Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team bei der Organisation und Planung von Sitzungen und verwalte wichtige Dokumente.
- Unternehmen: Caritasverband für die Diözese Mainz e.V., ein führender Wohlfahrtsverband mit über 12.500 Mitarbeitenden.
- Vorteile: Attraktive Vergütung, flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und Gesundheitsmanagement.
- Weitere Informationen: Moderne Arbeitsumgebung mit guten Entwicklungsmöglichkeiten und einem freundlichen Team.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Büroorganisation und bringe deine Ideen in einem wertschätzenden Team ein.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Office-Management sind wünschenswert.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Der Caritasverband für die Diözese Mainz e.V., Spitzenverband der freien Wohlfahrtspflege und Wohlfahrtsverband der Diözese Mainz mit mehr als 12 500 Mitarbeitenden in den caritativen Einrichtungen und Diensten der Mitgliedsorganisationen, sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n engagierte:n und motivierte:n Verwaltungsmitarbeitende/n (m/w/d) als Assistenz.
Ihr Aufgabenbereich:
- Erledigung der Korrespondenz
- Planung, Organisation und Begleitung des gesamten Sitzungsmanagements für Vorstand/Recht/Finanzen, inklusive Protokollführung
- Umsetzung des digitalen Sitzungsmanagements sowie Verantwortung und Pflege für die Ablagestruktur von Vorstand/Recht/Finanzen
- Übernahme der gesamten Termin- und Reiseplanung in Abstimmung mit in- und externen Ansprechpersonen
- Management von Fristen und Wiedervorlagen sowie die Überwachung von Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen
- Zusammenstellung und Aufbereitung rechtlicher und anderer relevanter Unterlagen
- Steuerung von Genehmigungsverfahren
- Vorbereitung und Umsetzung von Absprachen und Verträgen mit verschiedenen Dienstleistern in den Bereichen Personalabrechnung, Beschaffung, Hausverwaltung und Versicherungs- und Finanzmanagement
- Vorbereitung von Formulierungsvorschlägen und Präsentationen
- Mitarbeit bei der Weiterentwicklung des Büromanagements
- Weiterentwicklung, Dokumentation und Unterstützung der Prozesse
- Erstellung von Rechnungen und Gestaltung des Mahnwesens
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise im Büromanagement mit Weiterbildung zur Büroassistenz oder vergleichbare Qualifikation im Bereich Office-Management. Einschlägige Berufserfahrung als Assistenz gerne in einem oder mehreren der genannten Bereiche „Vorstand, Recht und Finanzen“ ist wünschenswert. Hohe Affinität und Begeisterung für Digitalisierung und Innovation sowie sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Produkten (Word, Excel, PowerPoint). Sehr gute stilsichere Ausdrucksweise mit einem verbindlichen, freundlichen und professionellen Auftreten. Hohes Maß an Diskretion. Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Organisationstalent. Hohe Einsatzbereitschaft, Flexibilität und Belastbarkeit. Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit. Selbständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise. Bereitschaft zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung.
Unser Angebot:
- Eine attraktive Vergütung nach den Arbeitsvertragsrichtlinien des Deutschen Caritasverbandes (AVR-C) inklusive einer attraktiven Jahressonderzahlung - vergleichbar mit TVöD
- Eine zusätzliche Altersversorgung sowie weitere Sozialleistungen
- Förderung Ihrer persönlichen Entwicklung durch Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Eine offene und freundliche Unternehmenskultur mit zeitgemäßen Führungsstrukturen in einem wertschätzenden Team
- Zusatzleistungen, wie z. B. flexible Arbeitszeitgestaltung, Fahrradleasing, Jobticket, Mietwagennutzung und kostenfreies Tanken an den E-Ladesäulen der Geschäftsstelle
- Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
- Betriebliches Gesundheitsmanagement (z. B. Firmenfitnessprogramm EGYM Wellpass)
- Ein moderner, zukunftsorientierter und sicherer Arbeitsplatz mit guter Anbindung an den ÖPNV
Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.
Verwaltungsmitarbeitende/r (m/w/d) als Assistenz Arbeitgeber: Caritasverband für die Diözese Mainz e.V.
Der Caritasverband für die Diözese Mainz e.V. ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden nicht nur eine attraktive Vergütung und umfassende Sozialleistungen bietet, sondern auch eine offene und freundliche Unternehmenskultur fördert. Mit zahlreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie flexiblen Arbeitszeitmodellen unterstützt das Unternehmen die persönliche und fachliche Entwicklung seiner Mitarbeitenden und sorgt für ein modernes Arbeitsumfeld mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr.
Kontaktdaten:
Caritasverband für die Diözese Mainz e.V. Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Verwaltungsmitarbeitende/r (m/w/d) als Assistenz erhalten könnten
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Caritasverband für die Diözese Mainz e.V.
Wenn du auf der Website von Caritasverband für die Diözese Mainz e.V. stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Verwaltungsmitarbeitende/r (m/w/d) als Assistenz mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Caritasverband für die Diözese Mainz e.V. erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Caritasverband für die Diözese Mainz e.V. vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
