Office Manager / Receptionist

Caseware ist eines der ursprünglichen Fintech-Unternehmen Kanadas und führt seit über 30 Jahren die globale Branche für Prüfungs- und Buchhaltungssoftware an, mit mehr als 500.000 Nutzern in 130 Ländern und in 16 verschiedenen Sprachen verfügbar. Als Office Manager & Receptionist bei Caseware Deutschland übernehmen Sie eine sehr sichtbare, kundenorientierte Rolle, um sicherzustellen, dass unser Büro reibungslos läuft und ein einladender Ort für Mitarbeiter, Kunden und Besucher bleibt. In dieser Position überwachen Sie die Büroabläufe, bieten administrative Unterstützung und tragen zur Schaffung einer professionellen und positiven Arbeitsplatzatmosphäre bei.

📌 Diese Rolle wird in Teilzeit (mindestens 30 Stunden pro Woche) mit der Option auf Vollzeitbeschäftigung angeboten.

Was Sie tun werden:

• Büro & Empfang: Sicherstellen, dass die täglichen Büroabläufe reibungslos verlaufen und eine professionelle Arbeitsumgebung geschaffen wird.
• Besucher, Kunden und Geschäftspartner willkommen heißen, begrüßen und unterstützen.
• Bürofazilitäten, -materialien und externe Dienstleister koordinieren.
• Büromaterialien verwalten, den Bestand überwachen und Beschaffungsprozesse abwickeln.
• Die Einhaltung von Sicherheits- und Schutzanforderungen (Brandschutz, Zugangskontrolle, Alarmsysteme) überwachen.
• Remote-Unterstützung für das Büro in Stuttgart vom Hauptsitz in Düsseldorf aus bieten.

Administrative Unterstützung:

• Als zentrale Kontaktperson für Mitarbeiter in Bezug auf bürobezogene und administrative Angelegenheiten fungieren.
• Parkplätze, Zugangskarten und Lagerräume organisieren.
• Kostenverfolgung unterstützen und bei der Rechnungsbearbeitung für Büroabläufe helfen.
• Eng mit People Operations bei interner Kommunikation und Mitarbeiterveranstaltungen zusammenarbeiten.

Veranstaltungen & Kundenbetreuung:

• Besuche von Kunden, Geschäftsessen und externe Meetings organisieren und koordinieren.
• Bei der Planung und Durchführung interner Unternehmensveranstaltungen und Mitarbeiterversammlungen helfen.
• Zu einem positiven Erlebnis für Mitarbeiter und Kunden durch professionelle und serviceorientierte Unterstützung beitragen.

Was Sie mitbringen:

• Relevante Erfahrung in der Büroverwaltung, im Executive Support oder in einer ähnlichen Rolle.
• Solides Verständnis von Beschaffung, Anbieterkoordination, Betriebsabläufen und Kundenservice.
• Exzellente schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in einem professionellen Umfeld.
• Hohe Aufmerksamkeit für Details kombiniert mit einer strukturierten und lösungsorientierten Arbeitsweise.
• Starke Zeitmanagement-, Organisations- und Projektkoordination Fähigkeiten.
• Proaktive Selbststarter mit einem Sinn für Eigenverantwortung, in der Lage, schnelle Lösungen zu bieten, während langfristige Ziele im Blick behalten werden.
• Flexibilität und gelegentliche Bereitschaft, nach Stuttgart zu reisen, falls erforderlich.
• Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einem schnelllebigen, termingetriebenen Umfeld zu bewältigen.
• Kollaborative Denkweise, angenehm im Umgang mit Kollegen auf allen Ebenen, einschließlich direkter Interaktion mit dem Geschäftsführer.

Was wir Ihnen bieten:

• Innovation steht im Mittelpunkt unserer Arbeit. Wir arbeiten mit modernster Technologie in der Buchhaltung und Finanzberichterstattung und erweitern ständig die Grenzen, um wirkungsvolle Softwarelösungen zu schaffen.
• Wir setzen uns für eine kollaborative Kultur ein, in der Ihre Ideen geschätzt werden und Wissensaustausch innerhalb eines unterstützenden, integrativen Teams gefördert wird.
• Work-Life-Balance ist uns wichtig. Wir bieten flexible Arbeitsoptionen, Remote-Möglichkeiten und großzügige Urlaubsrichtlinien, um ein gesundes Gleichgewicht zwischen Berufs- und Privatleben zu gewährleisten.
• Wir bieten wettbewerbsfähige Vergütung, einschließlich eines wettbewerbsfähigen Gehalts und umfassender Leistungen.
• Wir sind von wirkungsvoller Arbeit motiviert. Ihre Beiträge beeinflussen direkt, wie unsere Kunden finanzielle Prozesse verwalten und ihren Erfolg vorantreiben.
• Anerkennung und Belohnungen sind uns wichtig. Wir feiern harte Arbeit durch Anerkennungsprogramme, Leistungsboni und Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
• Wir nutzen globale Chancen. Arbeiten Sie an internationalen Projekten und arbeiten Sie mit einem vielfältigen, globalen Team zusammen.

Über Caseware: Casewares innovative Softwareprodukte sind sorgfältig für Buchhaltungsfirmen, Unternehmen und Regierungen konzipiert. Unsere Teams arbeiten kontinuierlich zusammen, innovieren und bauen auf unserem bestehenden Produktportfolio auf. Mit einer kundenorientierten Denkweise entwickeln wir Technologien, die die Zukunft von Audits, Finanzberichterstattung und Finanzdatenanalysen gestalten werden.

Mit einer strategischen Investition von Hg Capital im Jahr 2020 befindet sich Caseware nun in seiner nächsten Wachstumsphase, während wir uns auf die Menschen und Produkte konzentrieren, die Caseware bisher so erfolgreich gemacht haben. Eines der Kernwerte von Caseware ist Viele Stimmen, ein Team, und in diesem Sinne setzen wir uns dafür ein, Teams aufzubauen, die so vielfältig sind wie unsere Kunden, auf gerechte und inklusive Weise. Wir begrüßen und ermutigen Kandidaten aller Hintergründe, sich zu bewerben. Sollten Sie Anpassungen benötigen oder Fragen während des Bewerbungs- oder Interviewprozesses haben, wenden Sie sich bitte per E-Mail an unser People Operations-Team unter [email protected].

Hintergrundüberprüfung: Alle Kandidaten, die ein Angebot für eine Position erhalten, müssen erfolgreich eine Hintergrundüberprüfung über Certn.co durchführen, die typischerweise eine Identitätsüberprüfung und eine Überprüfung des Strafregisters umfasst. Führungskräfte und leitende Manager unterliegen ebenfalls einer Soft-Credit-Prüfung. Kandidaten mit Wohnsitz in den Niederlanden und Deutschland sind von Hintergrundüberprüfungen über Certn.co ausgeschlossen.

Sicherheit und Betrug: Caseware nimmt die Sicherheit der Kandidaten ernst. Alle legitimen Kommunikationen von uns stammen von E-Mail-Adressen, die auf @caseware.com enden, und unsere offenen Stellen sind immer auf seriösen Jobbörsen und auf unserer Website https://jobs.lever.co/caseware aufgeführt. Wir werden NIEMALS um Zahlungen oder finanzielle Informationen von Ihnen bitten. Wenn Sie ein unaufgefordertes Stellenangebot erhalten, gehen Sie mit äußerster Vorsicht vor.

Wir können KI-Tools verwenden, um Teile des Einstellungsprozesses zu unterstützen, wie z.B. die Überprüfung von Bewerbungen, die Analyse von Lebensläufen oder die Bewertung von Antworten und die Identifizierung potenzieller Inkonsistenzen oder Verifizierungssignale in Bewerbungsunterlagen basierend auf verfügbaren Informationen. Diese Tools unterstützen unser Rekrutierungsteam, ersetzen jedoch nicht das menschliche Urteil. Letztendlich werden die endgültigen Einstellungsentscheidungen von Menschen getroffen. Wenn Sie weitere Informationen darüber wünschen, wie Ihre Daten verarbeitet werden, kontaktieren Sie uns bitte.