Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und koordiniere wichtige Prozesse.
- Unternehmen: Capeleo GmbH – ein wachsendes Unternehmen mit dynamischer Kultur.
- Vorteile: Sicheres Gehalt, Entwicklungsmöglichkeiten und ein spannendes Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Wachstumschancen in einem innovativen Team.
- Warum dieser Job: Übernehme Verantwortung und gestalte aktiv den Erfolg des Unternehmens mit.
- Qualifikationen: Erfahrung in Assistenz oder vergleichbaren organisatorischen Funktionen.
Stellenbeschreibung
Standort: Mühlhausen
Anstellungsart(en): Vollzeit
Freiraum schaffen. Wachstum ermöglichen. Geschäftsführung wirksam entlasten.
In dieser Schlüsselrolle unterstützt Du die Geschäftsführung der capeleo GmbH im operativen Tagesgeschäft, in der Priorisierung wichtiger Themen und in der strukturierten Steuerung wiederkehrender Prozesse. Ziel der Stelle ist es, die Geschäftsführung spürbar zu entlasten, Entscheidungswege zu verkürzen und organisatorische Klarheit zu schaffen, damit sich die Geschäftsführung auf Wachstum, Netzwerkaufbau, Kundenbeziehungen und die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens konzentrieren kann.
Gesucht wird keine klassische Assistenz, die nur reagiert, sondern eine Persönlichkeit, die mitdenkt, vorausplant, Verantwortung übernimmt und Dinge konsequent zum Abschluss bringt. Organisation, Priorisierung und Umsetzung mit Blick fürs Wesentliche.
Du übernimmst die aktive Steuerung und Koordination des Geschäftsführungsalltags. Dazu gehören:
- Terminmanagement, Vorbereitung und Nachbereitung von Gesprächen
- Fristenkontrolle, Wiedervorlagen, interne Abstimmungen
- Strukturierte Bearbeitung operativer Themen
Du verstehst Regelprozesse, erkennst Engpässe und sorgst dafür, dass Abläufe verlässlich funktionieren. Dabei priorisierst Du Aufgaben eigenständig, filterst Themen vor, bereitest Entscheidungen vor und hältst der Geschäftsführung konsequent den Rücken frei.
Zu Deinen Aufgaben zählen insbesondere:
- Termin-, Reise- und Besprechungskoordination für die Geschäftsführung
- Vorbereitung, Strukturierung und Nachverfolgung von Meetings, Aufgaben und Entscheidungen
- Schnittstellenkommunikation zwischen Geschäftsführung, internen Teams, Kunden, Bewerbern und externen Partnern
- Aufbau und Pflege von klaren Ablage-, Dokumentations- und Wiedervorlagestrukturen
- Unterstützung bei kaufmännischen, organisatorischen und administrativen Themen
- Proaktive Identifikation von Handlungsbedarf, offenen Punkten und Prozessverbesserungen
- Klare Kommunikation von Prioritäten, Fristen und Erwartungen
- Diskrete Bearbeitung vertraulicher Informationen und sensibler Vorgänge
Strukturiertes Arbeiten, kaufmännisches Verständnis und sichere Kommunikation.
Du bringst Erfahrung in Assistenz, Office Management, Sachbearbeitung, Projektkoordination, Personalwesen, Kundenbetreuung oder einer vergleichbaren organisatorischen Funktion mit. Entscheidend ist nicht nur der Lebenslauf, sondern Deine Fähigkeit, Verantwortung zu übernehmen, Prioritäten zu erkennen und Abläufe zuverlässig zu steuern.
Wichtig sind:
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office, E-Mail, Kalender- und Dokumentenmanagement
- Ausgeprägtes Organisationsvermögen und strukturierte Arbeitsweise
- Kaufmännisches Grundverständnis und sicherer Umgang mit administrativen Abläufen
- Verständnis für Prozesse, Fristen, Prioritäten und Verbindlichkeit
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Erfahrung in Personaldienstleistung, Recruiting, Kundenservice oder Administration von Vorteil
- Sprachen wie Tschechisch, Slowakisch, Rumänisch und/oder Bulgarisch sind ein absolutes Plus
Das erwartet Dich bei Capeleo: Festanstellung ab sofort in einem wachsenden Unternehmen. Sicheres, marktübliches Fixgehalt.
Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant der GF (m/w/d) Arbeitgeber: Capeleo GmbH
Capeleo bietet eine herausragende Arbeitsumgebung für Schweissroboter Bediener (m/w/d) mit einer offenen Unternehmenskultur und einem hervorragenden Betriebsklima. Die Mitarbeiter profitieren von flexiblen Arbeitszeiten, überdurchschnittlichen Sozialleistungen sowie umfangreichen Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung. Zudem erwartet Dich ein motiviertes Team, das auf Augenhöhe zusammenarbeitet und Dir die Chance gibt, in einem modernen Umfeld verantwortungsvolle Aufgaben zu übernehmen.
