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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite ein Team und optimiere Prüfungsprozesse für Studierende.
- Arbeitgeber: Die Carl von Ossietzky Universität bietet eine dynamische Umgebung für akademische Verwaltung.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, in einem innovativen Team zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Prüfungsorganisation und unterstütze Studierende direkt.
- Gewünschte Qualifikationen: Erforderlich sind Verwaltungsprüfung II oder vergleichbare Ausbildung sowie Berufserfahrung in der Verwaltung.
- Andere Informationen: Wir fördern Gleichstellung und bevorzugen schwerbehinderte Bewerber bei gleicher Eignung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Über uns: Das Dezernat 3 ist mit seinen vier Abteilungen und zwei Servicebereichen Ansprechpartner für Informationen und Beratung zu Studienorientierung, Bewerbung, Studienbeginn, Studium, Prüfungen, Auslandsstudium und Berufseinstieg. Das Akademische Prüfungsamt ist innerhalb des Dezernats zuständig für die Administration von Prüfungen sowie für die Durchführung der prüfungsrechtlichen Verwaltungsverfahren. Schnittstellen zu den anderen Arbeitsbereichen sowie intensiver Kontakt zu Lehrenden und Studierenden zeichnet das Arbeiten aus.
Ihre Aufgaben:
- Organisation und fachliche Führung eines Sachbearbeitungsteams
- Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Organisation und Optimierung der laufenden Arbeitsprozesse im Bereich des Prüfungswesens sowie bei der Abstimmung der prüfungsrelevanten IT-Prozesse.
- Weiterentwicklung der Verwaltungsverfahren und der Arbeitsorganisation im Prüfungsamt, einschließlich Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über neue Rechtsvorschriften, Erlass, Verfahrensänderungen etc.
- Unterstützung bei der Klärung von Grundsatzfragen im Bereich des Prüfungsamtes (Zulassungs- und Anmeldeverfahren; Rücktritte, Erfassung und Dokumentation von Prüfungsergebnissen, Abschlussprüfungen, Widerspruchsverfahren etc.)
- Beratung der Studierenden, Lehrenden sowie Funktionsträger/innen in den Fakultäten in Prüfungsangelegenheiten, sowie Teilnahme an Prüfungsausschusssitzungen
- Bearbeitung prüfungsrechtlicher Widerspruchsverfahren sowie Verfahren bei Täuschungsanzeigen und Vorbereitung von Stellungnahmen zu den prüfungsrechtlichen Klageverfahren
- Überprüfung von geplanten Prüfungsordnungsänderungen auf Auswirkungen und Umsetzbarkeit
- Allgemeine Sachbearbeitung im Akademischen Prüfungsamt
Ihr Profil:
- Erforderlich ist / Einstellungsvoraussetzungen: Verwaltungsprüfung II, Ausbildung Verwaltungsfachwirt*in, eine vergleichbare abgeschlossene Ausbildung oder ein fachlich einschlägiger Hochschulabschluss
- Zwingend sind einschlägige Berufserfahrung in der Verwaltungspraxis, d. h. fundierte Kenntnisse in Rechtsnormen des allgemeinen Verwaltungsrechts und deren Anwendung
- nachgewiesene mehrjährige Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung mit Publikumsverkehr
- Erwünscht sind / Von Vorteil sind: Kenntnisse von Rechtsnormen im Hochschulbereich, insbesondere aus dem Prüfungsrecht
- sehr gute Kommunikations- und Konfliktfähigkeit und hohe Serviceorientierung
- eigenverantwortliches, gründliches Arbeiten
- Führungskompetenzen, Teamfähigkeit, Belastbarkeit und Flexibilität
- gründliche Kenntnisse im Umgang mit der Standardsoftware (Microsoft Office) und die Bereitschaft, sich in die Handhabung der im Akademischen Prüfungsamt verwendeten Programme einzuarbeiten
- mehrjährige Berufserfahrung in der Beratung von Hochschulangehörigen sind erwünscht, ebenso Kenntnisse im Umgang mit dem Prüfungsverwaltungssystem HIS oder einer vergleichbaren Software sowie des Lernmanagementsystems Stud.IP
- gute Englischkenntnisse
Unser Anspruch: Die Carl von Ossietzky Universität fördert die berufliche Gleichstellung von Männern und Frauen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Sachgebietsleitung im Akademischen Prüfungsamt Arbeitgeber: Carl von Ossietzky Universität Oldenburg
Kontaktperson:
Carl von Ossietzky Universität Oldenburg HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sachgebietsleitung im Akademischen Prüfungsamt
✨Tip Nummer 1
Informiere dich gründlich über die spezifischen Abläufe und Herausforderungen im Akademischen Prüfungsamt. Zeige in Gesprächen, dass du die Prozesse verstehst und bereit bist, diese aktiv zu optimieren.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des Prüfungsamtes. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen, die deine Chancen erhöhen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zu Konfliktmanagement und Teamführung vor. Da die Position Führungsverantwortung beinhaltet, ist es wichtig, deine Erfahrungen und Ansätze in diesen Bereichen klar darzustellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Serviceorientierung und Kommunikationsfähigkeiten in persönlichen Gesprächen. Bereite Beispiele vor, wie du erfolgreich mit Studierenden und Lehrenden kommuniziert hast, um deren Anliegen zu klären.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sachgebietsleitung im Akademischen Prüfungsamt
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung ansprichst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone insbesondere deine Kenntnisse im Verwaltungsrecht und deine Führungskompetenzen.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du darlegst, warum du für die Sachgebietsleitung im Akademischen Prüfungsamt geeignet bist. Gehe auf deine Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung und deine Kommunikationsfähigkeiten ein.
Korrekturlesen: Lass deine Bewerbung von einer anderen Person Korrektur lesen, um Tippfehler oder unklare Formulierungen zu vermeiden. Eine fehlerfreie Bewerbung hinterlässt einen professionellen Eindruck.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Carl von Ossietzky Universität Oldenburg vorbereitest
✨Verstehe die Anforderungen der Stelle
Mach dich mit den spezifischen Aufgaben und Anforderungen der Sachgebietsleitung im Akademischen Prüfungsamt vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Qualifikationen zu diesen Anforderungen passen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner beruflichen Vergangenheit, die deine Fähigkeiten in der Verwaltung, Teamführung und Konfliktlösung demonstrieren. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Position zu untermauern.
✨Informiere dich über aktuelle Entwicklungen
Halte dich über aktuelle rechtliche Änderungen im Prüfungswesen und relevante Themen im Hochschulbereich auf dem Laufenden. Dies zeigt dein Engagement und deine Fachkenntnis während des Interviews.
✨Stelle Fragen
Bereite einige durchdachte Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Fragen zur Teamstruktur, zu Herausforderungen im Prüfungsamt oder zu zukünftigen Projekten zeigen dein Interesse und deine proaktive Haltung.
