Facilities Supervisor

CBRE Global Workplace Solutions bietet integrierte Facility-Management-Dienstleistungen auf allen Kontinenten mit mehr als 60.000 Mitarbeitern. In der Schweiz bietet die GWS-Abteilung technische, infrastrukturelle und kommerzielle Facility-Management-Dienstleistungen für Kunden aus verschiedenen Branchen an. Für unsere wachsende Facility-Management-Organisation bei einem Kunden in Basel suchen wir einen:

Facilities Supervisor

Ihre Hauptaufgaben umfassen:

• Der Kandidat muss ein ME-Verständnis haben, um den reibungslosen Betrieb des Standorts sicherzustellen, einschließlich PPM, reaktive Arbeitsauftragsverwaltung, Front-of-House/Rezeptionstätigkeiten, vor Ort Veranstaltungen und ad-hoc tägliche Abläufe.
• Sicherstellen, dass Sicherheitsrichtlinien eingehalten werden, regelmäßige Treffen mit Lieferanten einrichten, um wichtige Aktivitäten zu verfolgen und sicherzustellen, dass wir unsere vertraglichen KPIs erfüllen.
• Proaktive Herangehensweise und als primäre Unterstützung für den Regional Facilities Manager agieren, einschließlich Budgetierung, Genehmigung von Rechnungen, Erstellung von Bestellungen, Einreichung von Rechnungen und Erstellung von Finanzberichten für den RFM.
• Ein Budget für den Standort überwachen und sicherstellen, dass das Budget innerhalb der vom Kunden festgelegten vertraglichen Abweichungsziele eingehalten wird.
• Sicherstellen der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften in Bezug auf alle Aktivitäten von Auftragnehmern.
• Überwachung aller Anbieteraktivitäten, einschließlich Reinigung, ME-Wartung und anderer Anbieter, die vor Ort tätig sind.
• Überwachung der Sitzpläne, um sicherzustellen, dass Grundrisse und Schreibtischnummerierungen aktuell sind.
• Mit EMEA Space Planning bezüglich aller Büroumzüge und -änderungen kommunizieren.
• Verwalten von Anbietern im Einklang mit den Nachhaltigkeitszielen und das allgemeine Bewusstsein für Abfallrecycling erhöhen. Verantwortlich für die vollständige Übergabe der Aktivitäten an Lieferanten und Kollegen vor jeder Abwesenheit.
• Unterstützen und Verwalten des Onboarding-Prozesses für alle neuen Mitarbeiter, einschließlich Begrüßung/Gebäudeeinweisung, Notfallverfahren, Zugangspässe zum Gebäude, Kontozugriff auf das Raum- und Buchungssystem, Schließfachzuweisung und Wohlfahrtsanlagen.
• Sicherstellen, dass ausreichende Bestände und Materialien verfügbar sind, um den Standort effektiv zu betreiben.
• Gelegentlich nach Feierabend arbeiten, um Veranstaltungen und Wartungsarbeiten im Büro zu unterstützen.
• Unterstützen/Überwachen von Aktivitäten von Drittanbietern, wenn erforderlich, und Berichterstattung über erforderliche Korrekturmaßnahmen.
• Als Teil des Notfallteams am Standort agieren, z.B. als Brandschutzbeauftragter, wie für Notfallkontrollaktivitäten erforderlich.
• Alle Unfälle, Berufskrankheiten und Notfälle in den entsprechenden Büchern/Dokumentationen melden.
• Sicherstellen, dass alle Auftragnehmer unter Kontrolle innerhalb der geeigneten SHE-Prozesse und der HSE-Standards des Kunden arbeiten.
• Monatliche Selbstbewertungs-SLA-Prüfungen zur Unterstützung der vierteljährlichen Vertragsleistungsanforderungen durchführen.
• Verantwortlich für das Erscheinungsbild und die visuellen Standards der Standorte und die Übernahme von Problemen oder Bedenken.
• Durchführen von Aktivitäten im Postraum, einschließlich Empfang, Sortierung und Verteilung von eingehender und ausgehender Post zu und von Postabholpunkten, Aktualisierung der Posttrays, Sicherstellen, dass die Bereiche ordentlich sind und nicht abgeholte Post verteilt wird.
• Überwachung und Aufrechterhaltung der Büromaterialbestände.
• Koordinieren von Abfall- und Recyclingmaßnahmen am Standort.
• Verantwortung übernehmen und die Kundenanforderungen verstehen sowie die Fähigkeit demonstrieren, Bedenken auszuräumen und sicherzustellen, dass der Kunde jederzeit informiert bleibt.
• Als Stellvertreter in Abwesenheit des Vorgesetzten fungieren.
• Bereitstellung und Organisation von Vertretungen für das FM-Team, wie von der Linienführung definiert.
• Zusätzlich zu den oben genannten Aufgaben können andere Aktivitäten und Verantwortlichkeiten individuell festgelegt werden.

Ihr Profil

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle in einer Facility-Umgebung.
• Praktische Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Lieferpartnern zur Bereitstellung eines nahtlosen, integrierten Services.
• Kundenserviceerfahrung und die Fähigkeit, auf allen Ebenen zu kommunizieren.
• Starke PC-Kenntnisse, MS Office.
• Selbstmotiviert und einfallsreich.
• Gute administrative Fähigkeiten.
• Gut organisiert sowie gute Priorisierungs- und Planungsfähigkeiten.
• Der Schwerpunkt dieser Rolle liegt darauf, sicherzustellen, dass alle FM-Dienstleistungen selbstbewusst und effizient erbracht werden.
• Serviceorientierte Einstellung kombiniert mit innovativem Denken.
• Fließend in Englisch und Deutsch.

Was wir Ihnen bieten können

• Offene und innovative Arbeitsumgebung mit Gestaltungsmöglichkeiten.
• Regionale und internationale Entwicklungsmöglichkeiten in einem schnell wachsenden Unternehmen.
• Breites Spektrum an internen und externen Schulungsmöglichkeiten.
• CBRE GWS als globaler Akteur im Dienstleistungssektor mit namhaften Kunden aus einem multinationalen Umfeld.
• Gute Rahmenbedingungen, wie mindestens fünf Wochen Urlaub, 40 Stunden pro Woche sowie eine attraktive Pensionskassenlösung.

Kontakt: Edwin Murray, Talent Acquisition Partner. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!