Office and Facilities Coordinator

CBRE Global Workplace Solutions erbringt mit mehr als 60,000 Mitarbeitenden integrierte Facility Management Services auf allen Kontinenten. In der Schweiz ist der Bereich GWS mit technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Facility Management Leistungen für Kunden aus verschiedenen Branchen tätig.

Ihre Aufgaben:

• Office Support, Rezeption: Empfang, Cafeteria, Eingangsbereich und Telefonzentrale betreuen
• Reinigungspersonal koordinieren
• Logistische Unterstützung des Bürobetriebs des Kunden: Postabwicklung, sowie Post, Paket- und Kurierversand
• Support für die Organisation von Inlands- und Auslandsreisen; Reisepläne erstellen; Reisepläne mit der jeweiligen Führungskraft vor Ort abstimmen
• Unterstützung der Kreditorenbuchhaltung, Rechnungseingang und Scannen, sowie Vertretung anderer Assistenzkräfte nach Bedarf
• Büro- und Küchenbedarf bestellen und verwalten
• Dokumente archivieren

Facilities Coordination:

• Unterstützung des Facility Managers im Tagesgeschäft, bei der Abwicklung verschiedener kleinerer Projekte
• Support bei der Verwaltung von Subunternehmern und Lieferanten, sowie Sicherstellung einer gleichbleibenden Qualität der Leistungserbringung
• Bearbeitung, Administration und Weiterleitung von Service Requests und Störungsmeldungen
• Bestellungen im ERP-System von Services und Material
• Pflege, Koordination und dem Hochladen von Compliance-Dokumentationen
• Erste-Hilfe-Raum betreuen (inkl. Ausrüstung und Defibrillator) sowie Erste-Hilfe- und Brandschutzschulungen für das Team organisieren

Ihr Profil:

• Mind. 3 Jahre Erfahrung im Bereich Facility Services, Office Management, Hotellerie, technische Objektbetreuung oder Gebäudetechnik
• Hohe Flexibilität und Belastbarkeit
• Guter Umgang mit Stress und Multitasking, sowie Kundenorientierung
• Sehr gute Deutsch- und Englisch-Kenntnisse in Wort / Schrift
• Erfahrung als Nutzer von ERP-Systemen (Einkauf, Bestellungen, Lieferanten) sowie mit Service-Ticket Systemen

Das Bieten Wir Ihnen:

• Regionale und internationale Entwicklungschancen in einem wachstumsstarken Unternehmen
• Vielfältige interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten
• CBRE GWS als Global Player im Dienstleistungsbereich mit namhaften Kunden aus einem multinationalen Umfeld
• Gute Rahmenbedingungen, wie mindestens fünf Wochen Urlaub, 40-Stunden-Woche und eine attraktive Pensionskassenlösung

Kontakt: Edwin Murray, Talent Acquisition Partner. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!