Administrative Assistant

Ihr Beitrag gestaltet die Welt bei Caterpillar Inc. Wenn Sie zu Caterpillar kommen, werden Sie Teil eines globalen Teams, das sich nicht nur für die Arbeit, die wir leisten, sondern auch füreinander interessiert. Wir sind die Macher, Problemlöser und zukünftigen Weltgestalter, die stärkere, nachhaltigere Gemeinschaften schaffen. Wir sprechen nicht nur über Fortschritt und Innovation – wir setzen es um, mit unseren Kunden, wo wir arbeiten und leben. Gemeinsam bauen wir eine bessere Welt, damit wir alle darin leben können.

Organisieren. Verbinden. Ausführung vorantreiben.

Bringen Sie Ihre Expertise in der administrativen Unterstützung, Ihre Handlungsorientierung und Ihre Neugier auf intelligentere Arbeitsweisen in die Vertriebsdienstleistungsabteilung von Caterpillar, Region Europa, ein. In dieser Rolle ist die Verwaltung der Rhythmus, der den Führungskräften hilft, schneller voranzukommen, Teams auszurichten, Cat®-Händler zu unterstützen und an wichtigen Aufgaben zu arbeiten.

Die Vertriebsdienstleistungsabteilung von Caterpillar, Region Europa, arbeitet im Zentrum einer der größten Stärken von Caterpillar, dem unabhängigen Cat®-Händlernetzwerk. Während Caterpillar seinen strategischen Plan für profitables Wachstum umsetzt, spielt die Vertriebsdienstleistung eine entscheidende Rolle dabei, Strategie und Ausführung in Einklang zu bringen, die Händlerbindung zu stärken, die Kundenergebnisse zu verbessern und das Wachstum in verschiedenen Branchen und Servicegebieten zu unterstützen.

Zusammenfassung der Rolle

Der Administrative Assistant wird dem Vizepräsidenten der Vertriebsdienstleistungsabteilung, Region Europa, und dem erweiterten Führungsteam engagierte Unterstützung bieten. Dies ist eine hochwirksame administrative Rolle, die ein regionales Exekutivbüro unterstützt, das in mehreren Ländern, mit verschiedenen Interessengruppen, händlerorientierten Aktivitäten, internen Führungsforen und strategischen Initiativen tätig ist.

In dieser Rolle helfen Sie, die Organisation in Bewegung zu halten. Sie verwalten komplexe Kalender, koordinieren Geschäftsreisen, unterstützen die Sitzungen zur Händlergovernance, bereiten Materialien für Führungssitzungen vor, pflegen wichtige Kontaktlisten und SharePoint-Ressourcen, helfen bei der Kommunikation, unterstützen die Nachverfolgung von Meetings und tragen dazu bei, die Struktur zu schaffen, die es Führungskräften und Teams ermöglicht, sich auf die Ausführung zu konzentrieren.

Die Arbeit ist schnelllebig, hoch sichtbar und mit einigen der wichtigsten Prioritäten von Caterpillar in Europa verbunden. Der Kern der Rolle bleibt starke administrative und exekutive Unterstützung, die Präzision, Urteilsvermögen, Diskretion, proaktive Koordination und die Fähigkeit erfordert, vorherzusehen, was benötigt wird, bevor es dringend wird.

Was Sie tun werden

• Exekutive Unterstützung: Proaktive administrative Unterstützung für den Vizepräsidenten der Vertriebsdienstleistungsabteilung, Region Europa, und ausgewählte Mitglieder des Führungsteams bereitstellen, um Prioritäten zu verwalten, sich auf wichtige Engagements vorzubereiten und Aktionen voranzutreiben.
• Kalender und Betriebsrhythmus: Komplexe Kalender, Führungsroutinen, Meeting-Rhythmen und Terminänderungen für den Vizepräsidenten, die Vertriebsdirektoren und relevante DSD-Europa-Interessengruppen verwalten.
• Händlergovernance und strategische Meetings: Koordinierung von Sitzungen zur Händlergovernance, einschließlich Segmentwachsträten, Führungsüberprüfungen, Europa- und VIP-Meetings sowie anderen Senior-Foren mit Caterpillar-Führungskräften und Cat®-Händler-Interessengruppen.
• Meeting-Vorbereitung und Nachverfolgung: Agenden vorbereiten, Vorabinformationen koordinieren, Materialien konsolidieren, Protokolle und Maßnahmen erfassen, wo erforderlich, und mit Interessengruppen nachverfolgen, um eine disziplinierte Ausführung zu unterstützen.
• Kommunikationsunterstützung: Interne Updates, Viva Engage-Beiträge, händlerbezogene Kommunikation, Ankündigungen und Führungsnachrichten im Namen des Vizepräsidenten und der Vertriebsdirektoren entwerfen, formatieren, koordinieren und verbreiten.
• Reise und Logistik: End-to-End-Reisebuchungen, Unterkünfte, Visabestätigungen, Meeting-Logistik, Teamreisen, erweiterte Teammeetings, regionale Veranstaltungen und Besucherarrangements für das DSD-Europa-Team verwalten.
• Stakeholder-Koordination: Eng mit den administrativen Assistenten der EAME-VP, den Exekutivassistenten der Händler, internen Teams und regionalen Interessengruppen zusammenarbeiten, um Ausrichtung, Reaktionsfähigkeit und ein professionelles Erlebnis für alle Teilnehmer sicherzustellen.
• Informations- und Kontaktmanagement: Die Kontaktliste der Händler in Europa, die Kontaktliste der DSD-Europa-Abdeckung, die Mailinglisten der Vertreter, Informationen zur Abdeckung der Vertreter, Händlercodes und relevante SharePoint-Seiten pflegen und aktualisieren.
• Veranstaltungs- und Teamunterstützung: Regionale Mitarbeiterversammlungen, erweiterte Teammeetings, die jährliche europäische Mitarbeiterversammlung, Führungssitzungen, Teamfeiern und ausgewählte Schulungs- oder Entwicklungsinitiativen unterstützen.
• Innovation und kontinuierliche Verbesserung: Werkzeuge wie Microsoft 365 Copilot, SharePoint, Viva Engage und andere digitale Lösungen nutzen, um die Arbeit zu vereinfachen, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, die Dokumentenqualität zu verbessern und administrative Prozesse schneller und zuverlässiger zu gestalten.

Was wir suchen

• Nachgewiesene Erfahrung als Administrative Assistant, Executive Assistant oder in einer ähnlichen Rolle zur Unterstützung der oberen Führungsebene.
• Starke organisatorische Disziplin, mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten, Fristen, Interessengruppen und kurzfristige Änderungen zu verwalten, ohne die Genauigkeit zu verlieren.
• Ausgezeichnete schriftliche und gesprochene Englischkenntnisse. Jede zusätzliche europäische Sprache ist ein großer Vorteil.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, professionell mit Führungskräften, internen Teams, Cat®-Händlervertretern und externen Besuchern zu interagieren.
• Hohe Aufmerksamkeit für Details, gesundes Urteilsvermögen, Diskretion und die Fähigkeit, vertrauliche oder sensible Informationen angemessen zu behandeln.
• Eine proaktive Denkweise, mit dem Vertrauen, Bedürfnisse vorherzusehen, Lücken zu identifizieren, konstruktiv nachzufragen und die Arbeit in Bewegung zu halten.
• Neugier auf digitale Werkzeuge, Automatisierung und intelligentere Arbeitsweisen, insbesondere Microsoft 365-Tools, SharePoint, Viva Engage und Copilot.
• Komfortable Arbeit in einem internationalen, multikulturellen, schnelllebigen Umfeld.

Was Sie haben, grundlegende erforderliche Fähigkeiten

• Genauigkeit und Aufmerksamkeit für Details: Arbeiten Sie präzise, überprüfen Sie Ausgaben sorgfältig und schützen Sie die Qualität der exekutiven Kommunikation und Materialien.
• Zusammenarbeit: Arbeiten Sie konstruktiv über Teams, Funktionen, Länder und Interessengruppen hinweg, um gemeinsame Ergebnisse zu unterstützen.
• Effektive Kommunikation: Kommunizieren Sie klar, professionell und mit dem richtigen Maß an Dringlichkeit.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Passen Sie sich schnell an sich ändernde Prioritäten, Zeitpläne von Führungskräften, Reisebedürfnisse und Erwartungen von Interessengruppen an.
• Verwaltung mehrerer Prioritäten: Balancieren Sie konkurrierende Anforderungen, während Sie wichtige Maßnahmen, Meetings und Fristen im Auge behalten.
• Problemlösung: Verwenden Sie praktisches Urteilsvermögen, um Probleme zu identifizieren, Lösungen vorzuschlagen und Reibungen im täglichen Betrieb zu beseitigen.
• Digitale Neugier: Suchen Sie nach Möglichkeiten, administrative Prozesse mit verfügbaren Werkzeugen zu vereinfachen, zu automatisieren und zu verbessern.

Zusätzliche Informationen

Diese Position erfordert 5 Tage Präsenz vor Ort im Büro in Genf. Eingeschränkte Reisen können erforderlich sein, etwa 10 % der Arbeitszeit. Ein gültiger Schweizer Arbeitsgenehmigung, Schweizer Staatsbürgerschaft oder EU-25/EFTA-Staatsbürgerschaft ist für diese Position erforderlich.

Was wir anbieten

Von Tag eins an werden Sie Teil eines globalen Unternehmens mit sinnvollen Arbeiten, starken Werten, hilfreichem Training, erfahrenen Kollegen und Wachstumschancen. Sie unterstützen Führungskräfte und Teams, die an Prioritäten arbeiten, die für Caterpillar, unsere Kunden und das unabhängige Cat®-Händlernetzwerk von Bedeutung sind. Caterpillar ist der weltweit führende Hersteller von Bau- und Bergbaugeräten, Off-Highway-Diesel- und Erdgasmotoren, industriellen Gasturbinen und diesel-elektrischen Lokomotiven. Seit fast 100 Jahren hilft Caterpillar Kunden, eine bessere, nachhaltigere Welt aufzubauen. Unsere innovativen Produkte und Dienstleistungen, unterstützt durch das globale Cat®-Händlernetzwerk, bieten außergewöhnlichen Wert, der den Kunden zum Erfolg verhilft. Sie treiben unseren Erfolg an, und wir sind bestrebt, Ihren zu fördern. Wenn Ihre Arbeit dazu beiträgt, dass Führungskräfte schneller vorankommen, Teams ausgerichtet bleiben und Kunden besseren Support erhalten, leisten Sie Arbeit, die zählt. Wir schätzen Authentizität und ermutigen die Kandidaten, im gesamten Einstellungsprozess originale, persönlich gestaltete Antworten einzureichen. Die Verwendung von KI-generierten Inhalten kann Ihre Bewerbung benachteiligen. Caterpillar ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Qualifizierte Bewerber jeden Alters sind eingeladen, sich zu bewerben.