Operations Support Assistant

CARE Deutschland e.V. sucht einen Operations Support Assistant (OPS Assistant), um das Country Office Management Team (COMT) zu unterstützen. Die Position ist in Bonn angesiedelt und wird in Vollzeit angeboten, mit der Möglichkeit einer Teilzeitanstellung. Die Vertragsdauer beträgt ein Jahr (endet am 31.05.2027) und die Stelle soll so schnell wie möglich besetzt werden. Die Rolle unterstützt mehrere Country Offices (Ukraine, Balkans, Libya, Iraq) und arbeitet eng mit dem Operations Support Desk Officer, der Finanz- und Verwaltungsabteilung in Bonn sowie Kollegen in den Country Offices zusammen.

Ziel der Stelle

Der Operations Support Assistant unterstützt den Operations Support Desk Officer und die Country Offices (COs) bei der effizienten und konformen Umsetzung von Program Support-Funktionen, damit die COs:

• Standardwerkzeuge, Vorlagen und Verfahren anwenden
• rechtzeitige und genaue operative Daten und Berichterstattung sicherstellen
• Compliance- und interne Kontrollanforderungen befolgen
• die tägliche betriebliche Effizienz verbessern

Die Position konzentriert sich auf die operative Ausführung, Koordination und Unterstützung in den Bereichen Finanzen, Beschaffung, Logistik und Verwaltung.

Ihre Aufgaben

• Unterstützung bei der Erstellung von COMT- und Country Office-Struktur-Budgets, Prognosen und BvA-Berichten, um Vollständigkeit und Genauigkeit sicherzustellen
• Pflege und Aktualisierung von operativen Tracking-Tools (Budgets, Beschaffung, Risiko- und Audit-Tracker)
• Als fortgeschrittener Benutzer von ERP-Systemen (z.B. PeopleSoft) agieren: Unterstützung der Country Offices bei der täglichen Systemnutzung, Hilfe bei Dateneingaben, Korrekturen und Nachverfolgungen
• Unterstützung der Beschaffungsprozesse für HQ COMT: Erstellung von Bestellanforderungen (PRs), Koordination mit der Finanzabteilung und externen Anbietern, Nachverfolgung der Beschaffungsprozesse und Sicherstellung einer rechtzeitigen Nachverfolgung
• Unterstützung der internen Abrechnung zwischen HQ und Country Offices: Vorbereitung und Nachverfolgung von Rechnungen, Unterstützung bei der Abstimmung von Transaktionen, Hilfestellung bei Buchungen in ERP-Systemen
• Unterstützung von Audit-Nachverfolgungen und Umsetzung von Empfehlungen
• Überwachung operativer Risiken und Pflege der entsprechenden Tracker
• Koordination der Datensammlung und Berichterstattung aus den Country Offices
• Unterstützung bei der Einführung von SOPs, Richtlinien und Standardvorlagen, einschließlich der Vorbereitung von Schulungsmaterialien
• Bearbeitung der täglichen operativen Kommunikation mit den Country Offices und Nachverfolgung offener Fragen

Ihr Profil / Anforderungen

• Universitätsabschluss in Betriebswirtschaft, Finanzen oder einem verwandten Bereich oder gleichwertige Qualifikation
• Bis zu 2 Jahre Berufserfahrung in Finanzen, Verwaltung oder operativer Unterstützung, vorzugsweise in einem NGO-Umfeld
• Gutes Verständnis von Budgetierung, finanziellen Prozessen und administrativen Verfahren
• Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen (z.B. PeopleSoft oder ähnlich; Erfahrung mit PeopleSoft ist von Vorteil)
• Starke organisatorische und koordinative Fähigkeiten mit einem hohen Maß an Detailgenauigkeit
• Fähigkeit, strukturiert und prozessorientiert zu arbeiten, auch unter Druck
• Starke Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, mit mehreren Interessengruppen in einem internationalen Umfeld zu arbeiten
• Serviceorientierter und proaktiver Arbeitsstil
• Ausgezeichnete Englischkenntnisse (C1), sowohl schriftlich als auch mündlich. Zusätzliche Sprachkenntnisse (z.B. Deutsch, Französisch, Arabisch, Ukrainisch) sind von Vorteil
• Wohnsitz und Arbeitserlaubnis in Deutschland sind erforderlich
• Versierter Umgang mit gängigen IT-Anwendungen wie Microsoft 365 und Buchhaltungssoftware

Warum wir?

Als internationale Organisation unterstützen wir ein vielfältiges Arbeitsumfeld, das auf Gerechtigkeit und gegenseitigem Respekt basiert. Wir freuen uns daher über jede Bewerbung, unabhängig von ethnischer, sozialer und nationaler Herkunft, Geschlecht, Religion, Alter, Behinderung, sexueller Orientierung und Familienstand.

Wir haben eine Nulltoleranzpolitik gegenüber sexueller Belästigung, Ausbeutung und Missbrauch und ergreifen konsequente Maßnahmen gegen Fehlverhalten.

Wir bieten

• Familienfreundliche flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit und mobiles Arbeiten)
• 31 Tage Urlaub, plus zusätzliche freie Tage am 24. Dezember, 31. Dezember und Rosenmontag
• Kostenloses deutschlandweites Ticket für den öffentlichen Nahverkehr (“Deutschlandticket”)
• Kindergeldzuschuss für Vorschulkinder
• Zusätzliche betriebliche Altersvorsorge (nach 2 Jahren)
• 24/7 Gruppenunfallversicherung
• Übernahme relevanter beruflicher Schulungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Faire und transparente Gehälter
• Verschiedene Teamevents (Sommerfest, Betriebsausflug, Weihnachtsfeier usw.)

Wir suchen eine hochmotivierte Kollegin oder einen hochmotivierten Kollegen, die/der sich für die Mission von CARE Deutschland engagiert. Wir bieten einen interessanten Job mit vielen sozialen Vorteilen in einem vielfältigen internationalen Team.

Das sind Sie?

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, einschließlich Ihres Lebenslaufs, eines kurzen Anschreibens sowie Ihrer Abschlusszeugnisse und Referenzschreiben. Ihr Kontakt ist Pamela Orgeldinger.

Über uns

CARE Deutschland e.V. steht für eine lange Tradition der Hilfe und Partnerschaft, die mit dem CARE-Paket begann. Wir sind Teil des Netzwerkes von CARE International und arbeiten weltweit gemeinsam mit Partnern daran, Not zu lindern, Entwicklungschancen zu schaffen und die Würde aller Menschen zu sichern. Besonders am Herzen liegt uns dabei die Beteiligung von Frauen und Mädchen. CARE ist überparteilich, konfessionslos und dem humanitären Mandat verpflichtet.