Office Manager – Operations, Prozesse & Sales Support (m/w/d)

Was erwartet dich?

• Eigenverantwortliche Organisation des operativen Office-Tagesgeschäfts, z. B. Vorbereitung und Begleitung der Rechnungsstellung sowie kaufmännischer Prozesse.
• Erstellung und Bearbeitung von Angeboten, Bestellungen und Rechnungen.
• Nachverfolgung offener Vorgänge, Angebote und Kundenrückmeldungen.
• Unterstützung im Vertriebswesen.
• Koordination von Terminen, Dokumenten, Korrespondenz und administrativen Abläufen.
• Korrespondenz und Kommunikation mit Kund:innen, Geschäftspartner:innen und Kolleg:innen sowie Planung von Terminen.
• Unterstützung der Kolleg:innen bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Pflege und strukturierte Nutzung unserer CRM-, Faktura- und weiteren digitalen Systeme.
• Management von Dokumenten und Pflege unserer Datenbanken.
• Analyse, Dokumentation und Optimierung interner Prozesse.
• Hinterfragung und Anpassung von Prozessen nach Bedarf.
• Aufbau fehlender Prozesse.
• Mitwirkung bei der Einführung und Weiterentwicklung moderner IT-gestützter Arbeitsabläufe.
• Einarbeitung in neue Softwaretools zur effizienten Büroorganisation.

Was bieten wir dir?

• Eine anspruchsvolle und außergewöhnlich abwechslungsreiche Aufgabe.
• Viel Eigenverantwortung und echte Gestaltungsmöglichkeiten.
• Kurze Entscheidungswege und unmittelbare Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.
• Ein attraktives, kollegiales Umfeld in einem kleinen, spezialisierten Team.
• Moderne IT- und Kommunikationswerkzeuge.
• Eine leistungsgerechte Vergütung.
• Die Möglichkeit, die weitere Entwicklung unseres Unternehmens aktiv mitzugestalten.

Was solltest du mitbringen?

• Abgeschlossenes Studium, beispielsweise in Betriebswirtschaft, Business Management oder einem vergleichbaren Bereich, oder Ausbildung im Büromanagement beziehungsweise eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation, idealerweise ergänzt durch eine Fachwirt-Fortbildung.
• Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Office-, Assistenz- oder Operations-Funktion (mindestens 5 Jahre).
• Sehr sicherer Umgang mit modernen IT-Tools, Microsoft 365 sowie CRM- und Faktura-Systemen; Erfahrungen mit Salesforce sind von Vorteil.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und ein hoher Anspruch an Qualität, Verbindlichkeit und Termintreue.
• Professionelle, wertschätzende und adressatengerechte Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern.
• Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu priorisieren, konsequent nachzuverfolgen und zuverlässig zum Abschluss zu bringen.
• Freude daran, bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen und pragmatisch zu verbessern.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse.

Die CE Design Technical Compliance GmbH ist ein spezialisiertes Ingenieurbüro für technische Compliance und Produktsicherheit. Für unser kleines, engagiertes Team suchen wir eine fachlich versierte und digital affine Persönlichkeit, die unser Tagesgeschäft zuverlässig organisiert und zugleich unsere internen Abläufe aktiv weiterentwickelt.

Was uns wichtig ist:

Wir suchen keine rein verwaltende Office-Kraft, sondern eine Person, die Verantwortung übernimmt, mitdenkt und den Überblick behält. Diese Person soll den Handlungsbedarf erkennen, Themen aktiv ansprechen und praktikable Lösungen entwickeln – ohne dabei die Anforderungen des täglichen Geschäfts aus dem Blick zu verlieren.

Du verbindest kaufmännische Kompetenz, digitale Arbeitsweise und ausgeprägte Umsetzungsstärke? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

Unsere Bewerbungen laufen in der Regel in einem 3-stufigen System ab:

• Kurzes Kennenlernen via Team-Meeting (10-15 Minuten).
• Probearbeiten (ca. 4 Stunden).
• Finale Abstimmungen mit erweitertem Kennenlernen (ca. 2 Stunden).