Operations Associate (m/f/d)

Bei CWC Recruitment (CWC) und Care Forward (CF) sind wir leidenschaftlich bei dem, was wir tun. Unsere Mission ist es, den Mangel von 60.000 fehlenden Gesundheitsfachkräften in Deutschland zu reduzieren. Wir erreichen dies, indem wir arbeitslose oder unterbeschäftigte Gesundheitsfachkräfte aus der ganzen Welt rekrutieren und schulen und ihnen zuverlässige Jobs in renommierten deutschen Gesundheitseinrichtungen anbieten. CWC bietet Gesundheitsfachkräften – unabhängig davon, wo sie geboren wurden – die Möglichkeit, eine erfüllende Karriere in Deutschland zu beginnen. Gleichzeitig bietet es Arbeitgebern zuverlässige Personallösungen und stärkt so das deutsche Gesundheitssystem. Unser Ziel ist es, unseren Kunden einen transparenten und nachhaltigen Service anzubieten, der sich auf faire und würdevolle Arbeitsbedingungen für die Kandidaten konzentriert. CWC ist ein wachsendes, agiles und internationales Start-up mit Sitz in Berlin.

Wenn Sie eine zielorientierte Person sind, die gerne Verantwortung für Projekte übernimmt, gerne lernt und durch Ihre Arbeit einen Einfluss haben möchte, dann sind Sie hier genau richtig! Seit Dezember 2022 ist CWC offiziell Teil der MIMS Group mit Hauptsitz in Singapur. MIMS ist in 17 Ländern tätig und hat 2,7 Millionen Gesundheitsfachkräfte, die ihre Dienstleistungen nutzen, einschließlich Personallösungen.

Als Operations Associate (m/w/d) bei CWC arbeiten Sie ausschließlich vor Ort eng mit dem Operationsteam zusammen, um wichtige Geschäftsinitiativen zu unterstützen.

• Verwalten und Koordinieren des ein- und ausgehenden Schriftverkehrs, um eine zeitgerechte und genaue Bearbeitung sicherzustellen.
• Unterstützen Sie die Vorbereitung und Organisation von Dokumentationen für offizielle Einreichungen und regulatorische Prozesse.
• Pflegen und kontinuierlich verbessern von digitalen und physischen Ablagesystemen, um Zugänglichkeit und Compliance sicherzustellen.
• Dokumente und Unterlagen auf Anfrage abrufen.
• Aktualisieren und Pflegen von Kandidaten- und Arbeitgeberunterlagen, um eine genaue Verfolgung der Dokumente während des Prozesses sicherzustellen.
• Durchführen von Qualitätsprüfungen und erster Sichtung der Kandidatendokumentation, um Vollständigkeit und Compliance sicherzustellen.
• Vorbereiten und Einreichen von Kandidatendokumentationen bei den relevanten Behörden in einer zeitgerechten und strukturierten Weise.
• Koordinieren und Verwalten von Terminen, Fristen und wichtigen Prozessmeilensteinen.
• Überwachen von Büromaterialien und Verwalten der Beschaffung von Schreibwaren, Möbeln und Geräten nach Bedarf.
• Unterstützen Sie die Büroabläufe, indem Sie Systeme, Arbeitsabläufe und die Organisation des Arbeitsplatzes verbessern, um die Gesamteffizienz zu steigern.
• Proaktiv Ineffizienzen identifizieren und Verbesserungsvorschläge für interne Prozesse machen.
• Übernehmen Sie die Verantwortung für zugewiesene betriebliche Arbeitsabläufe von Anfang bis Ende.
• Als zentrale Koordinationsstelle zwischen internen Teams und externen Stakeholdern fungieren.

• Abgeschlossenes Bachelorstudium oder vergleichbare Qualifikation.
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit einem hohen Maß an Genauigkeit und Detailgenauigkeit.
• Strukturierte, aufgabenorientierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu managen.
• Proaktive Denkweise mit einem praktischen, problemlösenden Ansatz.
• Komfortabel damit, Verantwortung zu übernehmen und Dinge ohne ständige Anleitung zu erledigen.
• Schnell zu lernen, anpassungsfähig und offen für neue Werkzeuge und Prozesse.
• Sicher im Umgang mit Google Workspace (insbesondere Google Sheets) und gängigen Bürowerkzeugen (z.B. Scanner, Drucker).
• Klare und professionelle Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch (mindestens C1) und Englisch (mindestens B2/C1).
• Sicher im Umgang mit regelmäßiger Kommunikation mit Behörden und externen Institutionen.
• Frühere Erfahrung in administrativen oder operativen Unterstützungsrollen ist ein großer Vorteil.
• Bereitschaft, eine Vielzahl von Aufgaben zu übernehmen und verschiedene Bereiche des Unternehmens zu unterstützen.

• Sie über frühere Erfahrungen mit Anerkennungsverfahren, verwandten Bereichen oder deutscher Bürokratie verfügen.
• Sie als Büroadministrator, Büroassistent oder in einer vergleichbaren Rolle gearbeitet haben.

• Wertvolle Berufserfahrung - Sammeln Sie praktische Erfahrungen in einem schnell wachsenden Start-up innerhalb der Gesundheitsrekrutierungsbranche.
• Flache Hierarchien in einem Start-up-Umfeld - Mit Wachstumschancen, kombiniert mit einer umfassenden Einarbeitung und regelmäßigem Feedback.
• Ein Produktangebot, das weder trend- noch saisonabhängig ist, mit spannenden Aufgaben und einem hohen Maß an Verantwortung.
• Ein sinnvolles Job, da unsere Gesundheitsfachkräfte dazu beitragen, das Gesundheitssystem zu entlasten und das Leben von Familien zu unterstützen.
• Premium-Lage - Wir arbeiten in einem hellen und modernen Arbeitsplatz direkt neben der U8 in Kreuzberg, Berlin. Hunde sind ebenfalls in unserem Büro willkommen!
• Englisch als Amtssprache - Unsere Bürosprache ist Englisch, um ein internationales Team zu unterstützen, jedoch ist Deutsch eine harte Voraussetzung für diese Gelegenheit aufgrund unserer Interaktion mit externen Partnern.
• Diversität - CWC setzt sich über alles für Vielfalt und Inklusion ein, mit über 13 verschiedenen Nationalitäten, die in unserem Berliner Büro vertreten sind, und einem Engagement für die Einstellung der besten Kandidaten, unabhängig von Rasse, Alter, Herkunftsland, Geschlecht, Fähigkeit oder sexueller Orientierung.
• Subventionierte Sportmitgliedschaft + Unternehmensrabatte: Alle Mitarbeiter von CWC Recruitment erhalten vollen Zugang zu einer vergünstigten Mitgliedschaft im Urban Sports Club sowie Hunderte von Rabatten auf beliebte Marken und Dienstleistungen durch Unternehmensrabatte.
• Meet-ups und Teambesprechungen: Für diejenigen, die gerne außerhalb der Arbeit sozialisiert werden, organisiert CWC regelmäßig Teamevents wie Drinks, Spiele und Workshops, um stärkere Bindungen zu fördern und sich außerhalb eines Büroumfelds besser kennenzulernen.

Care Forward und CWC Recruitment unterstützen weltweit Vielfalt und suchen Mitarbeiter, die ebenso vielfältig sind. CWC verpflichtet sich, ein Arbeitgeber der Chancengleichheit zu sein, erkennt die Stärke einer vielfältigen Belegschaft an und ermutigt Bewerbungen von Personen mit unterschiedlichen Erfahrungen, Perspektiven und Hintergründen.