Executive Assistant & Operations Manager (m/w/d)

Die Ceelgroup ist eine Wiener Unternehmensgruppe mit fünf Ventures in der Freizeit-, Software- und Tourismusbranche: Boats2Sail (größte Segelschule Österreichs), Heiuki (Franchise-Sharing-Plattform + Smart Locker), Reserblitz (SAAS - Buchungssystem für die Freizeitbranche), Ceelmarine (Maritim-Services) und Active Agents (Digitalagentur). Wir sind kein klassisches Startup mehr — wir sind ein wachsendes Ökosystem mit echten Umsätzen, echten Kunden und dem Anspruch, Europas Freizeitbranche technologisch nach vorne zu bringen. Unser Team ist klein, schnell und direkt. Wir arbeiten mit KI-Tools, automatisieren was geht und bauen Dinge, die es so noch nicht gibt. Wir sind Hands-on — vom Pitchdeck bis zur Kundenmail macht jeder alles, was gerade gebraucht wird. Wer klare Hierarchien und 9-to-5 sucht, ist hier falsch.

Wir suchen keine klassische Assistenz. Wir suchen die Person, die den CEO operativ entlastet — damit er sich auf Strategie, Business Development und neue Geschäftsfelder konzentrieren kann. Du bist die rechte Hand des CEO und hältst ihm den Rücken frei. Du organisierst, koordinierst und packst an: Projekte vorantreiben, Termine vorbereiten, das Team auf Kurs halten, Kundenanfragen lösen. Du arbeitest direkt mit dem CEO und dem Kernteam (Sales, Marketing, Development, IT, Finance), steuerst externe Partner mit und sorgst dafür, dass im Tagesgeschäft nichts liegen bleibt. Keine Aufgabe ist dir zu klein, kein Projekt zu komplex — solange es das Unternehmen weiterbringt.

Eigenständiges Projektmanagement über mehrere Unternehmen und Teams — von Kickoff bis Abschluss. Operative Entlastung des CEO: Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen, Meetings, Verhandlungen. Aufbau und Pflege von HR-Prozessen: Verträge, Onboarding Saisonkräfte, Personalplanung. Unterstützung Controlling & Finance: Budget-Tracking, Rechnungswesen-Koordination, Zusammenarbeit mit Steuerberater und Buchhaltung. Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Pitchdecks, Angeboten und Reportings. Eigenständige Kommunikation mit Kunden, Partnern und Dienstleistern. Unterstützung bei PR, Medien und externer Kommunikation der Marken. Operative Unterstützung an den Standorten in Wien und Burgenland — inkl. regelmäßiger Präsenz vor Ort, besonders in der Saison (April–September).

Management des CEO-Postfachs: E-Mail-Triage, eigenständige Beantwortung von Anfragen, Kundenkommunikation. Mitgestaltung und Optimierung interner Prozesse und Workflows mit modernen Tools (Asana, Notion, Slack, KI-Tools).

Anforderungen:

• Perfektes Deutsch, gutes Englisch
• 2+ Jahre Erfahrung in Operations, Projektmanagement, Assistenz der GF oder vergleichbarer Rolle — idealerweise im Startup- oder KMU-Umfeld
• Du kannst mit Komplexität umgehen: mehrere Projekte, mehrere Unternehmen, wechselnde Prioritäten
• Eigenständige, strukturierte Arbeitsweise — du brauchst keine Micro-Anleitung
• Kaufmännisches Grundverständnis (Verträge, Rechnungen, Budgets)
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und echtes Interesse an KI-gestütztem Arbeiten
• Kommunikationsstärke und Diskretion
• B-Führerschein und Bereitschaft zu regelmäßigen Fahrten zwischen den Standorten Wien und Burgenland
• Flexibilität bei Arbeitszeiten: In der Hauptsaison (Sommer) gehört Wochenend-Bereitschaft zum Job

Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO — maximale Lernkurve und Gestaltungsspielraum. Kostenloser Zugang zu allen Angeboten der Ceelgroup — von Segelkursen über Bootsverleih bis Wassersport-Erlebnisse an unseren Standorten. Optional ESOP's bei Überperformance. Start-Up Philosophie und Möglichkeit zu schnellem Karriereaufstieg. Weiterbildungsbudget und Zugang zu Premium-KI-Tools. Die angegebene Gehaltsspanne ab 40.000€ bezieht sich auf das Jahres Bruttogehalt. Mögliche Überbezahlung sowie eine variable Vergütung ist abhängig von deiner Erfahrung und deinen Ambitionen.