Facilities Supervisor

CBRE Global Workplace Solutions bietet integrierte Facility-Management-Dienstleistungen auf allen Kontinenten mit mehr als 60.000 Mitarbeitern. In der Schweiz bietet die GWS-Abteilung technische, infrastrukturelle und kommerzielle Facility-Management-Dienstleistungen für Kunden aus verschiedenen Branchen.

Ihre Hauptaufgaben:

• Der Kandidat muss ein Verständnis für M&E haben, um einen reibungslosen Betrieb des Standorts sicherzustellen, einschließlich PPM- und reaktiver Arbeitsauftragsverwaltung, Empfangstätigkeiten, vor Ort Veranstaltungen und ad-hoc tägliche Abläufe.
• Sicherstellen, dass Sicherheitsrichtlinien befolgt werden, und regelmäßige Treffen mit Lieferanten einrichten, um wichtige Aktivitäten zu verfolgen und sicherzustellen, dass wir unsere vertraglichen KPIs erfüllen.
• Proaktive Herangehensweise und als primäre Unterstützung für den Regional Facilities Manager agieren, einschließlich Budgetierung, Genehmigung von Rechnungen, Erstellung von Bestellungen, Einreichung von Rechnungen und Erstellung finanzieller Berichte für den RFM.
• Ein Budget für den Standort überwachen und sicherstellen, dass das Budget innerhalb der vom Kunden festgelegten vertraglichen Abweichungsziele eingehalten wird.
• Sicherstellen der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften in Bezug auf alle Aktivitäten von Auftragnehmern.
• Überwachung aller Anbieteraktivitäten, einschließlich Reinigung, M&E-Wartung und anderer Anbieter, die den Standort besuchen.
• Überwachung der Sitzpläne und Sicherstellung, dass Grundrisse und Schreibtischnummerierungen aktuell sind.
• Mit EMEA Space Planning bezüglich aller Büroumzüge und -änderungen kommunizieren.
• Verwalten von Anbietern im Einklang mit Nachhaltigkeitszielen und das allgemeine Bewusstsein für Abfallrecycling erhöhen.
• Verantwortlich für die vollständige Übergabe von Aktivitäten an Lieferanten und Kollegen vor jeder Abwesenheit.
• Unterstützen und Verwalten des Onboarding-Prozesses für alle neuen Mitarbeiter, einschließlich Begrüßung/Gebäudeinduktion, Notfallverfahren, Zugangspässe zum Gebäude, Kontozugriff auf das Raum- und Buchungssystem, Zuteilung von Schließfächern und Wohlfahrtseinrichtungen.
• Sicherstellen, dass ausreichende Bestände und Vorräte verfügbar sind, um den Standort effektiv zu betreiben.
• Gelegentlich nach Feierabend arbeiten, um Veranstaltungen und Wartungsarbeiten im Büro zu unterstützen.
• Unterstützen/Überwachen von Aktivitäten von Drittanbietern, wenn erforderlich, und über erforderliche Korrekturmaßnahmen berichten.
• Als Teil des Notfallteams am Standort agieren, z.B. als Brandschutzbeauftragter, wie für Notfallkontrollaktivitäten erforderlich.
• Alle Unfälle, Berufskrankheiten und Notfälle in den entsprechenden Büchern/Dokumentationen melden.
• Sicherstellen, dass alle Auftragnehmer unter Kontrolle innerhalb geeigneter SHE-Prozesse und der HSE-Standards des Kunden arbeiten.
• Monatliche Selbstbewertungs-SLA-Prüfungen zur Unterstützung der vierteljährlichen Vertragsleistungsanforderungen durchführen.
• Verantwortlich für das Erscheinungsbild und die visuellen Standards des Standorts und die Übernahme von Problemen oder Bedenken.
• Durchführung von Aktivitäten im Postraum, einschließlich Empfang, Sortierung und Verteilung eingehender und ausgehender Post zu und von Postabholpunkten, Aktualisierung der Posttrays, Sicherstellung der Sauberkeit der Bereiche und Verteilung unzustellbarer Post.
• Überwachung und Aufrechterhaltung der Büromaterialbestände.
• Koordinierung der Abfall- und Recyclingmaßnahmen am Standort.
• Die Anforderungen der Kunden verstehen und Verantwortung übernehmen sowie die Fähigkeit demonstrieren, Anliegen zu klären und sicherzustellen, dass der Kunde jederzeit informiert bleibt.
• Als Stellvertreter in Abwesenheit des Vorgesetzten fungieren.
• Bereitstellung und Organisation von Vertretungen für das FM-Team, wie von der Linienleitung definiert.
• Zusätzlich zu den oben genannten Aufgaben können andere Aktivitäten und Verantwortlichkeiten individuell definiert werden.

Ihr Profil:

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle in einem Facility-Umfeld.
• Praktische Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Lieferpartnern zur Bereitstellung eines nahtlosen, integrierten Services.
• Kundenserviceerfahrung und die Fähigkeit, auf allen Ebenen zu kommunizieren.
• Starke PC-Kenntnisse, MS Office.
• Selbstmotiviert und einfallsreich.
• Gute administrative Fähigkeiten.
• Gut organisiert und gute Priorisierungs- und Planungsfähigkeiten.
• Der Schwerpunkt dieser Rolle liegt darauf, sicherzustellen, dass alle FM-Dienstleistungen selbstbewusst und effizient erbracht werden.
• Serviceorientierte Einstellung kombiniert mit innovativem Denken.
• Fließend in Englisch und Deutsch.

Was wir Ihnen bieten können:

• Offene und innovative Arbeitsumgebung mit Gestaltungsmöglichkeiten.
• Regionale und internationale Entwicklungsmöglichkeiten in einem schnell wachsenden Unternehmen.
• Breites Spektrum an internen und externen Schulungsmöglichkeiten.
• CBRE GWS als globaler Akteur im Dienstleistungssektor mit namhaften Kunden aus einem multinationalen Umfeld.
• Gute Rahmenbedingungen, wie mindestens fünf Wochen Urlaub, 40 Stunden pro Woche sowie eine attraktive Lösung für die Altersvorsorge.