Englischkenntnisse sind ein Muss.
• Sichere Anwendung von Microsoft Office, insbesondere Outlook und Excel.
• Erfahrung im Umgang mit Datenbanken, Content-Management-Systemen und Registrierungsplattformen.
• Schnelle Auffassungsgabe für neue Software und Systeme.
• Ausgezeichnete Zeitmanagementfähigkeiten – Sie können multitasken und unter Druck ruhig bleiben.
• Ein natürlicher Kommunikator, der gut darin ist, Beziehungen aufzubauen.
• Scharfe Aufmerksamkeit für Details.
• Ein Abschluss (insbesondere in einem veranstaltungsbezogenen Bereich), andere relevante Qualifikationen oder gleichwertige Erfahrungen.

Sie haben möglicherweise auch

• Wir arbeiten auf Englisch, aber einige Deutschkenntnisse können von Vorteil sein.

Vertragsdauer: 3 Jahre, verlängerbar auf maximal 9 Jahre mit klaren Aufstiegsmöglichkeiten innerhalb des Teams.

Gehalt: Gehaltsgruppe 4 - monatliches Gehalt abhängig von Erfahrung und Ausbildung, beginnend bei 3.812 EUR nach Steuern (ohne Renten- und Krankenversicherungsbeiträge).

Zusätzliche Informationen

• Erste Interviews werden virtuell stattfinden, voraussichtlich am Montag, den 23. und Dienstag, den 24. November 2026.
• Zweite Vor-Ort-Interviews finden in Heidelberg statt, voraussichtlich am 2. Dezember 2026.

Warum zu uns kommen

EMBL ist neugierig, gemeinschaftsorientiert und international. Als inklusiver Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, glauben wir, dass Vielfalt es uns ermöglicht, effektiver zusammenzuarbeiten und innovativ in unseren Ansätzen zu sein. Wir setzen uns daher dafür ein, eine inklusive und flexible Kultur zu schaffen – eine, in der jeder sein volles Potenzial ausschöpfen und einen positiven Beitrag zu unserer Organisation leisten kann.

Wir ermutigen Bewerbungen von Personen, die unser bestehendes Team ergänzen können – wir glauben, dass Erfolg auf Teams basiert, deren Hintergründe und persönliche Erfahrungen die Vielfalt der Bevölkerungen widerspiegeln, die unsere Wissenschaft bedient. Wir ermutigen aktiv Bewerbungen aus allen Geschlechtern und Kulturen, ethnischen Gruppen und allen demografischen Gruppen, um zu helfen, Vorurteile und Übersehen an diesem transformativen Punkt in unserer Personalstrategie zu vermeiden.

Genießen Sie viele Vorteile:

• Finanzielle Anreize: Steuerfreies Gehalt, monatliche Familien-, Kinder- und Nichtansässigenzulagen, jährliche Gehaltsüberprüfung, Rentenregelung, Todesfallleistung, Langzeitpflege, Unfallversicherung und Arbeitslosenversicherung.
• Flexible Arbeitszeiten.
• Private Krankenversicherung für Sie und Ihre unmittelbare Familie (einschließlich aller Rezepte und großzügiger Zahn- und Augenversicherung).
• Großzügige Freizeit: 30 Tage Jahresurlaub pro Jahr, zusätzlich zu den Feiertagen.
• Umzugspaket einschließlich Installationshilfe (falls zutreffend).
• Campusleben: Kostenloser Shuttlebus (Heidelberg), Bibliothek, subventionierte Kantine vor Ort, legere Kleiderordnung, umfangreiche Sport- und Freizeitaktivitäten (auf dem Campus und remote).
• Familienleistungen: Kindergarten (Heidelberg), 10 Tage Kinderkrankheit, großzügige bezahlte Mutterschafts-/Elternzeit und monatliche Familien- und Kindergeldzulagen.
• Vorteile für internationale Neuankömmlinge: Visafreiheit, Bildungszuschuss für private Schulen, finanzielle Unterstützung für Reisen zurück in Ihr Heimatland alle zwei Jahre und eine monatliche Nichtansässigenzulage.

Für detaillierte Informationen besuchen Sie bitte unsere Seite zu Mitarbeiterbenefits.

Was Sie sonst noch wissen müssen:

• Internationale Bewerber: Wir rekrutieren international und erfolgreichen Kandidaten werden Visafreiheiten angeboten.
• EMBL ist Unterzeichner von DORA. Erfahren Sie hier, wie wir die DORA-Prinzipien auf unsere Rekrutierungs- und Leistungsbewertungsprozesse anwenden.
• Vielfalt und Inklusion: Bei EMBL glauben wir, dass vielfältige Teams Innovation und wissenschaftliche Exzellenz vorantreiben. Wir ermutigen Bewerbungen von Kandidaten aller Geschlechter, Identitäten, Nationalitäten und/oder anderer vielfältiger Hintergründe.
• Wie man sich bewirbt: Um sich zu bewerben, reichen Sie bitte ein Anschreiben und einen Lebenslauf über unser Online-System ein. Die Bewerbungen schließen um 23:59 Uhr MEZ am unten angegebenen Datum. Wir streben an, innerhalb von zwei Wochen nach dem Schlusstag eine Antwort zu geben.

Bewerbungsfrist: 03/11/2026