Collaborateur Finances & Administration 60% (h/f/d)

Notre Département Migration & Intégration Suisse romande – une antenne de Caritas Suisse à Fribourg employant une centaine de collaboratrices et collaborateurs – est responsable de l’accompagnement et de l’intégration des réfugiés statutaires dans le canton de Fribourg. Sur mandat cantonal, nous accueillons les nouveaux arrivants dans notre foyer à Matran, les aidons pour trouver leur propre logement, octroyons l’aide personnelle et matérielle selon les normes de l’aide sociale et les soutenons dans les démarches vers l’intégration professionnelle et sociale. De plus, nous gérons un service d'interprétariat communautaire actif dans plusieurs cantons romands ainsi qu'un service d'écoute et de conseil contre le racisme pour les habitants du canton de Fribourg.

Le Service Finances & Administration est composé d’une vingtaine de personnes travaillant dans plusieurs domaines d’expertise. Notre Service s’occupe des tâches :

• liées au département en matière de finances et de comptabilité, mais aussi des apprentis employés de commerce.
• La gestion budgétaire, de controlling et de suivi fait aussi partie des tâches du service.
• liées aux bénéficiaires de l’aide sociale en matière de finances et de comptabilité, de travaux administratifs liés aux finances, de tâches spécifiques, mais aussi en matière de contentieux, statistiques et controlling financier.
• liées à la réception.

L’équipe composée de collaborateurs qui assurent une complémentarité aux assistantes et assistants sociaux dans tous les aspects administratifs et financiers du suivi des bénéficiaires de l’aide sociale. La réception s’occupe quant à elle de l’accueil, de la centrale téléphonique, de la gestion du courrier pour le Département, ainsi que du scan des documents.

Vos tâches :

• Gestion financière et administrative
  • Assurer l'ouverture, la création et la mise à jour des dossiers (bénéficiaires, partenaires, objets, etc.).
  • Établir les budgets de base lors de changements de statut ou de l'évolution des normes, ainsi que les calculs d'aides complémentaires et les recalculs rétroactifs.
  • Contrôler, numériser, comptabiliser et assurer le paiement des factures.
  • Gérer les comptes EL (versements, libérations de fonds, comptabilisation, transferts, écritures correctives et suivi administratif).
  • Mettre à jour les données administratives et les comptes de facturation en garantissant leur exactitude.
  • Veiller à la fiabilité et à la cohérence des données en réalisant des contrôles réguliers et en utilisant les outils de vérification dédiés (Symic, FriPers).
  • Produire et contrôler les listes de types de frais, rapports, tableaux de bord et statistiques nécessaires au pilotage du service et à la direction.
  • Traiter les demandes reçues via les différentes boîtes de messagerie du service et assurer leur suivi.
• Gestion de dossiers spécifiques
  • Gérer les déclarations fiscales des bénéficiaires accompagnés par le département.
  • Gérer les demandes de bourses d'études et assurer le lien avec le Service des subsides de formation.
  • Établir les listes de contrôle des naissances et réaliser les transmissions périodiques au SASoc.
  • Participer, selon les besoins du service, au remplacement de la réception en assurant l'accueil des bénéficiaires, la gestion du courrier, le tri, la numérisation, le classement et les activités de back-office.
• Contribution à la vie du service
  • Participer activement à l'intégration et à la formation des nouveaux collaborateurs.
  • Accompagner au quotidien l'apprenti·e dans l'apprentissage des activités opérationnelles.
  • Rédiger, actualiser et optimiser les procédures de travail afin de contribuer à l'amélioration continue des processus.
  • Collaborer étroitement avec les différents services internes et contribuer à la qualité, à l'efficacité et à l'amélioration continue des prestations du service.

Nos exigences :

• Titulaire d'un CFC d'employé·e de commerce ou d'une formation administrative jugée équivalente.
• Vous bénéficiez d'une expérience confirmée dans le domaine de la gestion financière ou de la comptabilité.
• Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques usuels, en particulier Excel à un niveau avancé.
• Vous faites preuve d'un excellent sens de l'organisation, d'autonomie, de rigueur et d'un fort sens des responsabilités.
• Vous appréciez le travail en équipe, entretenez des relations de qualité avec vos interlocuteurs et collaborez efficacement.