Administrative Support Professional, Child Welfare

Die Administrative Support Professional ermöglicht es der Agentur, die Initiativen und Ziele voranzutreiben, indem sie die täglichen Funktionen filtert und sich um die Aufgaben kümmert, die Teil der Rolle des Executives sind, damit dieser sich auf die hochrangigen Führungs- und Strategieaufgaben konzentrieren kann. Die Administrative Support Professional verwaltet Zeitpläne, Telefonanrufe, organisiert Dokumente, pflegt Aufzeichnungen, erstellt und pflegt Protokolle von Besprechungen und führt andere administrative Aufgaben aus, die den Executives helfen, ihre Arbeit zu erledigen.

Wesentliche Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Verwaltung der Terminplanung für den Direktor der Agentur.
• Agiert als Ansprechpartner zwischen Direktoren, Mitarbeitern, Klienten und anderen externen Partnern.
• Formatierung von Informationen für interne und externe Kommunikation – Memos, E-Mails, Präsentationen, Berichte usw.
• Tippen, Korrekturlesen und Bearbeiten von Korrespondenz.
• Entwurf, Überprüfung und Versand von Mitteilungen im Namen der Direktoren der Agentur.
• Screening und Weiterleitung von Telefonanrufen sowie angemessene Verteilung der Korrespondenz.
• Verwaltung des Informationsflusses zeitnah und genau.
• Verwaltung der Kalender der Direktoren und Organisation von Meetings.
• Organisation von Reise- und Unterkunftsarrangements, wenn nötig.
• Fahren zu den Büros der Agentur nach Bedarf.
• Verfolgung täglicher Ausgaben und Vorbereitung von Scheckanforderungen und anderen Ausgabenberichten.
• Verwaltung des Programmlagerbestands.
• Unterstützung bei der Erstellung von Bundes-, Landes- und lokalen Berichten, Anträgen und Stipendien.
• Produktion von Broschüren und Massensendungen.
• Bereitstellung administrativer Unterstützung und Hilfe bei der Organisation von Veranstaltungen für Mitarbeiter, Agentur und Gemeinschaft.
• Vorbereitung von Tagesordnungen für Meetings, Protokollen vorheriger Meetings und Begleitmaterialien.
• Vorbereitung des Besprechungsraums, einschließlich Verpflegung nach Bedarf, Protokollführung während des Meetings und Vorbereitung zur Überprüfung und Genehmigung.
• Umgang mit vertraulichen Materialien, Durchführung administrativer Funktionen und Treffen von Entscheidungen basierend auf den Richtlinien der Organisation.
• Durchführung anderer spezieller Aufgaben auf Anfrage des Vorgesetzten.
• Unterstützung bei der Entwicklung, Überwachung und Überprüfung eines strategischen, umfassenden DEI-Plans.
• Unterstützung bei der Pflege des DEI-Wissens über aktuelle und aufkommende Entwicklungen/Trends, Bewertung der Auswirkungen und Empfehlung von Änderungen an aktuellen und zukünftigen Strategien.
• Enge Zusammenarbeit mit dem Direktor für Kinderschutz zur Förderung der DEI-Ziele von CCWM.

Andere Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten:

• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und selbstständig zu arbeiten.
• Fähigkeit, unabhängig und im Team mit einem professionellen und diplomatischen Auftreten zu arbeiten.
• Ausgezeichnete Textverarbeitungsfähigkeiten und Erfahrung mit anderen Softwareanwendungen (Adobe, Canvas, Prezi, Publisher).
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Überlegene organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Fokus und Genauigkeit in Bezug auf Details.
• Fähigkeit, mit verschiedenen Bevölkerungsgruppen und Kulturen zu kommunizieren und dabei professionell und effektiv zu sein.

Diese Position erfordert zuverlässige Transportmöglichkeiten. Ein gültiger Führerschein und ein guter Fahrverlauf ohne Einschränkungen sind erforderlich. Persönliche Auto-Versicherung ist gesetzlich vorgeschrieben mit einem Mindestbetrag für Personenschäden von 250.000 $ pro Person / 500.000 $ pro Vorfall oder 500.000 $ insgesamt. Bereitschaft, unregelmäßige Arbeitszeiten, einschließlich Abende, Feiertage und Wochenenden, zu arbeiten. Zustimmung zu von der Agentur genehmigten Hintergrundprüfungen.

Körperliche Anforderungen:

Die körperlichen Anforderungen, die hier beschrieben werden, sind repräsentativ für die Anforderungen, die ein Mitarbeiter erfüllen muss, um die wesentlichen Funktionen dieser Stelle erfolgreich auszuführen. Angemessene Vorkehrungen können getroffen werden, um Personen mit Behinderungen die Erfüllung der wesentlichen Funktionen zu ermöglichen. Während der Ausübung der Aufgaben dieser Position wird der Mitarbeiter regelmäßig zum Sprechen und/oder Hören aufgefordert. Der Mitarbeiter wird gelegentlich gebeten, zu stehen; zu gehen; zu sitzen; Hände zu benutzen, um zu fassen, zu handhaben oder zu fühlen; mit Händen und Armen zu erreichen; zu klettern oder das Gleichgewicht zu halten; und sich zu bücken, zu knien, zu hocken oder zu kriechen. Der Mitarbeiter kann gelegentlich gebeten werden, Gegenstände mit einem Gewicht von bis zu 40 Pfund zu bewegen oder zu heben.

Arbeitsumgebung:

Diese Position basiert hauptsächlich auf einem Büro-/Hybrid-Arbeitszeitmodell, kann jedoch gelegentlich Reisen zu anderen Büros der Agentur und/oder zu Klientenheimen erfordern, je nach den Verantwortlichkeiten der Position und/oder dem Management der Agentur. Diese Position wird routinemäßig typischen Bürolärmpegeln und/oder verschiedenen Wetterbedingungen ausgesetzt sein.

Empfohlene Beschäftigungsqualifikationen:

• Bildung: Ein Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich wird bevorzugt.
• Erfahrung: Mindestens 1 Jahr Erfahrung in einer Rolle als Verwaltungsassistent ist erforderlich. Eine Leidenschaft für die Förderung eines vielfältigen, gerechten und integrativen Umfelds wird bevorzugt.
• Berufszertifikate, Lizenzen und Registrierungen: keine erforderlich.
• Aufsichtspflichten: Diese Position hat keine Aufsichtspflichten.

CCWM ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, unterliegt allen geltenden Bundes- und Landesgesetzen, die für eine religiöse Agentur gelten.