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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Support our management with diverse administrative tasks and be the first contact for inquiries.
- Arbeitgeber: Join Captrain Deutschland GmbH, a leading company in the transportation sector.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy a full-time position with opportunities for professional growth and a dynamic work environment.
- Warum dieser Job: This role offers a chance to develop your skills while working closely with top management in Berlin.
- Gewünschte Qualifikationen: You need a completed commercial training or degree and experience in an assistant or office management role.
- Andere Informationen: Fluent German and English skills are required; be ready to showcase your proactive and efficient work style.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Assistenz (d/m/w) der Geschäftsführung
Firma: Captrain Deutschland GmbH
Einsatzort: Berlin
Aufgabe:
Als Assistenz unterstützen Sie unsere Geschäftsführung durch die Übernahme vielseitiger administrativer Aufgaben. Dabei sind Sie oft der erste Kontakt für Anliegen, die an die Geschäftsführung herangetragen werden, priorisieren und bearbeiten diese bzw. leiten sie bei Bedarf an den jeweiligen Fachbereich weiter. Sie sind verantwortlich für die Planung und Buchung von Reisen, inklusive Reisekostenabrechnung, für unseren CFO. Sie übernehmen die Vorbereitung von Sitzungen und Terminen sowie die Zusammenstellung und Verteilung relevanter Unterlagen sowie Präsentationen. Sie sind zudem die Ansprechperson für die Vermieter an unseren Standorten in Berlin und Dortmund und kümmern sich um die in dem Zusammenhang entstehenden Fragestellungen. Zu ihren weiteren Aufgaben gehören auch das Monitoring der internen Projekte, allgemeine administrative Büro- und Assistenztätigkeiten sowie die Übernahme der Vertretung im Abwesenheitsfall von Kollegen im Assistenz- bzw. Empfangsbereich.
Qualifikation:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder erfolgreich abgeschlossenes Studium
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Office Management-Funktion
- Eine ausgeprägte, selbstständige, proaktive und effiziente Arbeitsweise
- Hohes Maß an sozialer Kompetenz, Diskretion und Auffassungsgabe
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeit, ein selbstsicheres und sympathisches Auftreten
- Unternehmerisches Denken und Handeln
- Souveräner Umgang mit Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse
Sie haben keine Lust sich zu verstellen und arbeiten gern Hand in Hand.
Assistenz (d/m/w) der Geschäftsführung Arbeitgeber: Captrain Deutschland GmbH
Kontaktperson:
Captrain Deutschland GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz (d/m/w) der Geschäftsführung
✨Tip Number 1
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten! Da du oft der erste Kontakt für Anliegen bist, ist es wichtig, dass du in der Lage bist, klar und freundlich zu kommunizieren. Übe, wie du dich in verschiedenen Situationen ausdrücken würdest, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Number 2
Netzwerke mit anderen Assistenten oder Fachleuten in der Branche. Oftmals können persönliche Empfehlungen oder Einblicke von Kollegen dir helfen, die Erwartungen an die Rolle besser zu verstehen und dich gezielt darauf vorzubereiten.
✨Tip Number 3
Mach dich mit den spezifischen Tools und Software vertraut, die in der Assistenz verwendet werden. Wenn du bereits Kenntnisse in Office-Anwendungen hast, versuche, auch andere Programme zu lernen, die in der Branche gängig sind, um deine Fähigkeiten zu erweitern.
✨Tip Number 4
Bereite dich auf mögliche Fragen zur Priorisierung von Aufgaben vor. In dieser Rolle wirst du oft entscheiden müssen, welche Anliegen zuerst bearbeitet werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du in stressigen Situationen den Überblick behältst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz (d/m/w) der Geschäftsführung
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Understand the Role: Make sure you fully understand the responsibilities of the Assistenz der Geschäftsführung position. Highlight your relevant experience in administrative tasks, travel planning, and communication skills in your application.
Tailor Your CV: Customize your CV to reflect your qualifications that match the job description. Emphasize your previous experience in office management or similar roles, and showcase your proficiency with Office applications.
Craft a Compelling Cover Letter: Write a cover letter that demonstrates your enthusiasm for the role and the company. Mention specific examples of how your skills and experiences align with the requirements listed in the job description.
Proofread Your Application: Before submitting, carefully proofread your application materials. Ensure there are no spelling or grammatical errors, and that your documents are formatted professionally. A polished application reflects your attention to detail.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Captrain Deutschland GmbH vorbereitest
✨Sei gut vorbereitet
Informiere dich über Captrain Deutschland GmbH und die Branche, in der sie tätig sind. Zeige, dass du die Unternehmenswerte verstehst und wie du zur Erreichung ihrer Ziele beitragen kannst.
✨Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Rolle viel mit administrativen Aufgaben zu tun hat, bringe konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Zeitmanagement und in der Organisation von Meetings oder Reisen unter Beweis stellen.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Betone deine Kommunikationsfähigkeiten, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeit zur klaren und effektiven Kommunikation zeigen.
✨Zeige deine soziale Kompetenz
In dieser Position wirst du oft der erste Kontakt für Anliegen sein. Teile Beispiele, wie du in der Vergangenheit mit verschiedenen Stakeholdern umgegangen bist und wie du Diskretion und Empathie in deiner Arbeit angewendet hast.
